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Para propietarios de empresas y personas de operaciones cuya empresa funciona con Excel, correo electrónico y teléfono. Rellenarlo lleva 20 minutos. Al final sabrá si necesita un sistema o le basta con ordenar la hoja.
Desde 2023 hemos entregado más de 15 proyectos en producción. La mayoría empezó con un Excel que alguien "tenía en la cabeza".
1. Cinco señales de que Excel ya no basta
Marque lo que se cumple en su caso.
| Cuántas ha marcado | Qué significa |
|---|---|
| 0 | Deje Excel como está. Un sistema nuevo no le ahorraría nada. |
| 1 | Ordene la estructura según la parte 3. Vuelva a revisarlo dentro de seis meses. |
| 2 o más | Merece la pena buscar otra cosa. Continúe con la parte 2. |
2. Cuánto le cuesta Excel: hoja de cálculo
Sin una cifra, la decisión sobre un sistema se toma por intuición. Rellene la tabla para una semana normal. Basta con una estimación, la precisión no es el objetivo.
| Trabajo manual | Cuántas personas | Horas a la semana por persona | Total de horas a la semana |
|---|---|---|---|
| Copiar datos de correos y PDF a la hoja | 0 | ||
| Buscar información en archivos y correos | 0 | ||
| Revisar y corregir errores en la hoja | 0 | ||
| Llamadas del tipo "dónde está, quién lo tiene" | 0 | ||
| Preparar un informe o resumen para la dirección | 0 | ||
| Total | 0 |
Horas al mes (× 4): 0
Multiplique el resultado por cuatro. Son las horas al mes que hoy paga por un trabajo que debería hacer el software.
Después hágase una pregunta: ¿adónde iría el tiempo ahorrado? Una hora ahorrada en ventas puede convertirse en un pedido. Una hora ahorrada en administración a menudo simplemente se diluye. Empiece donde el tiempo tenga adónde ir.
Anote también el último error que costó dinero. Una sola oferta equivocada pesa a menudo más que las horas.
3. Una estructura de tabla que dura
Estas reglas siempre ayudan. Si algún día pasa a un sistema, el cambio será mucho más fácil.
- Una fila es una cosa. Un pedido, un cliente, un artículo.
- Una hoja es un tipo de cosa. Clientes por un lado, pedidos por otro.
- Cada fila tiene su propio ID. Un pedido apunta al cliente por su ID, no por su nombre.
- El estado es una columna, no un color. "ofertado", "confirmado", "terminado".
- Quién lo lleva también es una columna. No una nota en una celda.
- El historial no se escribe sobrescribiendo. Un cambio es una fila nueva con fecha y nombre.
- Nada de celdas combinadas ni filas vacías como separadores.
Tres modelos que puede copiar
| Proceso | Hojas y columnas | Regla |
|---|---|---|
| Pedidos | Clientes (ID, Nombre, NIF, Contacto) · Pedidos (ID, ID de cliente, Fecha, Estado, Responsable, Importe) | Estado solo de una lista. El importe nunca se sobrescribe, un cambio es una fila nueva. |
| Clientes (CRM) | Empresas (NIF, Nombre, Ciudad, Responsable, Estado) · Contactos (NIF de la empresa, Nombre, Cargo, Teléfono, Correo) · Actividades (Fecha, NIF de la empresa, Quién, Qué pasó, Siguiente paso, Fecha límite) | La clave es el NIF, no el nombre. Las actividades solo se añaden. |
| Almacén | Artículos (Código, Nombre, Unidad, Mínimo, Existencias, Pedir) · Movimientos (Fecha, Código, Tipo, Cantidad, Documento, Quién) | Nadie escribe las existencias, se calculan a partir de los movimientos. Un inventario es un movimiento nuevo con la diferencia. |
Fórmula de existencias: =SUMAR.SI.CONJUNTO(Movimientos[Cantidad];Movimientos[Código];[@Código]). Entradas en positivo, salidas en negativo.
Ordenarlo en una tarde
Ojo con el uso compartido: la coautoría en Microsoft 365 no le da permisos por persona ni control de lo que se introduce. Pegar desde el portapapeles se salta incluso la Validación de datos.
4. Qué usar en lugar de Excel
No siempre un sistema propio. Tiene tres opciones.
| Situación | Qué elegir |
|---|---|
| Pocas personas, una lista, los errores son baratos | Quedarse en Excel y ordenar la estructura |
| Un proceso estándar que funciona igual en todas partes (facturación, control horario) | Un SaaS ya hecho, si puede sacar sus datos de él |
| Un proceso en el que usted se diferencia, o el SaaS no hace lo único que necesita | Un sistema propio, un proceso tras otro |
Cinco preguntas antes de contratar un SaaS
5. Cambiar sin caos: cuatro reglas
- No empiece con una gran migración. En un cliente, el sistema nuevo estuvo medio vacío las primeras semanas. Ayudó una sola regla: en cada llamada con un socio, quien atiende la llamada lo añade o lo actualiza en el sistema. Pegue el sistema al trabajo que la gente ya hace cada día.
- Deje un camino de vuelta. Una exportación a Excel tranquiliza incluso al más escéptico.
- Un proceso tras otro. En nuestra propia contabilidad solo sustituimos el procesamiento de facturas. Una factura llevaba de 10 a 15 minutos, hoy menos de un minuto. El 70 % pasa sin intervención humana.
- Exporte de forma segura. Excel puede ejecutar como fórmula un texto que empieza por "=". Pregúntele a su proveedor por ello.
6. Qué preparar antes de la primera conversación
No necesita una especificación. Bastan tres cosas:
- los documentos u ofertas que envía hoy, en PDF está bien,
- el Excel en el que vive el proceso, aunque esté desordenado,
- este checklist rellenado y la hoja de la parte 2.