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Para propietarios de empresas y personas de operaciones que notan que algo lleva demasiado tiempo, pero no saben decir cuánto. Automatizar un proceso que nadie ha puesto por escrito es una forma cara de descubrir cómo funciona en realidad.
Rellenarlo lleva una hora. Normalmente muestra que el problema está en dos o tres pasos, no en todo el proceso.
1. Elija un proceso
Un buen candidato cumple al menos tres de estos puntos:
Ejemplos típicos: pedidos que llegan por correo electrónico, ofertas, facturación, conciliación de pagos, gestión de transportes, respuestas a las mismas preguntas de los clientes.
2. Rellene la hoja
Una fila es un paso que hace una persona o un sistema. Escriba cómo funciona hoy, no cómo debería funcionar.
| Columna | Qué escribir |
|---|---|
| Paso | Qué ocurre, con un verbo: "lee el correo", "copia las líneas del pedido" |
| Quién | Un rol, no un nombre: administrativo, almacén, contable |
| Herramienta / sistema | Dónde se hace: Outlook, Excel, ERP, WhatsApp, papel |
| Entrada | Con qué empieza el paso: correo, PDF, llamada |
| Salida | Qué produce el paso: un registro en el sistema, una confirmación, una tarea |
| Tiempo por vez (min) | Cuántos minutos lleva hacerlo una vez. Primero estímelo, después mídalo una vez con cronómetro |
| Veces por semana | Con qué frecuencia se repite el paso |
| Minutos por semana | Lo calcula la hoja |
| Errores / repeticiones | Qué falla y con qué frecuencia hay que rehacerlo |
| Idea de automatización | Déjelo vacío si no tiene ninguna. Ese es nuestro trabajo |
| Paso | Quién | Herramienta / sistema | Entrada | Salida | Tiempo por vez (min) | Veces por semana | Minutos por semana | Errores / repeticiones | Idea de automatización | Eliminar el paso |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 0 | ||||||||||
| 0 | ||||||||||
| 0 | ||||||||||
| 0 | ||||||||||
| 0 |
Total: 0 minutos a la semana, es decir, 0 horas
Consejo: rellénela con la persona que hace el proceso cada día. No con el responsable que lo conoce por las reuniones. Las dos versiones se diferencian más de lo que cabría esperar.
3. Ejemplo: un pedido que llega por correo electrónico
Ejemplo inventado, no un cliente real. Las cifras son ilustrativas, no medidas. Lo encontrará en la hoja "Ejemplo".
| Paso | Quién | Herramienta / sistema | Entrada | Salida | Tiempo (min) | Por semana | Errores / repeticiones | Idea de automatización |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Lee el pedido y busca al cliente | administrativo | Outlook, Excel de clientes | correo con PDF | cliente identificado | 3 | 40 | el nombre de la empresa no coincide con el del Excel | la IA lee el correo y asigna el cliente |
| Comprueba precios y existencias | administrativo | tarifa en Excel, almacén | líneas del PDF | líneas confirmadas | 5 | 40 | tarifa antigua en otro archivo | comprobación contra una sola tarifa y el almacén |
| Copia el pedido al sistema | administrativo | ERP | líneas confirmadas | pedido en el sistema | 6 | 40 | error en la cantidad o el código | el sistema rellena el pedido y una persona lo confirma |
| Envía la confirmación al cliente | administrativo | Outlook | pedido | correo de confirmación | 2 | 40 | se olvida la confirmación | la confirmación sale sola tras la aprobación |
| Pasa el pedido al almacén | administrativo, almacén | pedido | pedido preparado | 2 | 40 | el mensaje se pierde en el chat | una tarea para el almacén directamente desde el sistema |
En el ejemplo, estos pasos llevarían 720 minutos a la semana, es decir, 12 horas. La mayor parte del tiempo se va en copiar datos y comprobar precios, no en la confirmación. Eso es exactamente lo que debe mostrar el mapa.
4. Qué enviarnos
- La hoja rellenada sin datos personales (basta con un proceso).
- Dos o tres ejemplos de entradas, por ejemplo un correo real con un pedido. Tache los nombres y los datos personales.
- Una lista de los sistemas que usa el proceso, y si tiene acceso de administrador a ellos.