Excel mit mehreren Benutzern: warum es hakt

Excel mit mehreren Benutzern funktioniert, wenn die Datei auf OneDrive oder in SharePoint liegt und alle sie in Microsoft 365 öffnen. Es hakt, wenn zwei dieselbe Zeile ändern, wenn jemand die Datei in einem alten Excel öffnet oder wenn Leute unterschiedliche Rechte brauchen. Co-Authoring löst gleichzeitiges Schreiben. Ordnung in den Daten löst es nicht.

Unten finden Sie, wie Sie das Teilen richtig einrichten, was es löst und was nicht. Und wann es Zeit für ein System ist.

Wie richtet man Excel für mehrere Benutzer ein?

Microsoft nennt das gemeinsame Dokumenterstellung, kurz Co-Authoring. Sie richten es in fünf Schritten ein:

Vielleicht suchen Sie die alte Option zum Freigeben einer Arbeitsmappe. Microsoft führt sie als ältere Funktion und empfiehlt Co-Authoring. Kehren Sie nicht zu ihr zurück.

Was löst Co-Authoring in Microsoft 365 und was nicht?

Die linke Spalte reicht für eine geteilte Liste unter wenigen Leuten. Die rechte Spalte ist der Grund, warum eine geteilte Excel-Datei im Unternehmen früher oder später kaputtgeht.

Warum hakt eine geteilte Excel-Datei?

Nicht, weil Excel schlecht ist. Sondern weil es genau das tut, wofür es gebaut wurde. Es ist eine Tabelle, kein System, das weiß, wer was tut.

Der Letzte gewinnt. Ändern zwei dieselbe Zelle, behält Excel meist die zuletzt gespeicherte Änderung. Der Erste erfährt es nie.

Ein altes Excel sperrt alle. Ein Kollege mit alter Version genügt, und alle anderen bekommen die Meldung, dass die Datei gesperrt ist. Niemand weiß, warum.

Offline-Änderungen kommen später. Was ein Kollege auf dem Laptop ohne Internet erfasst, wird erst nach dem Verbinden zusammengeführt. Bis dahin arbeiten Sie mit einem anderen Stand.

Microsofts Rat ist eigentlich ein Notbehelf. Um Konflikte zu vermeiden, rät Microsoft, jeder Person eigene Bereiche oder Blätter zuzuweisen. Im Unternehmen sieht das aus wie ein Anruf: „Fass das nicht an, ich mache gerade Angebote.“ Sobald Leute die Datei per Telefon sperren, hilft das Teilen nicht mehr.

Ein Kennwort ist kein Recht. Ein mit Kennwort geschütztes Blatt schützt vor Versehen. Das Kennwort kennt aber früher oder später jeder, der hineinschreiben muss.

Wann sollte eine geteilte Excel-Datei durch ein System ersetzt werden?

Haken Sie ab, was für Sie gilt. Jeder offene Punkt ist ein Anzeichen, dass Teilen nicht mehr reicht. Zwei genügen.

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Teilen Sie Kunden, lesen Sie Excel als CRM: wo es an Grenzen stößt. Teilen Sie Bestände, lesen Sie Lagerverwaltung in Excel: wann umsteigen?. Alle fünf Anzeichen für das ganze Unternehmen stehen im Artikel Wann reicht Excel im Unternehmen nicht mehr?.

Checkliste herunterladen: Wann Excel nicht mehr reicht (PDF)

Bevor Sie etwas automatisieren, schreiben Sie einen Prozess auf. Laden Sie die Prozesslandkarte auf einer Seite herunter (Excel)

Wie sah das in einer Spedition aus?

In der Spedition KIABA lagen die Kontakte zu Frachtführern in persönlichen Excel-Dateien und in Köpfen. Aufträge und Angebote lebten in einer geteilten Arbeitsmappe. Farben trugen den Prozess: erledigt, Angebot, in Arbeit. Blendete der Inhaber eine Spalte aus, sahen alle die Änderung. Eine geteilte Arbeitsmappe teilt eben auch ihre Einstellungen.

Beim Bau des Systems wollte die Firma sehen, wer gerade wo schreibt. Freie Farbwahl haben wir abgelehnt. Die Farbe muss aus dem Status kommen, sonst lügt die Tabelle wieder. Heute gibt es ein System mit den Rollen Admin und Benutzer. Solche Umstiege machen wir als Individualsoftware, ein Prozess nach dem anderen.

Wann wir davon abraten

• Ein paar Leute schreiben in die Datei und jeder hat seinen Bereich. Co-Authoring in Microsoft 365 reicht. Richten Sie es nach der Anleitung oben ein.
• Ein Kollege mit altem Excel sperrt die Datei. Aktualisieren Sie sein Excel oder lassen Sie ihn die Datei im Web öffnen. Ein System braucht es nicht.
• Sie wollen nur sehen, wer was geändert hat. Der Versionsverlauf in Microsoft 365 zeigt das. Kaufen Sie nichts Neues.

Streiten sich bei Ihnen Leute um eine Datei?

Schicken Sie uns die geteilte Excel-Datei, die Ihnen die meisten Probleme macht. Wir melden uns innerhalb von zwei Arbeitstagen und wählen gemeinsam, was wir zuerst lösen.

Wenn Sie lieber zuerst sprechen möchten, buchen Sie ein 15-Minuten-Meeting mit Filip.

Wie oft hat diese Woche jemand gesagt: „Fass das nicht an“?

Häufige Fragen

Wie richtet man eine Excel-Datei für mehrere Benutzer ein?

Speichern Sie die Datei als .xlsx auf OneDrive oder in SharePoint, schalten Sie automatisches Speichern ein und schicken Sie Kollegen einen Link mit Bearbeitungsrecht. Alle brauchen Microsoft 365 oder Excel für das Web.

Können mehrere Personen gleichzeitig in Excel schreiben?

Ja, mit Co-Authoring in Microsoft 365. Ändern aber zwei dieselbe Zelle, gewinnt meist die zuletzt gespeicherte Änderung. Und jeder kann alles überschreiben.

Warum ist meine geteilte Excel-Datei ständig gesperrt?

Meist, weil jemand sie in einer Excel-Version geöffnet hat, die Co-Authoring nicht unterstützt. Eine Person genügt, und alle anderen bekommen die Meldung, dass die Datei gesperrt ist. Prüfen Sie auch, ob die Datei schreibgeschützt ist.

Kann man in einer geteilten Excel-Datei festlegen, wer was bearbeiten darf?

Nur eingeschränkt. Ein Blatt lässt sich mit einem Kennwort schützen, aber das sind keine Rechte pro Person oder pro Zeile. Soll ein Vertriebler nur seine eigenen Kunden sehen, brauchen Sie ein System.

Wann sollte eine geteilte Excel-Datei durch ein System ersetzt werden?

Wenn Leute die Datei per Telefon absprechen, wenn fremde Zeilen überschrieben werden, wenn Sie Rechte pro Person brauchen oder wenn ein Fehler in der Tabelle schon Geld gekostet hat.