Aufträge aus E-Mails automatisch verarbeiten

Die Verarbeitung von Aufträgen aus E-Mails lässt sich in drei Schritten automatisieren. Die KI liest E-Mail und Anhang und trägt die Daten in Ihr System ein. Ein Mensch prüft und bestätigt. Erst wenn die Kontrolle keine Fehler mehr findet, laufen ausgewählte Auftragstypen ganz allein.

Die erste Bedingung ist einfach: Der Auftrag braucht einen Ort, an dem er landet. Unten finden Sie den Ablauf, eine Tabelle der Daten und unsere Erfahrung aus der Spedition.

Wie sieht ein Auftrag per E-Mail heute aus?

In den meisten Firmen gleich. Ein Kunde schickt eine E-Mail, mal mit PDF, mal mit Excel, mal nur drei Zeilen Text. Jemand öffnet sie, liest sie und tippt die Daten in ein System oder eine Tabelle ab. Dann antwortet er, dass der Auftrag angekommen ist.

In der Spedition ist es noch bunter. Eine Transportanfrage enthält Lade- und Entladeort, Termin, Ware, Gewicht und manchmal einen Preis. Jeder Kunde schreibt sie anders. Einer schickt eine Tabelle, ein anderer ein PDF aus seinem System, ein dritter eine kurze E-Mail vom Handy.

Abtippen ist nicht schwer. Es hört nur nie auf. Und ein Fehler in einer Zahl bedeutet einen Lkw an der falschen Adresse oder einen falschen Preis im Angebot.

Wie automatisieren Sie die Verarbeitung von Aufträgen aus E-Mails?

Der Ablauf, den wir vorschlagen, hat drei Schritte:

Derselbe Ablauf läuft in unserer eigenen Buchhaltung, mit Rechnungen, die per E-Mail kommen. Eine Rechnung dauerte früher 10 bis 15 Minuten. Heute verarbeitet das System sie in weniger als einer Minute. 70 % der Rechnungen laufen ganz ohne Menschen durch.

Die übrigen 30 % gehen absichtlich über einen Menschen. Ein Scan, ein neuer Lieferant, ein ungewöhnlicher Beleg. Für Aufträge gilt dasselbe: lieber einmal bestätigen als einen Lkw an die falsche Adresse schicken.

Welche Daten müssen aus dem Auftrag gezogen werden?

Schreiben Sie vor dem Start auf, was im System stehen muss, damit der Auftrag bearbeitet werden kann. Bei einer Transportanfrage sieht das so aus:

Eine wichtige Regel: Was die KI ergänzt, trägt eine Markierung, bis ein Mensch es abhakt. Das System darf nichts erfinden. Ein leeres Feld ist besser als ein falsch ausgefülltes. Bei einem neuen Kunden lohnt es sich, auch die USt-IdNr. zu prüfen, etwa mit unserem USt-IdNr.-Check.

Was muss vor der Automatisierung stehen?

Ein Ort, an dem der Auftrag landet. Liegen Aufträge heute im Postfach und in drei Excel-Dateien, verlagert die KI das Abtippen nur.

Bei einer Spedition waren Frachtführer und Transporte über Excel-Dateien, E-Mails und die Köpfe der Disponenten verstreut. Zuerst haben wir sie in ein System gebracht. Automatisierung ergibt erst Sinn, wenn die Daten an einem Ort liegen.

Die größte Ersparnis bringt dabei oft nicht die KI. Sie kommt von einer ordentlichen Suche und Daten an einem Ort. Die KI bringt dann Tempo beim Eingang.

Haken Sie vor dem Start ab, was Sie schon haben:

Haben Sie noch kein System und läuft alles in Tabellen, beginnen Sie mit dem Artikel Wann reicht Excel im Unternehmen nicht mehr?

Plan herunterladen: Ein KI-Agent im Unternehmen, die ersten 30 Tage (PDF)

Bevor Sie etwas automatisieren, schreiben Sie einen Prozess auf. Laden Sie die Prozesslandkarte auf einer Seite herunter (Excel)

Brauchen Sie dafür einen KI-Agenten?

Ein Auftrag hat einen festen Inhalt, auch wenn ihn jeder anders schreibt. Ein Agent, der selbst entscheidet, kommt erst bei Antworten an Kunden oder bei Angeboten ins Spiel. Diese Art von Prozessautomatisierung bauen wir direkt auf Ihrem System auf.

Den Unterschied erklären wir im Artikel Was ist ein KI-Agent? Kommen neben den Aufträgen auch Kundenfragen per E-Mail, lesen Sie KI-Agent für Kunden-E-Mails.

Wann wir davon abraten

• Sie bekommen nur ein paar Aufträge pro Woche. Tippen Sie sie weiter von Hand ab. Automatisierung lohnt sich nicht.
• Aufträge haben kein Ziel, alles liegt im Postfach und in Tabellen. Zuerst ein System oder eine aufgeräumte Tabelle. Automatisierung danach.
• Kunden könnten über einen Onlineshop oder ein Formular bestellen. Schicken Sie sie dorthin. Das Abtippen verschwindet ganz ohne KI.
• Ihr System kann Aufträge schon aus E-Mails importieren. Schalten Sie das ein. Gebaut werden muss nichts.

Tippen Sie Aufträge noch von Hand ab?

Schicken Sie uns zwei oder drei Aufträge so, wie sie heute ankommen, gern als PDF. Wir melden uns innerhalb von zwei Arbeitstagen und wählen gemeinsam, was wir zuerst lösen.

Wenn Sie lieber zuerst sprechen möchten, buchen Sie ein 15-Minuten-Meeting mit Filip.

Wie viele Aufträge tippt bei Ihnen heute jemand täglich von Hand ab?

Häufige Fragen

Lässt sich die Verarbeitung von Bestellungen aus E-Mails automatisieren?

Ja. Die KI liest E-Mail und Anhang, zieht die Daten heraus und trägt sie in ein Formular in Ihrem System ein. Ein Mensch prüft und bestätigt. Vollautomatisch laufen erst die Typen, bei denen die Kontrolle keine Fehler mehr findet.

Kommt die KI mit Bestellungen als PDF oder Excel zurecht?

Ja, mit Anhängen als PDF und Excel ebenso wie mit Text direkt in der E-Mail. Schwieriger sind schlechte Scans und handschriftliche Notizen. Diese soll das System markieren und an einen Menschen geben.

Was, wenn in der Bestellung eine Angabe fehlt?

Das System darf sie nicht erfinden. Das Feld bleibt leer und markiert, und ein Mensch fragt beim Kunden nach. Was die KI ergänzt hat, muss sichtbar markiert sein, bis es jemand bestätigt.

Brauche ich dafür ein neues System?

Sie brauchen einen Ort, an dem die Bestellung landet, sonst verlagern Sie das Abtippen nur. Leben Bestellungen heute in Excel und im Postfach, ist der erste Schritt ein System für alle.