To, co Państwo wypełnią i zaznaczą, zostaje tylko w tym oknie przeglądarki. Niczego nie zapisujemy ani nie wysyłamy. Po zamknięciu strony zniknie, dlatego proszę wydrukować wynik.
Dla właścicieli firm i osób z operacji, które czują, że coś trwa za długo, ale nie potrafią powiedzieć, jak długo. Automatyzacja procesu, którego nikt nie spisał, to drogi sposób, żeby dowiedzieć się, jak on naprawdę działa.
Wypełnienie zajmuje godzinę. Zwykle pokazuje, że problem tkwi w dwóch lub trzech krokach, a nie w całym procesie.
1. Proszę wybrać jeden proces
Dobry kandydat spełnia co najmniej trzy z tych punktów:
Typowe przykłady: zamówienia przychodzące e-mailem, oferty, fakturowanie, parowanie płatności, obsługa transportów, odpowiedzi na te same pytania klientów.
2. Proszę wypełnić arkusz
Jeden wiersz to jeden krok, który wykonuje człowiek lub system. Proszę pisać, jak to działa dziś, a nie jak powinno.
| Kolumna | Co wpisać |
|---|---|
| Krok | Co się dzieje, z czasownikiem: „czyta e-mail”, „przepisuje pozycje zamówienia” |
| Kto | Rola, nie imię: administracja, magazyn, księgowa |
| Narzędzie / system | Gdzie to się robi: Outlook, Excel, ERP, WhatsApp, papier |
| Wejście | Od czego zaczyna się krok: e-mail, PDF, telefon |
| Wyjście | Co krok daje: wpis w systemie, potwierdzenie, zadanie |
| Czas za jednym razem (min) | Ile minut zajmuje jednorazowe wykonanie. Najpierw oszacować, potem raz zmierzyć stoperem |
| Razy w tygodniu | Jak często krok się powtarza |
| Minuty tygodniowo | Arkusz wylicza sam |
| Błędy / poprawki | Co się psuje i jak często trzeba to robić ponownie |
| Pomysł na automatyzację | Proszę zostawić puste, jeśli Państwo nie mają pomysłu. To nasza praca |
| Krok | Kto | Narzędzie / system | Wejście | Wyjście | Czas za jednym razem (min) | Razy w tygodniu | Minuty tygodniowo | Błędy / poprawki | Pomysł na automatyzację | Usuń krok |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 0 | ||||||||||
| 0 | ||||||||||
| 0 | ||||||||||
| 0 | ||||||||||
| 0 |
Razem: 0 minut tygodniowo, czyli 0 godzin
Wskazówka: proszę wypełniać z osobą, która wykonuje proces codziennie. Nie z kierownikiem, który zna go ze spotkań. Te dwie wersje różnią się bardziej, niż można by się spodziewać.
3. Przykład: zamówienie przychodzące e-mailem
Przykład wymyślony, nie prawdziwy klient. Liczby są poglądowe, nie zmierzone. Znajdą go Państwo w arkuszu „Przykład”.
| Krok | Kto | Narzędzie / system | Wejście | Wyjście | Czas (min) | Tygodniowo | Błędy / poprawki | Pomysł na automatyzację |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Czyta zamówienie i szuka klienta | administracja | Outlook, Excel z klientami | e-mail z PDF | klient zidentyfikowany | 3 | 40 | nazwa firmy nie zgadza się z Excelem | AI czyta e-mail i przypisuje klienta |
| Sprawdza ceny i stany | administracja | cennik w Excelu, magazyn | pozycje z PDF | pozycje potwierdzone | 5 | 40 | stary cennik w innym pliku | kontrola względem jednego cennika i magazynu |
| Przepisuje zamówienie do systemu | administracja | ERP | pozycje potwierdzone | zamówienie w systemie | 6 | 40 | błąd w ilości lub kodzie | system wypełnia zamówienie, człowiek potwierdza |
| Wysyła klientowi potwierdzenie | administracja | Outlook | zamówienie | e-mail z potwierdzeniem | 2 | 40 | potwierdzenie zostaje zapomniane | potwierdzenie wychodzi samo po zatwierdzeniu |
| Przekazuje zamówienie do magazynu | administracja, magazyn | zamówienie | zamówienie przygotowane | 2 | 40 | wiadomość ginie na czacie | zadanie dla magazynu prosto z systemu |
W przykładzie te kroki zajęłyby 720 minut tygodniowo, czyli 12 godzin. Większość czasu idzie na przepisywanie danych i sprawdzanie cen, nie na potwierdzenie. Dokładnie to ma pokazać mapa.
4. Co nam wysłać
- Wypełniony arkusz bez danych osobowych (wystarczy jeden proces).
- Dwa lub trzy przykłady wejść, na przykład prawdziwy e-mail z zamówieniem. Nazwiska i dane osobowe proszę zaczernić.
- Listę systemów, których używa proces, i informację, czy mają Państwo do nich dostęp administratora.