Čo vyplníte a zaškrtnete, ostáva len v tomto okne prehliadača. Nič neukladáme ani neodosielame. Po zatvorení stránky to zmizne, preto si výsledok vytlačte.
Pre majiteľov a ľudí z prevádzky, ktorých firma beží na Exceli, e-mailoch a telefóne. Vyplnenie trvá 20 minút. Na konci budete vedieť, či potrebujete systém, alebo stačí upratať tabuľku.
Od roku 2023 sme dodali 15+ produkčných projektov. Väčšina začínala Excelom, ktorý niekto „mal v hlave".
1. Päť znakov, že Excel už nestačí
Zaškrtnite, čo u vás platí.
| Koľko ste zaškrtli | Čo to znamená |
|---|---|
| 0 | Excel nechajte tak. Nový systém by vám nič neušetril. |
| 1 | Upracte štruktúru podľa časti 3. Pozrite sa sem znova o pol roka. |
| 2 a viac | Oplatí sa hľadať niečo iné. Pokračujte časťou 2. |
2. Koľko vás Excel stojí: hárok na výpočet
Bez čísla sa o systéme rozhoduje pocitom. Vyplňte tabuľku za jeden bežný týždeň. Odhad stačí, presnosť nie je cieľ.
| Ručná práca | Koľko ľudí | Hodín týždenne na človeka | Spolu hodín týždenne |
|---|---|---|---|
| Prepis údajov z e-mailov a PDF do tabuľky | 0 | ||
| Hľadanie informácie v súboroch a e-mailoch | 0 | ||
| Kontrola a opravy chýb v tabuľke | 0 | ||
| Telefonáty „kde to je, kto to má" | 0 | ||
| Skladanie reportu alebo prehľadu pre vedenie | 0 | ||
| Spolu | 0 |
Hodín mesačne (× 4): 0
Výsledok vynásobte štyrmi. To sú hodiny mesačne, ktoré dnes platíte za prácu, ktorú má robiť softvér.
Potom si položte jednu otázku: kam by ušetrený čas išiel? Hodina ušetrená v obchode sa môže zmeniť na zákazku. Hodina ušetrená v administratíve sa často len rozpustí. Začnite tam, kde má čas kam ísť.
Pripíšte aj poslednú chybu, ktorá stála peniaze. Jedna zlá ponuka často zaváži viac ako hodiny.
3. Štruktúra tabuľky, ktorá vydrží
Tieto pravidlá pomôžu vždy. Ak raz prejdete na systém, prechod bude oveľa ľahší.
- Jeden riadok je jedna vec. Jedna objednávka, jeden zákazník, jedna položka.
- Jeden hárok je jeden druh vecí. Zákazníci zvlášť, objednávky zvlášť.
- Každý riadok má svoje ID. Objednávka odkazuje na zákazníka cez ID, nie cez meno.
- Stav je stĺpec, nie farba. „ponúknutá", „potvrdená", „vybavená".
- Kto to rieši, je tiež stĺpec. Nie poznámka v bunke.
- História sa nepíše prepisovaním. Zmena je nový riadok s dátumom a menom.
- Žiadne zlúčené bunky a žiadne prázdne riadky ako oddeľovače.
Tri vzory, ktoré môžete prevziať
| Proces | Hárky a stĺpce | Pravidlo |
|---|---|---|
| Objednávky | Zákazníci (ID, Názov, IČO, Kontakt) · Objednávky (ID, ID zákazníka, Dátum, Stav, Rieši, Suma) | Stav len zo zoznamu. Suma sa nikdy neprepisuje, mení sa novým riadkom. |
| Zákazníci (CRM) | Firmy (IČO, Názov, Mesto, Kto ju má na starosti, Stav) · Kontakty (IČO firmy, Meno, Pozícia, Telefón, E-mail) · Aktivity (Dátum, IČO firmy, Kto, Čo sa stalo, Ďalší krok, Termín) | IČO je kľúč, nie názov. Aktivity sa len pridávajú. |
| Sklad | Položky (Kód, Názov, Jednotka, Minimum, Stav, Objednať) · Pohyby (Dátum, Kód, Typ, Množstvo, Doklad, Kto) | Stav nikto nepíše, počíta sa z pohybov. Inventúra je nový pohyb s rozdielom. |
Vzorec pre stav skladu: =SUMIFS(Pohyby[Množstvo];Pohyby[Kód];[@Kód]). Príjmy kladne, výdaje záporne.
Upratanie za jedno popoludnie
Pozor na zdieľanie: spoluautorstvo v Microsoft 365 nevyrieši práva podľa človeka ani kontrolu vstupu. Vloženie zo schránky obíde aj Overenie údajov.
4. Čo namiesto Excelu
Nie vždy vlastný systém. Máte tri možnosti.
| Situácia | Čo zvoliť |
|---|---|
| Pár ľudí, jeden zoznam, chyby sú lacné | Ostať v Exceli a upratať štruktúru |
| Bežný proces, ktorý funguje rovnako ako inde (fakturácia, dochádzka) | Hotový SaaS, ak z neho dostanete dáta von |
| Proces, ktorým sa líšite, alebo SaaS nevie to jediné, čo potrebujete | Vlastný systém, jeden proces po druhom |
Päť otázok pred podpisom SaaS
5. Prechod bez chaosu: štyri pravidlá
- Nezačínajte veľkým presunom. U jedného klienta bol nový systém prvé týždne poloprázdny. Pomohlo jedno pravidlo: pri každom telefonáte s partnerom ho človek, ktorý hovor vybavuje, v systéme pridá alebo aktualizuje. Systém prilepte na prácu, ktorú ľudia robia každý deň.
- Nechajte cestu späť. Export do Excelu upokojí aj najväčšieho skeptika.
- Jeden proces po druhom. V našom vlastnom účtovníctve sme vymenili len spracovanie faktúr. Jedna faktúra trvala 10 až 15 minút, dnes menej ako minútu. 70 % prejde bez človeka.
- Export robte bezpečne. Text začínajúci znakom „=" môže Excel spustiť ako vzorec. Spýtajte sa na to dodávateľa.
6. Čo si pripraviť pred prvým rozhovorom
Špecifikáciu nepotrebujete. Stačia tri veci:
- doklady alebo ponuky, ktoré dnes posielate, kľudne v PDF,
- Excel, v ktorom proces žije, aj neupratený,
- tento vyplnený checklist a hárok z časti 2.