Co vyplníte a zaškrtnete, zůstává jen v tomto okně prohlížeče. Nic neukládáme ani neodesíláme. Po zavření stránky to zmizí, proto si výsledek vytiskněte.
Určeno pro majitele a lidi z provozu. Vaše firma běží na Excelu, e-mailech a telefonu. Vyplnění zabere 20 minut. Na konci zjistíte, zda potřebujete systém, nebo stačí uklidit tabulku.
Od roku 2023 jsme dodali 15+ produkčních projektů. Většina začínala Excelem, který někdo „měl v hlavě“.
1. Pět znaků, že Excel už nestačí
Zaškrtněte, co u vás platí.
| Kolik jste zaškrtli | Co to znamená |
|---|---|
| 0 | Excel nechte být. Nový systém by vám nic neušetřil. |
| 1 | Ukliďte strukturu podle části 3. Podívejte se sem znovu za půl roku. |
| 2 a více | Vyplatí se hledat jiné řešení. Pokračujte částí 2. |
2. Kolik vás Excel stojí: list pro výpočet
Bez čísel rozhodují jen pocity. Vyplňte tabulku za jeden běžný týden. Odhad stačí, přesnost není cílem.
| Ruční práce | Kolik lidí | Hodin týdně na člověka | Celkem hodin týdně |
|---|---|---|---|
| Přepisování údajů z e-mailů a PDF do tabulky | 0 | ||
| Hledání informací v souborech a e-mailech | 0 | ||
| Kontrola a opravy chyb v tabulce | 0 | ||
| Telefonáty typu „kde to je, kdo to má“ | 0 | ||
| Příprava reportu nebo přehledu pro vedení | 0 | ||
| Celkem | 0 |
Hodin měsíčně (× 4): 0
Výsledek vynásobte čtyřmi. Tolik hodin měsíčně dnes platíte za práci, kterou má dělat software.
Pak si položte otázku: kam by ušetřený čas směřoval? Hodina ušetřená v obchodu může přinést zakázku. Hodina ušetřená v administrativě se často jen rozplyne. Začněte tam, kde má čas kam jít.
Připište i poslední chybu, která stála peníze. Jedna špatná nabídka často váží víc než tyto hodiny.
3. Struktura tabulky, která vydrží
Tato pravidla pomohou vždy. Pokud jednou přejdete na systém, přechod bude mnohem snazší.
- Jeden řádek je jedna věc. Jedna objednávka, jeden zákazník, jedna položka.
- Jeden list je jeden druh věcí. Zákazníci zvlášť, objednávky zvlášť.
- Každý řádek má své ID. Objednávka odkazuje na zákazníka přes ID, ne přes jméno.
- Stav je sloupec, ne barva. „nabídnuto“, „potvrzeno“, „vyřízeno“.
- Kdo to řeší, je také sloupec. Ne poznámka v buňce.
- Historie se nepíše přepisováním. Změna znamená nový řádek s datem a jménem.
- Žádné sloučené buňky a žádné prázdné řádky jako oddělovače.
Tři vzory, které můžete převzít
| Proces | Listy a sloupce | Pravidlo |
|---|---|---|
| Objednávky | Zákazníci (ID, Název, IČO, Kontakt) · Objednávky (ID, ID zákazníka, Datum, Stav, Řeší, Částka) | Stav vybírejte jen ze seznamu. Částka se nikdy nepřepisuje, mění se novým řádkem. |
| Zákazníci (CRM) | Firmy (IČO, Název, Město, Kdo má na starosti, Stav) · Kontakty (IČO firmy, Jméno, Pozice, Telefon, E-mail) · Aktivity (Datum, IČO firmy, Kdo, Co se stalo, Další krok, Termín) | IČO je klíč, nikoliv název. Aktivity se pouze přidávají. |
| Sklad | Položky (Kód, Název, Jednotka, Minimum, Stav, Objednat) · Pohyby (Datum, Kód, Typ, Množství, Doklad, Kdo) | Stav nikdo ručně nepíše, plyne z pohybů. Inventura je nový pohyb s rozdílem. |
Vzorec pro stav skladu: =SUMIFS(Pohyby[Množství];Pohyby[Kód];[@Kód]). Příjmy kladně, výdaje záporně.
Úklid za jedno odpoledne
Pozor na sdílení: spoluautorství v Microsoft 365 nevyřeší práva jednotlivců ani kontrolu vstupu. Vložení ze schránky navíc obejde i Ověření dat.
4. Co zvolit místo Excelu
Vlastní systém není nutný vždy. Máte tři možnosti.
| Situace | Co zvolit |
|---|---|
| Pár lidí, jeden seznam, levné chyby | Zůstat v Excelu a uklidit strukturu |
| Běžný proces fungující všude stejně (fakturace, docházka) | Hotový SaaS, pokud z něj dostanete data ven |
| Proces, kterým se odlišujete, nebo SaaS neumí klíčovou věc | Vlastní systém, jeden proces po druhém |
Pět otázek před podpisem SaaS
5. Přechod bez chaosu: čtyři pravidla
- Nezačínejte velkým přesunem. U jednoho klienta byl nový systém první týdny poloprázdný. Pomohlo jedno pravidlo: při každém hovoru s partnerem ho člověk, který hovor vyřizuje, v systému přidá nebo aktualizuje. Systém napojte na práci, kterou lidé dělají každý den.
- Nechte si cestu zpět. Export do Excelu uklidní i největšího skeptika.
- Jeden proces po druhém. Ve vlastním účetnictví jsme vyměnili pouze zpracování faktur. Jedna faktura trvala 10 až 15 minut. Dnes trvá méně než minutu. 70 % projde bez člověka.
- Export provádějte bezpečně. Text začínající znakem „=“ může Excel spustit jako vzorec. Zeptejte se na toto riziko dodavatele.
6. Co si připravit před prvním rozhovorem
Specifikaci nepotřebujete. Stačí tři věci:
- doklady nebo nabídky, které dnes posíláte, klidně v PDF,
- Excel, ve kterém proces žije, i neuklizený,
- tento vyplněný checklist a list z části 2.