Čo vyplníte a zaškrtnete, ostáva len v tomto okne prehliadača. Nič neukladáme ani neodosielame. Po zatvorení stránky to zmizne, preto si výsledok vytlačte.
Pre majiteľov a ľudí z prevádzky, ktorí cítia, že niečo zaberá priveľa času, ale nevedia povedať koľko. Automatizovať proces, ktorý nikto nespísal, je drahý spôsob, ako zistiť, ako vlastne funguje.
Vyplnenie zaberie hodinu. Väčšinou ukáže, že problém je v dvoch-troch krokoch, nie v celom procese.
1. Vyberte jeden proces
Dobrý kandidát spĺňa aspoň tri z týchto bodov:
Typické príklady: príjem objednávok e-mailom, cenové ponuky, fakturácia, párovanie platieb, zadávanie prepráv, odpovede na opakované otázky zákazníkov.
2. Vyplňte tabuľku
Jeden riadok je jeden krok, ktorý robí človek alebo systém. Píšte, ako to funguje dnes, nie ako by to fungovať malo.
| Stĺpec | Čo doň napísať |
|---|---|
| Krok | Čo sa deje, slovesom: „prečíta e-mail", „prepíše položky" |
| Kto | Rola, nie meno: referent, sklad, účtovníčka |
| Nástroj / systém | Kde sa to robí: Outlook, Excel, ERP, WhatsApp, papier |
| Vstup | S čím krok začína: e-mail, PDF, telefonát |
| Výstup | Čo krok vytvorí: záznam v systéme, potvrdenie, úloha |
| Čas na jeden výskyt (min) | Koľko minút trvá krok raz. Najprv odhadnite, potom raz zmerajte stopkami |
| Koľkokrát týždenne | Ako často sa krok opakuje |
| Minút týždenne | Tabuľka dopočíta sama |
| Chyby / prerábanie | Čo sa kazí a ako často sa to rieši znova |
| Nápad na automatizáciu | Ak nemáte nápad, nechajte prázdne. To je naša práca |
| Krok | Kto | Nástroj / systém | Vstup | Výstup | Čas na jeden výskyt (min) | Koľkokrát týždenne | Minút týždenne | Chyby / prerábanie | Nápad na automatizáciu | Odstrániť krok |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 0 | ||||||||||
| 0 | ||||||||||
| 0 | ||||||||||
| 0 | ||||||||||
| 0 |
Spolu: 0 minút týždenne, teda 0 hodín
Tip: tabuľku vyplňte s človekom, ktorý proces robí každý deň. Nie s vedúcim, ktorý ho pozná z porád. Tieto dve verzie sa líšia viac, než by ste čakali.
3. Príklad: príjem objednávky e-mailom
Vymyslený príklad, nie skutočný klient. Čísla sú ilustračné, nie meranie. V tabuľke ho nájdete na hárku „Príklad".
| Krok | Kto | Nástroj / systém | Vstup | Výstup | Čas (min) | Týždenne | Chyby / prerábanie | Nápad na automatizáciu |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Prečíta objednávku a nájde zákazníka | referent | Outlook, Excel so zákazníkmi | e-mail s PDF | známy zákazník | 3 | 40 | iný názov firmy ako v Exceli | AI prečíta e-mail a priradí zákazníka |
| Overí ceny a dostupnosť | referent | Excel cenník, sklad | položky z PDF | potvrdené položky | 5 | 40 | starý cenník v inom súbore | kontrola voči jednému cenníku a skladu |
| Prepíše objednávku do systému | referent | ERP | potvrdené položky | objednávka v systéme | 6 | 40 | preklep v množstve alebo kóde | návrh objednávky vyplní systém, človek potvrdí |
| Pošle potvrdenie zákazníkovi | referent | Outlook | objednávka | potvrdzujúci e-mail | 2 | 40 | potvrdenie sa zabudne | potvrdenie odíde samo po schválení |
| Odovzdá objednávku skladu | referent, sklad | objednávka | vychystaná objednávka | 2 | 40 | správa sa stratí v chate | úloha pre sklad priamo zo systému |
V príklade by tieto kroky zabrali 720 minút týždenne, teda 12 hodín. Najviac času berie prepisovanie a kontrola cien, nie samotné potvrdenie. Presne toto má mapa ukázať.
4. Čo nám poslať
- Vyplnenú tabuľku bez osobných údajov (stačí jeden proces).
- Dve-tri ukážky vstupov, napríklad skutočný e-mail s objednávkou. Mená a osobné údaje začiernite.
- Zoznam systémov, ktoré v procese používate, a či k nim máte prístup ako administrátor.