Automatické zpracování objednávek z e-mailu

Zpracování objednávek z e-mailu se dá automatizovat ve třech krocích. AI přečte e-mail i přílohu a údaje vyplní do vašeho systému. Člověk je zkontroluje a potvrdí. Teprve když kontrola přestane nacházet chyby, vybrané typy objednávek jdou úplně samy.

První podmínka je jednoduchá: objednávka musí mít kam dorazit. Níže najdete postup, tabulku údajů a zkušenost ze spedice.

Jak dnes vypadá objednávka z e-mailu?

Ve většině firem stejně. Zákazník pošle e-mail, někdy s PDF, někdy s Excelem, někdy jen tři řádky textu. Někdo ho otevře, přečte a údaje přepíše do systému nebo do tabulky. Pak odepíše, že objednávku přijal.

Ve spedici je to ještě pestřejší. Přepravní požadavek obsahuje místo nakládky a vykládky, termín, zboží, hmotnost a někdy cenu. Každý zákazník ho píše jinak. Jeden posílá tabulku, druhý PDF ze svého systému, třetí krátký e-mail z telefonu.

Přepisování není těžké. Je jen nekonečné. A chyba v jednom čísle znamená kamion na špatné adrese nebo špatnou cenu v nabídce.

Jak automatizovat zpracování objednávek z e-mailu?

Postup, který navrhujeme, má tři kroky:

Stejný postup nám běží ve vlastním účetnictví u faktur, které chodí e-mailem. Jedna faktura dřív zabrala 10 až 15 minut. Dnes ji systém zpracuje za méně než minutu. Bez člověka projde 70 % faktur.

Zbylých 30 % řeší člověk záměrně. Sken, nový dodavatel, neobvyklý doklad. U objednávek platí totéž: radši jednou potvrdit než poslat kamion na špatnou adresu.

Jaké údaje je potřeba z objednávky vytáhnout?

Než začnete, napište si, co musí být v systému, aby se objednávka dala vyřídit. U přepravního požadavku to vypadá takto:

Důležité pravidlo: co doplní AI, zůstává označené, dokud to člověk nepotvrdí. Systém si nemá vymýšlet. Prázdné pole je lepší než špatně vyplněné. U nového zákazníka se vyplatí ověřit i DIČ, třeba přes náš nástroj na ověření DIČ.

Co musí být hotové před automatizací?

Místo, kam objednávka dorazí. Pokud dnes objednávky leží ve schránce a ve třech Excelech, AI jen přesune přepisování jinam.

V jedné spediční firmě byly kontakty na dopravce i přepravy roztroušeny v Excelech, e-mailech a v hlavách speditérů. Nejdřív jsme je dali do jednoho systému. Automatizace má smysl až nad daty, která jsou na jednom místě.

Největší úsporu přitom často neudělá AI. Udělá ji pořádné vyhledávání a data na jednom místě. AI pak přidá rychlost na vstupu.

Než začnete, zaškrtněte si, co už máte:

Pokud systém zatím nemáte a všechno běží v tabulkách, začněte článkem Kdy Excel firmě přestává stačit.

Stáhněte si plán AI agent ve firmě: prvních 30 dní (PDF)

Než něco zautomatizujete, zapište si jeden proces. Stáhněte si Procesní mapu na jednu stranu (Excel)

Potřebujete na to AI agenta?

Objednávka má pevný obsah, i když ji každý píše jinak. Agent, který sám rozhoduje, přichází na řadu až u odpovědí zákazníkům nebo u nabídek. Takovou automatizaci firmy stavíme přímo nad vaším systémem.

Rozdíl vysvětlujeme v článku Co je AI agent?. Pokud vám vedle objednávek chodí i dotazy zákazníků, podívejte se na AI agenta na odpovědi na e-maily zákazníků.

Kdy to nedoporučujeme

• Objednávek je jen pár týdně. Přepisujte je dál ručně. Automatizace se nevyplatí.
• Objednávky nemají kam přistát, všechno je ve schránce a v Excelech. Nejdřív jeden systém nebo uklizená tabulka. Automatizace až potom.
• Zákazníci by uměli objednávat přes e-shop nebo formulář. Pošlete je tam. Přepisování zmizí i bez AI.
• Váš systém už umí import objednávek z e-mailu. Zapněte ho. Na míru není potřeba stavět nic.

Přepisujete objednávky ručně?

Pošlete nám dvě nebo tři objednávky tak, jak vám dnes chodí, klidně v PDF. Ozveme se do dvou pracovních dnů a společně vybereme, co vyřešíme jako první.

Pokud si chcete nejdřív promluvit, domluvte si meeting na 15 minut s Filipem.

Kolik objednávek denně u vás dnes někdo přepisuje ručně?

Časté otázky

Dá se zpracování objednávek z e-mailu automatizovat?

Ano. AI přečte e-mail i přílohu, vytáhne z nich údaje a vyplní je do formuláře ve vašem systému. Člověk údaje zkontroluje a potvrdí. Úplně automaticky běží až typy, u kterých kontrola přestala nacházet chyby.

Zvládne AI objednávky v PDF nebo v Excelu?

Ano, přílohy v PDF, Excelu i text přímo v e-mailu. Horší jsou nekvalitní skeny a ručně psané poznámky. Ty má systém označit a poslat člověku.

Co když v objednávce chybí údaj?

Systém si ho nemá vymýšlet. Pole zůstane prázdné a označené, takže si člověk údaj vyžádá od zákazníka. Údaj, který doplnila AI, má být viditelně označený, dokud ho někdo nepotvrdí.

Potřebuji kvůli tomu nový systém?

Potřebujete místo, kam objednávka dorazí, jinak jen přesunete přepisování jinam. Pokud dnes objednávky leží v Excelu a ve schránce, prvním krokem je jeden systém pro všechny.