Excel pro více uživatelů: proč se to kazí

Zápis více uživatelů do Excelu funguje, pokud je soubor na OneDrive nebo v SharePointu a všichni ho otevírají v Microsoft 365. Kazí se, když dva upraví stejný řádek, když někdo otevře soubor ve starém Excelu, nebo když lidé potřebují různá oprávnění. Spoluvytváření řeší souběžný zápis. Pořádek v datech neřeší.

Níže najdete, jak sdílení nastavit správně, co vyřeší a co ne. A kdy je čas na systém.

Jak nastavit Excel pro více uživatelů?

Microsoft na to má spoluvytváření (co-authoring). Nastavíte ho v pěti krocích:

Možná hledáte volbu „Povolit úpravy více uživatelům současně“. Ta patří ke staršímu Sdílenému sešitu. Microsoft ho vede jako starší funkci a doporučuje spoluvytváření. Nevracejte se k němu.

Co spoluvytváření v Microsoft 365 vyřeší a co ne?

Levý sloupec stačí na sdílený seznam pár lidí. Pravý sloupec je důvod, proč se sdílený Excel ve firmě dřív nebo později pokazí.

Proč se sdílený Excel kazí?

Ne proto, že je Excel špatný. Protože dělá přesně to, k čemu byl navržený. Je to tabulka, ne systém, který ví, kdo co dělá.

Poslední vyhrává. Když dva upraví stejnou buňku, Excel většinou nechá poslední uloženou změnu. Ten první se to nedozví.

Jeden starý Excel zamkne všechny. Stačí kolega se starou verzí a ostatní dostanou hlášení, že je soubor zamčený. Nikdo neví proč.

Offline změny dorazí později. Co kolega zapíše na notebooku bez internetu, sloučí se až po připojení. Do té doby pracujete s jiným stavem.

Rada Microsoftu je ve skutečnosti nouzové řešení. Aby ke konfliktům nedocházelo, Microsoft radí rozdělit lidem oblasti nebo listy. Ve firmě to vypadá jako telefonát: „Nesahej tam, dělám nabídky.“ Jakmile si lidé soubor zamykají telefonem, sdílení už nepomáhá.

Heslo nejsou oprávnění. List zamčený heslem chrání před omylem. Heslo ale dřív nebo později zná každý, kdo do něj potřebuje psát.

Kdy sdílený Excel nahradit systémem?

Zaškrtněte, co o vás platí. Každý nezaškrtnutý bod je jeden znak, že sdílení už nestačí. Stačí dva.

Vyzkoušejte první měsíc. Pokud nedodáme, co jsme si sepsali, vrátíme 50 %. Měsíční předplatné od 3 980 € bez DPH, pozastavíte nebo zrušíte kdykoli. Nebo fixní cena za projekt: napište nám, co potřebujete, a pošleme vám cenovou nabídku. Kód, data a infrastruktura patří klientovi od prvního dne.

Pokud sdílíte zákazníky, podívejte se na Excel jako CRM: kde se to láme. Pokud sdílíte zásoby, na Skladová evidence v Excelu: kdy už nestačí. Všech pět znaků pro celou firmu najdete v článku Kdy Excel firmě přestává stačit.

Stáhněte si checklist Kdy Excel přestává stačit (PDF)

Než něco zautomatizujete, zapište si jeden proces. Stáhněte si Procesní mapu na jednu stranu (Excel)

Jak to vypadalo v jedné spediční firmě?

Ve spediční firmě KIABA byly kontakty na dopravce v osobních Excelech a v hlavách. Objednávky a nabídky žily v jednom sdíleném sešitu. Proces nesly barvy: hotové, nabídka, rozpracované. Když majitel skryl sloupec, změnu viděli všichni. Sdílený sešit totiž sdílí i nastavení.

Při stavbě systému chtěli vidět, kdo kde právě píše. Volný výběr barvy jsme odmítli. Barva musí vycházet ze stavu, jinak tabulka zase lže. Dnes mají jeden systém s rolemi správce a uživatele. Takový přechod děláme v rámci softwaru na míru, jeden proces po druhém.

Kdy to nedoporučujeme

• Do souboru píše pár lidí a každý má svou část. Spoluvytváření v Microsoft 365 stačí. Nastavte ho podle návodu výše.
• Soubor zamyká jeden kolega se starým Excelem. Aktualizujte mu Excel, nebo ať otevírá soubor na webu. Systém nepotřebujete.
• Potřebujete jen vidět, kdo co změnil. Historie verzí v Microsoft 365 to ukáže. Nic nového nekupujte.

Hádají se u vás lidé o jeden soubor?

Pošlete nám sdílený Excel, se kterým máte největší potíže. Ozveme se do dvou pracovních dnů a společně vybereme, co vyřešíme jako první.

Pokud si chcete nejdřív promluvit, domluvte si meeting na 15 minut s Filipem.

Kolikrát tento týden někdo řekl „nesahej tam“?

Časté dotazy

Jak nastavit Excel pro více uživatelů?

Uložte soubor ve formátu .xlsx na OneDrive nebo do SharePointu, zapněte automatické ukládání a pošlete kolegům odkaz s oprávněním upravovat. Všichni potřebují Microsoft 365 nebo Excel na webu.

Může do Excelu zapisovat více uživatelů najednou?

Ano, přes spoluvytváření v Microsoft 365. Když ale dva změní stejnou buňku, většinou platí poslední uložená změna. A kdokoli může přepsat cokoli.

Kde najdu volbu „Povolit úpravy více uživatelům současně“?

Patří ke staršímu Sdílenému sešitu. Microsoft ho vede jako starší funkci a doporučuje spoluvytváření. Nevracejte se k němu.

Proč se mi sdílený Excel zamyká?

Nejčastěji proto, že ho někdo otevřel ve verzi Excelu, která spoluvytváření nepodporuje. Stačí jeden člověk a ostatní dostanou hlášení, že je soubor zamčený. Zkontrolujte také, že soubor není jen pro čtení.

Kdy sdílený Excel nahradit systémem?

Když si lidé soubor domlouvají telefonem, když se přepisují cizí řádky, když potřebujete oprávnění podle člověka, nebo když chyba v tabulce už stála peníze.