Kdy Excel firmě přestává stačit? 5 znaků

Excel firmě přestává stačit ve chvíli, kdy do něj zapisuje víc lidí najednou. Nebo když proces žije v barvách a v hlavě jednoho člověka. Do té doby je Excel skvělý nástroj a měnit ho nemusíte.

Níže najdete pět znaků, podle kterých to poznáte. Pak co zkusit, než si objednáte systém, a jak dopadl přechod z Excelu v jedné spediční firmě.

Podle čeho poznáte, že vám Excel už nestačí?

Stačí, když u vás platí dva z těchto pěti znaků. Zaškrtněte, co o vás platí. Věta „já mám jiný Excel“ je nejjistější znamení ze všech.

Excel chybě nezabrání, jen ji potichu uloží.

Pokud neplatí ani jeden, nechte Excel, jak je. Nový systém by vám nic neušetřil.

Stáhněte si checklist Kdy Excel přestává stačit (PDF)

Než něco zautomatizujete, zapište si jeden proces. Stáhněte si Procesní mapu na jednu stranu (Excel)

Může do Excelu zapisovat více uživatelů najednou?

Ano, pokud je soubor na OneDrive nebo SharePointu a otevíráte ho v Microsoft 365. Změny kolegů pak vidíte téměř okamžitě. Pro sdílený seznam pár lidí to stačí.

Tři věci to ale nevyřeší:

• Práva. Kdokoli může přepsat cokoli, i cizí řádek.
• Kontrolu vstupu. Datum je jednou text a jednou číslo. Jméno zákazníka je napsané třikrát jinak.
• Odpovědnost. Historie verzí pomůže dohledat, co se stalo. Chybě ale nezabrání.

Jakmile si lidé soubor začnou „zamykat“ telefonem („nesahej tam, dělám nabídky“), sdílení už nepomáhá. Pak potřebujete systém, který ví, kdo co dělá.

Co místo Excelu?

Ne vždy vlastní systém. Máte tři možnosti a každá sedí na jinou situaci.

Excel jako CRM funguje, dokud jednoho zákazníka řeší jeden člověk. Jakmile ho řeší dva a poznámky si každý vede jinde, CRM nemáte.

Skladová evidence v Excelu funguje, dokud se zbožím pracuje jeden člověk. Když příjem, výdej a prodej dělají různí lidé, stav v tabulce se rozejde se skutečností.

U hotového SaaS se před podpisem zeptejte, jak z něj dostanete svá data. Pokud jen jako PDF, přečtěte si nejdřív, co dělat, když dodavatel nechce vydat data.

Jednoduchá struktura, která pomůže vždycky

I když v Excelu zůstanete, tahle pravidla vám ušetří čas. A pokud jednou přejdete na systém, bude přechod mnohem snazší.

• Jeden řádek je jedna věc: jedna objednávka, jeden zákazník, jedna položka.
• Jeden list je jeden druh věcí. Zákazníci zvlášť, objednávky zvlášť.
• Každý řádek má své číslo (ID). Objednávka odkazuje na zákazníka přes ID, ne přes jméno.
• Stav je sloupec, ne barva: „navržená“, „potvrzená“, „vyřízená“.
• Kdo to má na starosti, je taky sloupec. Ne poznámka v buňce.
• Žádné sloučené buňky a žádné prázdné řádky jako oddělovače.

Jak vypadá přechod z Excelu v praxi?

Ve spediční firmě KIABA byly kontakty na dopravce v Excelech, e-mailech, na papíře a v hlavách dispečerů. Když bylo potřeba najít kamion, nehledalo se v systému. Telefonovalo se.

Udělali jsme jeden systém pro všechny. A upřímně: dlouho byl poloprázdný. Dispečeři měli plný diář a neměli čas zadávat dopravce. Dohoda, že dopravce obvolají a údaje doplní, se neujala. Žádný software nepomůže, když v něm nejsou data.

Majitel měl od začátku jasnou podmínku: systém spustí, až bude jako Excel, jen lepší. Proto jsme nejdřív převzali návyky z Excelu. Každé kliknutí navíc oproti tabulce lidi brzdilo, protože mají svalovou paměť z Excelu. Barvy jsme ale nechali na stavu záznamu, ne na ručním přebarvování. Jinak by data lhala.

Nový člověk dnes má všechny kontakty na dopravce od prvního dne.

Z toho máme dvě pravidla pro každý přechod z Excelu.

Jak začít, když nemáte zadání?

Zadání nepotřebujete. Před prvním rozhovorem od vás chceme tři věci.

Z toho vám řekneme, jestli má systém smysl, nebo stačí uklidit Excel. Pokud systém, řešíme jeden proces, ne celou firmu najednou. A rovnou se domluvíme, komu bude patřit. Víc v článku Kdo vlastní zdrojový kód aplikace na míru.

Kolik vás ruční práce v Excelu stojí, spočítá kalkulačka návratnosti automatizace. Jak u nás vypadá automatizace firmy, popisujeme na samostatné stránce.

Kdy to nedoporučujeme

• Neplatí u vás ani jeden z pěti znaků. Nechte Excel být. Ukliďte strukturu podle seznamu výše.
• Proces je běžný, například fakturace nebo docházka. Kupte hotový SaaS, pokud z něj dostanete data ven.
• Hledáte šablonu do Excelu, například na docházku nebo knihu jízd. Tu najdete na internetu bez poplatku. Nás na to nepotřebujete.
• Chcete celou firmu na novém systému najednou. To nedoporučujeme. Začněte jedním procesem, který bolí nejvíc.

Je váš Excel na hraně?

Pošlete nám, co máte. Ozveme se do dvou pracovních dnů a společně vybereme, co vyřešíme jako první.

Pokud si chcete nejdřív promluvit, domluvte si meeting na 15 minut s Filipem.

Který z pěti znaků u vás platí jako první?

Časté dotazy

Kdy Excel firmě přestává stačit?

Když do něj zapisuje víc lidí najednou, když proces žije v barvách a v hlavě jednoho člověka, když kvůli jedné odpovědi otevíráte několik souborů, nebo když chyba v tabulce už stála peníze. Platí-li dva z těchto znaků, vyplatí se hledat jinou cestu.

Může do Excelu zapisovat více uživatelů najednou?

Ano, pokud je soubor na OneDrive nebo SharePointu a otevíráte ho v Microsoft 365. Nedostanete ale práva po řádcích ani kontrolu vstupu, takže kdokoli může přepsat cokoli.

Dá se Excel používat jako CRM?

Ano, dokud jednoho zákazníka řeší jeden člověk. Jakmile ho řeší dva a poznámky si každý vede jinde, přestává to fungovat.

Jaká je alternativa k Excelu?

U běžného procesu hotový SaaS, pokud z něj dostanete data ven. U procesu, kterým se lišíte od konkurence, vlastní systém, jeden proces po druhém. A pokud jsou chyby levné, stačí uklidit strukturu tabulky.

Potřebuju před objednáním systému zadání?

Ne. Stačí doklady, které dnes posíláte, Excel, ve kterém proces žije, a názvy nástrojů, které se vám líbí.