Wann reicht Excel im Unternehmen nicht mehr?

Excel reicht nicht mehr, sobald mehrere Leute gleichzeitig hineinschreiben. Oder wenn der Prozess in Farben und im Kopf einer einzigen Person lebt. Bis dahin ist Excel ein hervorragendes Werkzeug, und Sie müssen nichts ändern.

Unten finden Sie fünf Anzeichen, an denen Sie das erkennen. Danach, was Sie vor einer Systembestellung ausprobieren sollten, und wie eine Spedition den Wechsel weg von Excel geschafft hat.

Woran erkennen Sie, dass Excel nicht mehr reicht?

Zwei dieser fünf Anzeichen genügen. Haken Sie ab, was bei Ihnen zutrifft. „Ich habe ein anderes Excel“ ist das sicherste Zeichen von allen.

Excel verhindert den Fehler nicht. Es speichert ihn nur still.

Trifft keines davon zu, lassen Sie Excel, wie es ist. Ein neues System würde Ihnen nichts sparen.

Checkliste herunterladen: Wann Excel nicht mehr reicht (PDF)

Bevor Sie etwas automatisieren, schreiben Sie einen Prozess auf. Laden Sie die Prozesslandkarte auf einer Seite herunter (Excel)

Können mehrere Personen gleichzeitig in Excel arbeiten?

Ja, wenn die Datei auf OneDrive oder SharePoint liegt und Sie sie in Microsoft 365 öffnen. Änderungen der Kollegen sehen Sie dann fast sofort. Für eine gemeinsame Liste mit wenigen Leuten reicht das.

Drei Dinge löst es aber nicht:

• Rechte. Jeder kann alles überschreiben, auch fremde Zeilen.
• Eingabeprüfung. Ein Datum ist einmal Text, einmal Zahl. Derselbe Kunde ist dreimal anders geschrieben.
• Verantwortung. Der Versionsverlauf hilft herauszufinden, was passiert ist. Den Fehler verhindert er nicht.

Sobald Leute die Datei per Telefon „sperren“ („nicht anfassen, ich mache gerade Angebote“), hilft das Teilen nicht mehr. Dann brauchen Sie ein System, das weiß, wer was tut.

Was statt Excel?

Nicht immer ein eigenes System. Sie haben drei Optionen, und jede passt zu einer anderen Situation.

Excel als CRM funktioniert, solange einen Kunden eine Person betreut. Betreuen ihn zwei und führt jeder Notizen woanders, haben Sie kein CRM.

Lagerverwaltung in Excel funktioniert, solange eine Person die Ware bewegt. Machen Wareneingang, Ausgang und Verkauf verschiedene Leute, stimmt die Tabelle nicht mehr mit dem Lager überein.

Fragen Sie bei einer fertigen SaaS-Lösung vor der Unterschrift, wie Sie Ihre Daten wieder herausbekommen. Lautet die Antwort „als PDF“, lesen Sie zuerst, was zu tun ist, wenn der Anbieter Ihre Daten nicht herausgibt.

Eine einfache Struktur, die immer hilft

Auch wenn Sie in Excel bleiben, sparen diese Regeln Zeit. Und wenn Sie irgendwann auf ein System wechseln, wird der Umstieg viel leichter.

• Eine Zeile ist eine Sache: ein Auftrag, ein Kunde, ein Artikel.
• Ein Tabellenblatt pro Datenart: Kunden getrennt, Aufträge getrennt.
• Jede Zeile hat eine eigene Nummer (ID). Ein Auftrag verweist per ID auf den Kunden, nicht per Name.
• Der Status ist eine Spalte, keine Farbe: „vorgeschlagen“, „bestätigt“, „erledigt“.
• Wer zuständig ist, ist ebenfalls eine Spalte. Keine Notiz in einer Zelle.
• Keine verbundenen Zellen und keine Leerzeilen als Trenner.

Wie sieht der Umstieg von Excel in der Praxis aus?

In der Spedition KIABA lagen die Kontakte zu Frachtführern in Excel-Dateien, E-Mails, auf Papier und in den Köpfen der Disponenten. Wenn ein Lkw gebraucht wurde, suchte niemand in einem System. Man telefonierte.

Wir haben ein System für alle gebaut. Und ehrlich: Lange war es halb leer. Die Disponenten hatten volle Kalender und keine Zeit, Frachtführer einzutragen. Die Abmachung, Frachtführer anzurufen und ihre Daten zu ergänzen, setzte sich nicht durch. Keine Software hilft, wenn keine Daten darin sind.

Der Inhaber hatte von Anfang an eine klare Bedingung: Umgestellt wird, wenn das System wie Excel funktioniert, nur besser. Deshalb haben wir zuerst die Gewohnheiten aus Excel übernommen. Jeder zusätzliche Klick gegenüber der Tabelle bremste die Leute, denn ihre Hände kennen Excel auswendig. Die Farben kommen aber aus dem Status des Datensatzes, nicht aus manuellem Umfärben. Sonst würden die Daten lügen.

Heute hat ein neuer Mitarbeiter alle Frachtführer-Kontakte vom ersten Tag an.

Daraus haben wir zwei Regeln für jeden Umstieg von Excel.

Wie anfangen, wenn Sie kein Lastenheft haben?

Sie brauchen keins. Vor dem ersten Gespräch bitten wir Sie um drei Dinge.

Daraus sagen wir Ihnen, ob ein System sinnvoll ist oder ein aufgeräumtes Excel genügt. Wenn ein System, dann ein Prozess, nicht die ganze Firma auf einmal. Und wir klären gleich, wem es gehören wird. Mehr dazu in Wem gehört der Code von Individualsoftware?.

Was Sie die Handarbeit in Excel kostet, rechnet der ROI-Rechner für Automatisierung aus. Wie Prozessautomatisierung bei uns aussieht, steht auf einer eigenen Seite.

Wann wir davon abraten

• Keines der fünf Zeichen trifft auf Sie zu. Lassen Sie Excel, wie es ist. Räumen Sie die Struktur nach der Liste oben auf.
• Der Prozess ist Standard, zum Beispiel Rechnungen oder Zeiterfassung. Kaufen Sie eine fertige SaaS-Lösung, sofern Sie Ihre Daten herausbekommen.
• Sie suchen eine Excel-Vorlage, etwa für Zeiterfassung oder ein Fahrtenbuch. Die finden Sie kostenlos. Dafür brauchen Sie uns nicht.
• Sie wollen die ganze Firma auf einmal auf ein neues System bringen. Davon raten wir ab. Beginnen Sie mit dem Prozess, der am meisten schmerzt.

Ist Ihr Excel am Limit?

Schicken Sie uns, was Sie haben. Wir melden uns innerhalb von zwei Arbeitstagen und wählen gemeinsam, was wir zuerst lösen.

Wenn Sie lieber zuerst sprechen möchten, buchen Sie ein 15-Minuten-Meeting mit Filip.

Was bremst Sie gerade am meisten?

Häufige Fragen

Wann reicht Excel im Unternehmen nicht mehr?

Wenn mehrere Leute gleichzeitig hineinschreiben, wenn der Prozess in Farben und im Kopf einer Person lebt, wenn eine Antwort mehrere Dateien braucht oder wenn ein Tabellenfehler schon Geld gekostet hat. Treffen zwei davon zu, lohnt sich eine andere Lösung.

Können mehrere Personen gleichzeitig in einer Excel-Datei arbeiten?

Ja, wenn die Datei auf OneDrive oder SharePoint liegt und Sie sie in Microsoft 365 öffnen. Rechte pro Zeile und Eingabeprüfungen bekommen Sie damit aber nicht, jeder kann alles überschreiben.

Taugt Excel als CRM?

Ja, solange einen Kunden eine Person betreut. Sobald zwei Personen denselben Kunden betreuen und Notizen an verschiedenen Stellen führen, funktioniert es nicht mehr.

Was ist die Alternative zu Excel?

Für einen Standardprozess eine fertige SaaS-Lösung, sofern Sie Ihre Daten wieder herausbekommen. Für einen Prozess, mit dem Sie sich vom Wettbewerb abheben, ein eigenes System, ein Prozess nach dem anderen. Sind Fehler billig, genügt eine aufgeräumte Tabellenstruktur.

Brauche ich vor der Bestellung ein Lastenheft?

Nein. Es reichen die Dokumente, die Sie heute verschicken, die Excel-Datei, in der der Prozess lebt, und die Namen von Tools, die Ihnen gefallen.