Co vyplníte a zaškrtnete, zůstává jen v tomto okně prohlížeče. Nic neukládáme ani neodesíláme. Po zavření stránky to zmizí, proto si výsledek vytiskněte.
Pro majitele a lidi z provozu, kteří cítí, že něco zabírá příliš času, ale neumí říct kolik. Automatizovat proces, který nikdo nesepsal, je drahý způsob, jak zjistit, jak vlastně funguje.
Vyplnění zabere hodinu. Většinou ukáže, že problém je ve dvou-třech krocích, ne v celém procesu.
1. Vyberte jeden proces
Dobrý kandidát splňuje aspoň tři z těchto bodů:
Typické příklady: příjem objednávek e-mailem, cenové nabídky, fakturace, párování plateb, zadávání přeprav, odpovědi na opakované dotazy zákazníků.
2. Vyplňte tabulku
Jeden řádek je jeden krok, který dělá člověk nebo systém. Pište, jak to funguje dnes, ne jak by to fungovat mělo.
| Sloupec | Co do něj napsat |
|---|---|
| Krok | Co se děje, slovesem: „přečte e-mail", „přepíše položky" |
| Kdo | Role, ne jméno: referent, sklad, účetní |
| Nástroj / systém | Kde se to dělá: Outlook, Excel, ERP, WhatsApp, papír |
| Vstup | Čím krok začíná: e-mail, PDF, telefonát |
| Výstup | Co krok vytvoří: záznam v systému, potvrzení, úkol |
| Čas na jeden výskyt (min) | Kolik minut krok trvá jednou. Nejdřív odhadněte, pak jednou změřte stopkami |
| Kolikrát týdně | Jak často se krok opakuje |
| Minut týdně | Tabulka dopočítá sama |
| Chyby / předělávky | Co se kazí a jak často se to řeší znovu |
| Nápad na automatizaci | Pokud nápad nemáte, nechte prázdné. To je naše práce |
| Krok | Kdo | Nástroj / systém | Vstup | Výstup | Čas na jeden výskyt (min) | Kolikrát týdně | Minut týdně | Chyby / předělávky | Nápad na automatizaci | Odstranit krok |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 0 | ||||||||||
| 0 | ||||||||||
| 0 | ||||||||||
| 0 | ||||||||||
| 0 |
Celkem: 0 minut týdně, tedy 0 hodin
Tip: tabulku vyplňte s člověkem, který proces dělá každý den. Ne s vedoucím, který ho zná z porad. Tyto dvě verze se liší víc, než byste čekali.
3. Příklad: příjem objednávky e-mailem
Vymyšlený příklad, ne skutečný klient. Čísla jsou ilustrační, ne měření. V tabulce ho najdete na listu „Příklad".
| Krok | Kdo | Nástroj / systém | Vstup | Výstup | Čas (min) | Týdně | Chyby / předělávky | Nápad na automatizaci |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Přečte objednávku a najde zákazníka | referent | Outlook, Excel se zákazníky | e-mail s PDF | známý zákazník | 3 | 40 | jiný název firmy než v Excelu | AI přečte e-mail a přiřadí zákazníka |
| Ověří ceny a dostupnost | referent | ceník v Excelu, sklad | položky z PDF | potvrzené položky | 5 | 40 | starý ceník v jiném souboru | kontrola proti jednomu ceníku a skladu |
| Přepíše objednávku do systému | referent | ERP | potvrzené položky | objednávka v systému | 6 | 40 | překlep v množství nebo kódu | návrh objednávky vyplní systém, člověk potvrdí |
| Pošle potvrzení zákazníkovi | referent | Outlook | objednávka | potvrzovací e-mail | 2 | 40 | na potvrzení se zapomene | potvrzení odejde samo po schválení |
| Předá objednávku skladu | referent, sklad | objednávka | vychystaná objednávka | 2 | 40 | zpráva se ztratí v chatu | úkol pro sklad přímo ze systému |
V příkladu by tyto kroky zabraly 720 minut týdně, tedy 12 hodin. Nejvíc času bere přepisování a kontrola cen, ne samotné potvrzení. Přesně tohle má mapa ukázat.
4. Co nám poslat
- Vyplněnou tabulku bez osobních údajů (stačí jeden proces).
- Dvě až tři ukázky vstupů, například skutečný e-mail s objednávkou. Jména a osobní údaje začerněte.
- Seznam systémů, které v procesu používáte, a zda k nim máte přístup jako administrátor.