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Para propietarios de empresas, responsables de operaciones y CTO que quieren pasar el trabajo aburrido al software. Por ejemplo, correos de clientes, pedidos o facturas. La hoja se rellena en 30 minutos, antes de la primera conversación con un proveedor.
Desde 2023 hemos entregado más de 15 proyectos en producción. Operamos agentes y automatizaciones para clientes y en nuestra propia empresa.
1. ¿Agente, automatización o nada?
La mayoría de las empresas que quieren un agente de IA necesitan una automatización. Un agente tiene sentido donde hay que leer texto libre y decidir dentro de unos límites.
| Asistente | Automatización | Agente | |
|---|---|---|---|
| Quién decide | Una persona en cada paso | Una regla, una persona en las excepciones | El agente, dentro de unos límites |
| Ejemplo | Un borrador de texto en un chat de IA | Una factura del correo al programa de contabilidad | La respuesta a la pregunta de un cliente sobre su pedido |
| Qué necesita | Una cuenta | Un procedimiento descrito y ejemplos | Procedimiento, ejemplos, reglas y quién asume las excepciones |
| El peor error | Un texto malo en un documento | El error se repite hasta que alguien lo para | El agente le dice a un cliente algo incorrecto en su nombre |
Un agente solo funciona si debajo tiene una automatización. Sin ella no tiene de dónde leer.
2. Cuándo no hacer un agente
Si se cumple aunque sea una de estas, empiece por otro lado.
A veces la mejor respuesta es ordenar una hoja de cálculo o no hacer nada. También es un resultado.
3. Elegir el primer proceso: hoja de trabajo
Anote 2 o 3 candidatos. Dé un punto por cada “sí”.
| Pregunta | |||
|---|---|---|---|
| ¿Ocurre todos los días? | |||
| ¿La entrada tiene una forma parecida (correo, factura, pedido)? | |||
| ¿Tiene ejemplos de respuestas o resultados correctos? | |||
| ¿Puede nombrar las excepciones y quién las recibe? | |||
| ¿Se puede corregir un error antes de que lo vea el cliente? | |||
| ¿El tiempo ahorrado irá a ventas o a los clientes? | |||
| Total (de 6) | 0 | 0 | 0 |
Empiece por el proceso con más puntos. En caso de empate, gana aquel en el que un error sale más barato.
Tres preguntas que hacemos antes de cada proyecto: ¿Hará ganar dinero? ¿Ahorrará dinero? ¿Ahorrará tiempo, a quién y en qué lo usará esa persona? Si no puede responder a ninguna, todavía no necesita un agente.
4. El plan de 30 días
Día 0: mida la situación actual
Sin una cifra de partida no sabrá si el agente ha ayudado. Cronometre 10 casos habituales. Cuánto dura uno, quién lo hace, cuántos hay cada semana.
Semana 1: entender el trabajo
Semana 2: el agente propone, una persona aprueba
Semana 3: medir y corregir
Semana 4: decidir
| Qué ve | Decisión |
|---|---|
| Aprueba la mayoría de las propuestas sin cambios y aprobar se ha vuelto aburrido | Deje que este tipo funcione por su cuenta. Todo lo demás sigue pasando por una persona. |
| Corrige a menudo, pero menos que en la semana 2 | Otro mes en modo propuesta. Siga corrigiendo el material. |
| Corrige más de lo que el agente ha ahorrado | Pare. Vuelva a la elección del proceso o a una automatización. |
5. Qué medir
| Cifra | Cómo obtenerla | Por qué |
|---|---|---|
| Tiempo por caso | Cronómetro en 10 casos, antes y después | La prueba principal de que ayuda |
| Proporción de propuestas aprobadas sin cambios | Aprobadas / todas las propuestas | Le dice cuándo dejar que un tipo funcione por su cuenta |
| Proporción de casos derivados a una persona | Escalados / todos los casos | Demasiado baja es sospechosa, no buena |
| Errores que vio el cliente | Anote cada uno | La única cifra que tiene que ser cero |
| Tiempo que cuesta aprobar | Estimación de la persona que aprueba | Si es mayor que el ahorro, algo va mal |
6. Cómo es en la práctica
Un cliente con venta online: atención al cliente. Antes, responder a un cliente llevaba horas; hoy la respuesta llega en menos de 5 minutos. El equipo de atención ya solo resuelve los casos complejos. Pero la primera versión respondía como un folleto publicitario. Lo que funcionó fue reescribir el material con las palabras de los fundadores y una regla: “cuando no sepas, pásalo a una persona”.
Nuestra propia contabilidad: facturas. Ningún agente, solo automatización. Una factura llevaba de 10 a 15 minutos; hoy, menos de un minuto. El 70 % pasa sin intervención humana. El resto pasa por una persona a propósito: escaneos, proveedores nuevos, varios tipos de IVA.