To, co Państwo wypełnią i zaznaczą, zostaje tylko w tym oknie przeglądarki. Niczego nie zapisujemy ani nie wysyłamy. Po zamknięciu strony zniknie, dlatego proszę wydrukować wynik.
Dla właścicieli firm i osób z operacji, których firma działa na Excelu, e-mailu i telefonie. Wypełnienie zajmuje 20 minut. Na końcu będą Państwo wiedzieć, czy potrzebny jest system, czy wystarczy uporządkować arkusz.
Od 2023 roku dostarczyliśmy ponad 15 projektów produkcyjnych. Większość zaczęła się od Excela, który ktoś „miał w głowie”.
1. Pięć sygnałów, że Excel przestaje wystarczać
Proszę zaznaczyć to, co dotyczy Państwa firmy.
| Ile Państwo zaznaczyli | Co to znaczy |
|---|---|
| 0 | Proszę zostawić Excela tak, jak jest. Nowy system niczego by Państwu nie zaoszczędził. |
| 1 | Proszę uporządkować strukturę według części 3. Za pół roku sprawdzić ponownie. |
| 2 lub więcej | Warto szukać czegoś innego. Proszę przejść do części 2. |
2. Ile kosztuje Państwa Excel: arkusz do wyliczenia
Bez liczby decyzja o systemie zapada na wyczucie. Proszę wypełnić tabelę dla zwykłego tygodnia. Wystarczy szacunek, dokładność nie jest celem.
| Ręczna praca | Ile osób | Godzin tygodniowo na osobę | Razem godzin tygodniowo |
|---|---|---|---|
| Przepisywanie danych z e-maili i PDF do arkusza | 0 | ||
| Szukanie informacji w plikach i e-mailach | 0 | ||
| Sprawdzanie i poprawianie błędów w arkuszu | 0 | ||
| Telefony typu „gdzie to jest, kto to ma” | 0 | ||
| Przygotowanie raportu lub podsumowania dla zarządu | 0 | ||
| Razem | 0 |
Godzin miesięcznie (× 4): 0
Wynik proszę pomnożyć przez cztery. Tyle godzin miesięcznie płacą Państwo dziś za pracę, którą powinno wykonywać oprogramowanie.
Potem jedno pytanie: na co pójdzie zaoszczędzony czas? Godzina zaoszczędzona w sprzedaży może zamienić się w zamówienie. Godzina zaoszczędzona w administracji często po prostu się rozpływa. Proszę zacząć tam, gdzie czas ma dokąd pójść.
Proszę też zapisać ostatni błąd, który kosztował pieniądze. Jedna zła oferta często waży więcej niż godziny.
3. Struktura tabeli, która wytrzyma
Te zasady zawsze pomagają. Jeśli kiedyś przejdą Państwo na system, zmiana będzie dużo łatwiejsza.
- Jeden wiersz to jedna rzecz. Jedno zamówienie, jeden klient, jeden artykuł.
- Jeden arkusz to jeden rodzaj rzeczy. Klienci osobno, zamówienia osobno.
- Każdy wiersz ma własne ID. Zamówienie wskazuje klienta po ID, nie po nazwie.
- Status to kolumna, nie kolor. „wycenione”, „potwierdzone”, „zakończone”.
- Kto to prowadzi, to też kolumna. Nie notatka w komórce.
- Historii nie zapisuje się przez nadpisywanie. Zmiana to nowy wiersz z datą i nazwiskiem.
- Żadnych scalonych komórek ani pustych wierszy jako separatorów.
Trzy wzory do skopiowania
| Proces | Arkusze i kolumny | Zasada |
|---|---|---|
| Zamówienia | Klienci (ID, Nazwa, NIP, Kontakt) · Zamówienia (ID, ID klienta, Data, Status, Odpowiedzialny, Kwota) | Status tylko z listy. Kwoty nigdy się nie nadpisuje, zmiana to nowy wiersz. |
| Klienci (CRM) | Firmy (NIP, Nazwa, Miasto, Odpowiedzialny, Status) · Kontakty (NIP firmy, Imię i nazwisko, Stanowisko, Telefon, E-mail) · Aktywności (Data, NIP firmy, Kto, Co się wydarzyło, Następny krok, Termin) | Kluczem jest NIP, nie nazwa. Aktywności tylko się dopisuje. |
| Magazyn | Artykuły (Kod, Nazwa, Jednostka, Minimum, Stan, Zamówić) · Ruchy (Data, Kod, Typ, Ilość, Dokument, Kto) | Nikt nie wpisuje stanu, wylicza się go z ruchów. Inwentaryzacja to nowy ruch z różnicą. |
Formuła stanu: =SUMA.WARUNKÓW(Ruchy[Ilość];Ruchy[Kod];[@Kod]). Przyjęcia na plus, wydania na minus.
Uporządkowanie w jedno popołudnie
Uwaga na współdzielenie: współtworzenie w Microsoft 365 nie daje uprawnień dla poszczególnych osób ani kontroli tego, co się wpisuje. Wklejanie ze schowka omija nawet Poprawność danych.
4. Czego używać zamiast Excela
Nie zawsze własnego systemu. Mają Państwo trzy możliwości.
| Sytuacja | Co wybrać |
|---|---|
| Mało osób, jedna lista, błędy są tanie | Zostać przy Excelu i uporządkować strukturę |
| Standardowy proces, który wszędzie działa tak samo (fakturowanie, ewidencja czasu pracy) | Gotowy SaaS, jeśli da się z niego wyciągnąć swoje dane |
| Proces, którym się Państwo wyróżniają, albo SaaS nie umie tej jednej rzeczy, której Państwo potrzebują | Własny system, proces po procesie |
Pięć pytań przed zakupem SaaS
5. Zmiana bez chaosu: cztery zasady
- Proszę nie zaczynać od wielkiej migracji. U jednego klienta nowy system przez pierwsze tygodnie był w połowie pusty. Pomogła jedna zasada: przy każdej rozmowie z partnerem osoba, która rozmawia, dodaje go lub aktualizuje w systemie. Proszę przypiąć system do pracy, którą ludzie i tak wykonują codziennie.
- Proszę zostawić drogę powrotu. Eksport do Excela uspokaja nawet największego sceptyka.
- Proces po procesie. W naszej własnej księgowości zastąpiliśmy tylko przetwarzanie faktur. Jedna faktura zajmowała od 10 do 15 minut, dziś mniej niż minutę. 70 % przechodzi bez udziału człowieka.
- Eksportować bezpiecznie. Excel potrafi wykonać jako formułę tekst zaczynający się od „=”. Proszę zapytać o to swojego dostawcę.
6. Co przygotować przed pierwszą rozmową
Specyfikacja nie jest potrzebna. Wystarczą trzy rzeczy:
- dokumenty lub oferty, które dziś Państwo wysyłają, PDF wystarczy,
- Excel, w którym żyje proces, nawet nieuporządkowany,
- wypełniona ta checklista i arkusz z części 2.