Was Sie ausfüllen und abhaken, bleibt nur in diesem Browserfenster. Wir speichern und senden nichts. Nach dem Schließen ist es weg, drucken Sie Ihr Ergebnis also aus.
Für Inhaber und Betriebsleiter, deren Firma auf Excel, E-Mails und Telefonaten läuft. Das Ausfüllen dauert 20 Minuten. Am Ende wissen Sie, ob Sie ein System brauchen oder Aufräumen reicht.
Seit 2023 haben wir 15+ Produktionsprojekte ausgeliefert. Die meisten begannen mit einem Excel, das jemand „im Kopf hatte“.
1. Fünf Anzeichen, dass Excel nicht mehr reicht
Kreuzen Sie an, was bei Ihnen zutrifft.
| Angekreuzte Punkte | Bedeutung |
|---|---|
| 0 | Bleiben Sie bei Excel. Ein neues System spart Ihnen nichts. |
| 1 | Bereinigen Sie die Struktur nach Teil 3. Prüfen Sie das in sechs Monaten erneut. |
| 2 und mehr | Eine Alternative lohnt sich. Fahren Sie mit Teil 2 fort. |
2. Was Sie Excel kostet: Berechnungsbogen
Ohne Zahlen entscheiden Sie über Systeme nach Bauchgefühl. Füllen Sie die Tabelle für eine normale Woche aus. Eine Schätzung reicht, Genauigkeit ist nicht das Ziel.
| Manuelle Arbeit | Anzahl Personen | Wochenstunden pro Person | Wochenstunden gesamt |
|---|---|---|---|
| Daten aus E-Mails und PDFs in Tabellen übertragen | 0 | ||
| Informationen in Dateien und E-Mails suchen | 0 | ||
| Fehler in der Tabelle prüfen und korrigieren | 0 | ||
| Telefonate wie „Wo ist das, wer hat das“ | 0 | ||
| Berichte oder Übersichten für die Geschäftsführung erstellen | 0 | ||
| Gesamt | 0 |
Stunden pro Monat (× 4): 0
Multiplizieren Sie das Ergebnis mit vier. Das sind Monatsstunden, die Sie heute für Arbeit zahlen, die Software erledigen sollte.
Stellen Sie sich danach eine Frage: Wohin fließt die gesparte Zeit? Eine im Vertrieb gesparte Stunde kann zum neuen Auftrag werden. Eine in der Verwaltung gesparte Stunde verpufft dagegen oft einfach. Beginnen Sie dort, wo gewonnene Zeit echten Nutzen bringt.
Notieren Sie auch den letzten Fehler, der Geld gekostet hat. Ein einziges falsches Angebot wiegt oft schwerer als viele Arbeitsstunden.
3. Eine Tabellenstruktur, die jahrelang hält
Diese Regeln helfen immer. Wechseln Sie später auf ein System, fällt der Umstieg viel leichter.
- Eine Zeile ist ein Datensatz. Eine Bestellung, ein Kunde, ein Artikel.
- Ein Tabellenblatt ist eine Objektart. Kunden separat, Bestellungen separat.
- Jede Zeile hat eine ID. Bestellungen verweisen per ID auf Kunden, nicht per Name.
- Status ist eine Spalte, keine Farbe. Beispiele sind „angeboten“, „bestätigt“ oder „erledigt“.
- Zuständigkeit ist ebenfalls eine Spalte. Schreiben Sie Namen nicht als Notiz ins Feld.
- Historie entsteht nicht durch Überschreiben. Jede Änderung ist eine neue Zeile mit Datum und Name.
- Keine verbundenen Zellen und keine Leerzeilen als optische Trenner.
Drei Vorlagen zur direkten Übernahme
| Prozess | Tabellenblätter und Spalten | Regel |
|---|---|---|
| Bestellungen | Kunden (ID, Name, Firmen-ID, Kontakt) · Bestellungen (ID, Kunden-ID, Datum, Status, Zuständig, Betrag) | Status nur aus einer Auswahlliste. Beträge nie überschreiben, Änderungen als neue Zeile anlegen. |
| Kunden (CRM) | Unternehmen (Firmen-ID, Name, Stadt, Zuständig, Status) · Kontakte (Firmen-ID, Name, Position, Telefon, E-Mail) · Aktivitäten (Datum, Firmen-ID, Zuständig, Vorgang, Nächster Schritt, Frist) | Die Firmen-ID ist der Schlüssel, nicht der Name. Aktivitäten werden nur hinzugefügt. |
| Lager | Artikel (Code, Name, Einheit, Mindestbestand, Bestand, Bestellen) · Bewegungen (Datum, Code, Typ, Menge, Beleg, Bearbeiter) | Den Bestand tippt niemand ein, er errechnet sich aus Bewegungen. Die Inventur ist eine Differenzbuchung. |
Formel für den Lagerbestand: =SUMIFS(Bewegungen[Menge];Bewegungen[Code];[@Code]). Zugänge positiv eintragen, Abgänge negativ.
Aufräumen an einem Nachmittag
Vorsicht beim Teilen: Co-Authoring in Microsoft 365 löst weder personengenaue Rechte noch Eingabekontrollen. Das Einfügen aus der Zwischenablage umgeht sogar die Datenüberprüfung.
4. Alternativen zu Excel
Es muss nicht immer ein eigenes System sein. Sie haben drei Optionen.
| Situation | Empfohlene Lösung |
|---|---|
| Wenige Personen, eine Liste, Fehler kosten kaum Geld | Bei Excel bleiben und Struktur aufräumen |
| Standardprozess wie überall sonst (Rechnungen, Zeiterfassung) | Fertiges SaaS-Tool, sofern Sie Daten einfach exportieren können |
| Differenzierender Kernprozess, oder SaaS kann die wichtigste Funktion nicht | Eigenes System, ein Prozess nach dem anderen |
Fünf Fragen vor dem SaaS-Vertrag
5. Umstieg ohne Chaos: vier Regeln
- Beginnen Sie nicht mit einer großen Migration. Bei einem Kunden war das neue System anfangs halbleer. Eine Regel half: Bei jedem Telefonat mit einem Partner erfasst oder aktualisiert ihn, wer das Gespräch führt, im System. Koppeln Sie das System fest an Aufgaben, die ohnehin täglich anfallen.
- Halten Sie einen Rückweg offen. Ein Excel-Export beruhigt selbst die größten Skeptiker.
- Ein Prozess nach dem anderen. In unserer eigenen Buchhaltung haben wir nur die Rechnungsverarbeitung umgestellt. Eine Rechnung dauerte früher 10 bis 15 Minuten, heute unter einer Minute. 70 % laufen komplett ohne menschlichen Eingriff durch.
- Achten Sie auf sichere Exporte. Texte mit einem führenden „=“ interpretiert Excel leicht als Formel. Fragen Sie Ihren Softwareanbieter gezielt danach.
6. Was Sie für das Erstgespräch vorbereiten sollten
Eine Spezifikation brauchen Sie nicht. Drei Dinge genügen völlig:
- Dokumente oder Angebote, die Sie heute versenden, gerne als PDF,
- die Excel-Datei, in der der Prozess aktuell lebt, gerne unaufgeräumt,
- diese ausgefüllte Checkliste samt Berechnungsbogen aus Teil 2.