Was Sie ausfüllen und abhaken, bleibt nur in diesem Browserfenster. Wir speichern und senden nichts. Nach dem Schließen ist es weg, drucken Sie Ihr Ergebnis also aus.
Für Inhaber und Leute aus dem Betrieb, die spüren, dass etwas zu viel Zeit frisst, aber nicht sagen können, wie viel. Einen Prozess zu automatisieren, den niemand aufgeschrieben hat, ist ein teurer Weg herauszufinden, wie er eigentlich läuft.
Das Ausfüllen dauert eine Stunde. Meist zeigt sich, dass das Problem in zwei oder drei Schritten steckt, nicht im ganzen Prozess.
1. Wählen Sie einen Prozess
Ein guter Kandidat erfüllt mindestens drei dieser Punkte:
Typische Beispiele: Bestellungen per E-Mail, Angebote, Rechnungsstellung, Zahlungsabgleich, Transportaufträge, Antworten auf immer gleiche Kundenfragen.
2. Füllen Sie die Tabelle aus
Eine Zeile ist ein Schritt, den ein Mensch oder ein System erledigt. Schreiben Sie auf, wie es heute läuft, nicht wie es laufen sollte.
| Spalte | Was hineingehört |
|---|---|
| Schritt | Was passiert, als Verb: „liest die E-Mail", „tippt die Positionen ab" |
| Wer | Eine Rolle, kein Name: Sachbearbeitung, Lager, Buchhaltung |
| Tool / System | Wo es passiert: Outlook, Excel, ERP, WhatsApp, Papier |
| Eingabe | Womit der Schritt beginnt: E-Mail, PDF, Anruf |
| Ergebnis | Was der Schritt erzeugt: Datensatz im System, Bestätigung, Aufgabe |
| Zeit pro Durchgang (Min.) | Wie viele Minuten ein Durchgang dauert. Erst schätzen, dann einmal mit der Stoppuhr messen |
| Wie oft pro Woche | Wie oft sich der Schritt wiederholt |
| Minuten pro Woche | Die Tabelle rechnet selbst |
| Fehler / Nacharbeit | Was schiefgeht und wie oft es nachgearbeitet wird |
| Idee zur Automatisierung | Haben Sie keine Idee, lassen Sie das Feld leer. Das ist unsere Aufgabe |
| Schritt | Wer | Tool / System | Eingabe | Ergebnis | Zeit pro Durchgang (Min.) | Wie oft pro Woche | Minuten pro Woche | Fehler / Nacharbeit | Idee zur Automatisierung | Schritt entfernen |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 0 | ||||||||||
| 0 | ||||||||||
| 0 | ||||||||||
| 0 | ||||||||||
| 0 |
Gesamt: 0 Minuten pro Woche, also 0 Stunden
Tipp: Füllen Sie die Tabelle mit der Person aus, die den Prozess jeden Tag macht. Nicht mit der Führungskraft, die ihn aus Besprechungen kennt. Die beiden Versionen unterscheiden sich mehr, als Sie denken.
3. Beispiel: Bestellung per E-Mail
Erfundenes Beispiel, kein echter Kunde. Die Zahlen dienen nur der Veranschaulichung, sie sind nicht gemessen. In der Tabelle finden Sie es im Blatt „Beispiel".
| Schritt | Wer | Tool / System | Eingabe | Ergebnis | Zeit (Min.) | Pro Woche | Fehler / Nacharbeit | Idee zur Automatisierung |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Liest die Bestellung und sucht den Kunden | Sachbearbeitung | Outlook, Kundenliste in Excel | E-Mail mit PDF | bekannter Kunde | 3 | 40 | Firmenname anders als in Excel | KI liest die E-Mail und ordnet den Kunden zu |
| Prüft Preise und Verfügbarkeit | Sachbearbeitung | Preisliste in Excel, Lager | Positionen aus dem PDF | bestätigte Positionen | 5 | 40 | alte Preisliste in einer anderen Datei | Abgleich mit einer Preisliste und dem Lager |
| Tippt die Bestellung ins System ab | Sachbearbeitung | ERP | bestätigte Positionen | Bestellung im System | 6 | 40 | Tippfehler bei Menge oder Artikelnummer | System füllt die Bestellung vor, ein Mensch bestätigt |
| Schickt dem Kunden eine Bestätigung | Sachbearbeitung | Outlook | Bestellung | Bestätigungs-E-Mail | 2 | 40 | Bestätigung wird vergessen | Bestätigung geht nach Freigabe automatisch raus |
| Gibt die Bestellung ans Lager weiter | Sachbearbeitung, Lager | Bestellung | kommissionierte Bestellung | 2 | 40 | Nachricht geht im Chat unter | Aufgabe fürs Lager direkt aus dem System |
Im Beispiel würden diese Schritte 720 Minuten pro Woche dauern, also 12 Stunden. Die meiste Zeit geht ins Abtippen und in die Preisprüfung, nicht in die Bestätigung selbst. Genau das soll die Karte zeigen.
4. Was Sie uns schicken
- Die ausgefüllte Tabelle ohne personenbezogene Daten (ein Prozess reicht).
- Zwei oder drei Beispiele für Eingaben, etwa eine echte Bestell-E-Mail. Schwärzen Sie Namen und personenbezogene Daten.
- Eine Liste der Systeme, die im Prozess vorkommen, und ob Sie dort Admin-Zugang haben.