Was ist ein Abnahmeprotokoll für Software?

Ein schriftlicher Nachweis der Übergabe: was geliefert und getestet wurde, welche Mängel offen sind und ob der Auftraggeber abnimmt. Was die Unterschrift bedeutet, etwa für die Zahlung oder den Beginn der Gewährleistung, regelt Ihr Vertrag mit dem Anbieter.

Wann unterschreibe ich eine Abnahme unter Vorbehalt?

Wenn der Hauptprozess funktioniert und nur schwere oder kleine Mängel (B und C) mit vereinbartem Termin für die Behebung offen sind. Unsere Regel: Ein Mangel A heißt nicht abgenommen, und ein Vorbehalt ohne Termin ist kein Vorbehalt. Das ist eine Empfehlung, keine Rechtsberatung.

Warum mit echten Daten testen?

Eine Demo mit vorbereiteten Daten funktioniert immer. Fehler zeigen sich erst bei Ihren Kunden, Bestellungen und Sonderfällen wie Storno, Gutschrift oder Umlauten im Namen. Nehmen Sie eine Kopie echter Datensätze.

Wird etwas, das ich ausfülle, irgendwohin gesendet?

Nein. Das Protokoll wird nur in Ihrem Browser ausgefüllt und nirgendwohin gesendet. Drucken Sie es oder speichern Sie es als PDF. Zum Bearbeiten im Team laden Sie die Word-Version.

Vorlage zum Ausfüllen

Abnahmeprotokoll für Software: Vorlage und 15 Testpunkte

Ein Abnahmeprotokoll hält fest, dass der Auftraggeber die Software übernommen hat, und mit welchen Mängeln. Unterschreiben Sie erst nach einem Test mit Ihren eigenen Daten: Unten finden Sie 15 Prüfpunkte und ein Protokoll mit Mängelliste, das Sie direkt hier ausfüllen. Es ist eine Vorlage, keine Rechtsberatung.

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Was Sie ausfüllen und abhaken, bleibt nur in diesem Browserfenster. Wir speichern und senden nichts. Nach dem Schließen ist es weg, drucken Sie Ihr Ergebnis also aus.

Für Inhaber, Betriebsleiter und Gründer, denen der Dienstleister gerade gesagt hat: „Fertig, bitte unterschreiben Sie das Protokoll." Die Unterschrift entscheidet oft über die Zahlung, den Beginn der Gewährleistung und darüber, wer Nachbesserungen bezahlt. Was genau, regelt Ihr Vertrag.

Eine Demo mit vorbereiteten Daten funktioniert immer. Deshalb lohnt sich die Unterschrift erst nach einem Test mit Ihren echten Daten, mit den Leuten, die täglich mit dem System arbeiten werden.

Teil A: Was Sie vor der Unterschrift testen sollten

Daten

1. Test mit echten Daten. Mit einer Kopie Ihrer echten Datensätze, nicht mit Demodaten des Dienstleisters.
2. Die Datenübernahme stimmt. Die Zahl der Kunden, Bestellungen oder Rechnungen ist vorher und nachher gleich. Prüfen Sie außerdem fünf zufällige Datensätze im Detail.
3. Sonderfälle aus Ihrem Alltag. Storno, Gutschrift, ein Kunde mit zwei Adressen, Umlaute im Namen, ein großer Anhang.

Personen und Zugänge

4. Jede Rolle sieht nur, was sie sehen soll. Melden Sie sich als normaler Nutzer an, nicht als Admin.
5. Nutzer anlegen und entfernen funktioniert. Eine entfernte Person kann sich nicht mehr anmelden.
6. Das Haupt-Admin-Konto gehört Ihrer Firma, nicht dem Dienstleister.

Abläufe

7. Der ganze Ablauf von Anfang bis Ende wird von der Person durchgespielt, die ihn täglich macht. Ohne Hilfe des Dienstleisters.
8. Falsche Eingaben. Was passiert bei einem fehlenden Feld, einem falschen Format oder einem Doppelklick?
9. E-Mails, Benachrichtigungen und Exporte kommen bei der richtigen Person in der richtigen Form an.
10. Anbindungen an Ihre Systeme (Buchhaltung, Onlineshop, Lager) funktionieren mit der echten Anbindung oder einer Kopie davon, nicht nur im Testmodus.

Betrieb

11. Backups existieren und eine Wiederherstellung wurde ausprobiert. „Wir sichern" reicht nicht. Fragen Sie nach dem Datum des letzten Wiederherstellungstests.
12. Geschwindigkeit bei Ihrer Datenmenge. Ein leeres System ist immer schnell.
13. Die Geräte, mit denen wirklich gearbeitet wird. Handy im Lager, älterer Laptop, schwaches Netz.

Übergabe

14. Code, Domains, Hosting und Dienstkonten laufen auf Ihren Namen. Ein Repository in Ihrem Konto, nicht nur eine ZIP-Datei.
15. Dokumentation: wie man das System startet, wo die Logs liegen, wen man bei einem Ausfall anruft.

Jeden Punkt, der nicht bestanden hat, tragen Sie in die Mängelliste in Teil B ein. Unterschreiben Sie nicht „ohne Vorbehalt", nur damit das Projekt endlich endet.

Teil B: Abnahmeprotokoll

Grunddaten

Projekt
Auftraggeber
Auftragnehmer
Vertrag
Version / Release
Umgebung
Testzeitraum
Getestet von

Gelieferter Umfang

#	Funktion oder Anforderung (laut Auftrag)	Geliefert (ja / teilweise / nein)	Anmerkung
1
2
3
4
5

Testszenarien

#	Szenario	Daten (echt / Kopie / Test)	Getestet von	Ergebnis (OK / nicht OK)	Anmerkung
1
2
3
4
5
6

Mängelliste

Schweregrad: A kritisch = ein Hauptablauf funktioniert nicht und lässt sich nicht umgehen. B schwer = funktioniert mit Umweg oder deutlich mehr Aufwand. C leicht = Optik, Text, Komfort.

#	Beschreibung des Mangels	Schweregrad (A / B / C)	Behoben bis	Status
1
2
3
4

Übergeben

Zugang zum Code-Repository im Konto des Auftraggebers
Zugänge zu Hosting, Domains und Diensten Dritter
Dokumentation (Start, Betrieb, Backups)
Datenexport in einem lesbaren Format (CSV, Excel oder Datenbank-Backup)

Ergebnis der Abnahme

Abgenommen ohne Vorbehalt.
Abgenommen unter Vorbehalt. Die Mängel B und C aus der Liste behebt der Auftragnehmer bis [Datum]. Kein Mangel A.
Nicht abgenommen. Die Liste enthält einen Mangel A. Neuer Abnahmetermin: [Datum].

Die Regel, die wir empfehlen: Ein Mangel A bedeutet nicht abgenommen. Ein Vorbehalt ohne Termin für die Behebung ist kein Vorbehalt.

Unterschriften

	Für den Auftraggeber	Für den Auftragnehmer
Name
Funktion
Datum
Unterschrift

So machen wir es

Code, Daten und Infrastruktur gehören dem Kunden ab dem ersten Tag, nicht erst nach der Unterschrift unter das Protokoll.

Häufige Fragen

Was ist ein Abnahmeprotokoll für Software?: Ein schriftlicher Nachweis der Übergabe: was geliefert und getestet wurde, welche Mängel offen sind und ob der Auftraggeber abnimmt. Was die Unterschrift bedeutet, etwa für die Zahlung oder den Beginn der Gewährleistung, regelt Ihr Vertrag mit dem Anbieter.
Wann unterschreibe ich eine Abnahme unter Vorbehalt?: Wenn der Hauptprozess funktioniert und nur schwere oder kleine Mängel (B und C) mit vereinbartem Termin für die Behebung offen sind. Unsere Regel: Ein Mangel A heißt nicht abgenommen, und ein Vorbehalt ohne Termin ist kein Vorbehalt. Das ist eine Empfehlung, keine Rechtsberatung.
Warum mit echten Daten testen?: Eine Demo mit vorbereiteten Daten funktioniert immer. Fehler zeigen sich erst bei Ihren Kunden, Bestellungen und Sonderfällen wie Storno, Gutschrift oder Umlauten im Namen. Nehmen Sie eine Kopie echter Datensätze.
Wird etwas, das ich ausfülle, irgendwohin gesendet?: Nein. Das Protokoll wird nur in Ihrem Browser ausgefüllt und nirgendwohin gesendet. Drucken Sie es oder speichern Sie es als PDF. Zum Bearbeiten im Team laden Sie die Word-Version.

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