Was Sie ausfüllen und abhaken, bleibt nur in diesem Browserfenster. Wir speichern und senden nichts. Nach dem Schließen ist es weg, drucken Sie Ihr Ergebnis also aus.
Für Inhaber, Betriebsleiter und CTOs, die Routinearbeit an Software abgeben wollen. Zum Beispiel Kunden-E-Mails, Bestellungen oder Rechnungen. Das Arbeitsblatt füllen Sie in 30 Minuten aus, noch vor dem ersten Gespräch mit einem Anbieter.
Seit 2023 haben wir 15+ Produktionsprojekte ausgeliefert. Wir betreiben Agenten und Automatisierungen bei Kunden sowie im eigenen Unternehmen.
1. Agent, Automatisierung oder nichts?
Die meisten Unternehmen, die einen KI-Agenten wollen, brauchen eine Automatisierung. Ein Agent lohnt sich bei Freitext und Entscheidungen innerhalb klarer Leitplanken.
| Assistent | Automatisierung | Agent | |
|---|---|---|---|
| Wer entscheidet | Der Mensch bei jedem Schritt | Eine Regel, der Mensch bei Ausnahmen | Der Agent innerhalb von Leitplanken |
| Beispiel | Textvorschlag im Chat mit KI | Rechnung aus der E-Mail in die Buchhaltung | Kundenantwort auf eine Frage zur Bestellung |
| Was Sie brauchen | Ein Konto | Beschriebener Ablauf und Beispiele | Ablauf, Beispiele, Regeln und wer Ausnahmen übernimmt |
| Schlimmster Fehler | Schlechter Text in einem Dokument | Fehler wiederholt sich, bis ihn jemand stoppt | Der Agent sagt dem Kunden etwas Falsches in Ihrem Namen |
Ein Agent funktioniert nur, wenn darunter eine Automatisierung liegt. Ohne sie fehlt ihm die Grundlage zum Lesen.
2. Wann Sie keinen Agenten bauen
Trifft auch nur ein Punkt zu, fangen Sie woanders an.
Manchmal ist die beste Lösung, eine Tabelle aufzuräumen oder nichts zu tun.
3. Auswahl des ersten Prozesses: Arbeitsblatt
Wählen Sie 2 bis 3 Kandidaten aus. Geben Sie für jedes „Ja“ einen Punkt.
| Frage | |||
|---|---|---|---|
| Geschieht das jeden Tag? | |||
| Hat die Eingabe ein ähnliches Format (E-Mail, Rechnung, Bestellung)? | |||
| Haben Sie Beispiele für richtige Antworten oder Ergebnisse? | |||
| Kennen Sie die Ausnahmen und wer sie übernimmt? | |||
| Lässt sich ein Fehler beheben, bevor der Kunde ihn sieht? | |||
| Fließt die gesparte Zeit in den Vertrieb oder zu Kunden? | |||
| Gesamt (von 6) | 0 | 0 | 0 |
Starten Sie mit dem Prozess mit der höchsten Punktzahl. Bei Gleichstand gewinnt der Prozess, bei dem ein Fehler günstiger ist.
Wir stellen vor jedem Projekt drei Fragen. Bringt es Umsatz? Spart es Geld? Spart es Zeit, bei wem und wofür nutzt die Person sie? Können Sie keine davon beantworten, brauchen Sie vorerst keinen Agenten.
4. Der 30-Tage-Plan
Tag 0: Messen Sie den Ist-Zustand
Ohne Ausgangswert wissen Sie nicht, ob der Agent geholfen hat. Messen Sie mit der Stoppuhr 10 typische Fälle. Erfassen Sie die Dauer, wer sie bearbeitet und wie viele wöchentlich anfallen.
Woche 1: Die Arbeit verstehen
Woche 2: Der Agent schlägt vor, der Mensch gibt frei
Woche 3: Messen und nachbessern
Woche 4: Entscheiden
| Was Sie sehen | Entscheidung |
|---|---|
| Sie geben fast alle Vorschläge ohne Korrekturen frei und die Freigabe langweilt | Lassen Sie diesen Typ autonom laufen. Andere Fälle laufen weiter über Menschen. |
| Sie korrigieren oft, aber schon seltener als in Woche 2 | Ein weiterer Monat im Entwurfsmodus. Verbessern Sie die Unterlagen weiter. |
| Sie korrigieren mehr, als der Agent Ihnen an Zeit einspart | Stoppen Sie das Projekt. Kehren Sie zur Prozessauswahl oder zur Automatisierung zurück. |
5. Was Sie messen
| Kennzahl | Wie Sie den Wert ermitteln | Warum |
|---|---|---|
| Zeit pro Vorgang | Stoppuhr bei 10 Vorgängen, davor und danach | Der Hauptbeweis, dass der Agent hilft |
| Anteil ohne Änderung freigegebener Entwürfe | Anzahl freigegeben / Anzahl Entwürfe | Zeigt, wann der Typ eigenständig laufen kann |
| Anteil der an Menschen übergebenen Fälle | Anzahl Eskalationen / alle Fälle | Ein zu niedriger Wert ist verdächtig, nicht gut |
| Fehler, die der Kunde gesehen hat | Manuelle Erfassung jedes einzelnen Fehlers | Die einzige Zahl, die bei null stehen muss |
| Zeitaufwand für Freigaben | Schätzung der freigebenden Person | Ist er höher als die Ersparnis, stimmt etwas nicht |
6. Wie das in der Praxis aussieht
Ein Kunde mit Onlineshop: Kundensupport. Eine Antwort an Kunden dauerte früher Stunden, heute kommt sie innerhalb von 5 Minuten. Der Support kümmert sich nur noch um die komplexen Fälle. Die erste Version antwortete jedoch wie ein Werbeflyer. Geholfen haben Unterlagen in den Worten der Gründer und die Regel: „Wenn du nicht weiterweißt, übergib an den Menschen.“
Unsere eigene Buchhaltung: Rechnungen. Kein Agent, nur reine Automatisierung. Eine Rechnung dauerte früher 10 bis 15 Minuten, heute unter einer Minute. 70 % laufen komplett ohne Menschen durch. Der Rest geht bewusst über Menschen: Scans, neue Lieferanten oder mehrere Mehrwertsteuersätze.