¿Qué es un acta de aceptación de software?

Un registro por escrito de la entrega: qué se ha entregado, qué se ha probado, qué defectos quedan y si el cliente lo acepta. Qué significa la firma, por ejemplo para el pago o el inicio de la garantía, lo fija su contrato con el proveedor.

¿En qué se diferencia de las pruebas de aceptación de usuario (UAT)?

Las UAT son las pruebas: las personas que van a usar el sistema lo prueban con casos reales. El acta de aceptación es el registro firmado del resultado, con los escenarios, la lista de defectos y la decisión.

¿Cuándo aceptar con reservas?

Cuando el proceso principal funciona y solo quedan defectos graves o leves (B y C), cada uno con una fecha de corrección acordada. Nuestra regla: un defecto A significa no aceptado, y una reserva sin fecha de corrección no es una reserva. Es una recomendación, no asesoramiento jurídico.

¿Se envía a algún sitio lo que relleno?

No. El acta se rellena solo en su navegador y no se envía a ninguna parte. Imprímala o guárdela como PDF. Para editarla con su equipo, descargue la versión en Word.

Plantilla para rellenar

Acta de aceptación de software: 15 pruebas y una plantilla para firmar

Un acta de aceptación de software deja constancia de que el cliente ha recibido el software y con qué defectos. Fírmela solo después de probarlo con sus propios datos: abajo tiene 15 puntos que comprobar y un acta con una lista de defectos que rellena aquí mismo. Es una plantilla, no asesoramiento jurídico.

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Lo que rellena y marca se queda solo en esta ventana del navegador. No guardamos ni enviamos nada. Al cerrar la página desaparece, así que imprima su resultado.

Para propietarios de empresas, responsables de operaciones y fundadores a quienes el proveedor acaba de decir: "Está terminado, firme el acta, por favor". La firma decide a menudo el pago, el inicio de la garantía y quién paga las correcciones. Qué exactamente, lo dice su contrato.

Una demo con datos preparados siempre funciona. Por eso tiene sentido firmar solo después de una prueba con sus datos reales, con las personas que van a usar el sistema cada día.

Parte A: Qué probar antes de firmar

Datos

1. Pruebe con datos reales. Con una copia de sus registros reales, no con los datos de demo del proveedor.
2. La migración cuadra. El número de clientes, pedidos o facturas es el mismo antes y después. Compruebe también cinco registros al azar en detalle.
3. Casos límite de su día a día. Una anulación, una factura rectificativa, un cliente con dos direcciones, tildes en un nombre, un adjunto grande.

Personas y accesos

4. Cada rol ve solo lo que debe. Entre como usuario normal, no como administrador.
5. Dar de alta y de baja a un usuario funciona. Una persona dada de baja ya no puede entrar.
6. La cuenta principal de administrador es de su empresa, no del proveedor.

Procesos

7. El proceso completo de principio a fin lo hace la persona que lo hace a diario. Sin ayuda del proveedor.
8. Entradas incorrectas. ¿Qué pasa con un campo vacío, un formato erróneo o un doble clic?
9. Correos, notificaciones y exportaciones llegan a la persona correcta y en la forma correcta.
10. Las conexiones con sus sistemas (contabilidad, tienda online, almacén) funcionan con la conexión real o una copia de ella, no solo en modo de prueba.

Operación

11. Hay copias de seguridad y se ha probado una restauración. "Hacemos copias" no basta. Pida la fecha de la última prueba de restauración.
12. Velocidad con su volumen de datos. Un sistema vacío siempre es rápido.
13. Los dispositivos que la gente usa de verdad. Un móvil en el almacén, un portátil antiguo, poca cobertura.

Entrega

14. El código, los dominios, el hosting y las cuentas de servicios están a su nombre. Un repositorio en su cuenta, no solo un archivo zip.
15. Documentación: cómo poner en marcha el sistema, dónde están los logs, a quién llamar cuando se cae.

Anote cada punto que no se haya superado en la lista de defectos de la Parte B. No firme "sin reservas" solo para que el proyecto termine de una vez.

Parte B: Acta de aceptación

Datos básicos

Proyecto
Cliente
Proveedor
Contrato
Versión / release
Entorno
Pruebas
Probado por

Alcance entregado

#	Función o requisito (según el encargo)	Entregado (sí / en parte / no)	Nota
1
2
3
4
5

Escenarios de prueba

#	Escenario	Datos (reales / copia / prueba)	Probado por	Resultado (correcto / falla)	Nota
1
2
3
4
5
6

Lista de defectos

Gravedad: A crítico = un proceso principal no funciona y no hay alternativa. B grave = funciona con una alternativa o esfuerzo extra. C leve = aspecto, textos, comodidad.

#	Descripción del defecto	Gravedad (A / B / C)	Corregir antes del	Estado
1
2
3
4

Entregado

Acceso al repositorio de código en la cuenta del cliente
Acceso al hosting, los dominios y los servicios de terceros
Documentación (puesta en marcha, operación, copias de seguridad)
Exportación de datos en un formato legible (CSV, Excel o una copia de la base de datos)

Resultado de la aceptación

Aceptado sin reservas.
Aceptado con reservas. El proveedor corrige los defectos B y C de la lista antes del [fecha]. Ningún defecto A.
No aceptado. La lista contiene un defecto A. Nueva fecha de aceptación: [fecha].

La regla que recomendamos: un defecto A significa no aceptado. Una reserva sin fecha de corrección no es una reserva.

Firmas

	Por el cliente	Por el proveedor
Nombre
Cargo
Fecha
Firma

Cómo lo hacemos nosotros

El código, los datos y la infraestructura son del cliente desde el primer día, no solo después de firmar el acta.

Preguntas frecuentes

¿Qué es un acta de aceptación de software?: Un registro por escrito de la entrega: qué se ha entregado, qué se ha probado, qué defectos quedan y si el cliente lo acepta. Qué significa la firma, por ejemplo para el pago o el inicio de la garantía, lo fija su contrato con el proveedor.
¿En qué se diferencia de las pruebas de aceptación de usuario (UAT)?: Las UAT son las pruebas: las personas que van a usar el sistema lo prueban con casos reales. El acta de aceptación es el registro firmado del resultado, con los escenarios, la lista de defectos y la decisión.
¿Cuándo aceptar con reservas?: Cuando el proceso principal funciona y solo quedan defectos graves o leves (B y C), cada uno con una fecha de corrección acordada. Nuestra regla: un defecto A significa no aceptado, y una reserva sin fecha de corrección no es una reserva. Es una recomendación, no asesoramiento jurídico.
¿Se envía a algún sitio lo que relleno?: No. El acta se rellena solo en su navegador y no se envía a ninguna parte. Imprímala o guárdela como PDF. Para editarla con su equipo, descargue la versión en Word.

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