Migracja danych z SaaS do własnego systemu bez przestoju

System, na którym działa Państwa firma, należy do kogoś innego, a odejście z niego przypomina skok bez spadochronu. Można przejść bez przestoju, jeśli zachowa się kolejność: umowa i eksport, próbne przeniesienie, praca równoległa, przełączenie, a dopiero potem wypowiedzenie.

Poniżej to, co sprawdzić w umowie, jak wydostać dane i jak przejść tak, żeby firma nie stanęła ani na jeden dzień.

Co sprawdzić w umowie przed odejściem?

Wypowiedzenie proszę składać dopiero wtedy, gdy dane są w Państwa rękach. Najpierw proszę przeczytać koniec umowy i regulamin. Proszę zaznaczyć, co już Państwo wiedzą. Każdy niezaznaczony punkt to otwarte pytanie:

Jeśli brakuje jakiegoś punktu, proszę ustalić go na piśmie przed wypowiedzeniem. Potem nie mają już Państwo czym negocjować. Jak poznać, że dostawca trzyma Państwa w pułapce, opisujemy w artykule Vendor lock-in: jak poznać, że są Państwo uwięzieni.

Przy oprogramowaniu na zamówienie proszę sprawdzić też, do kogo należy kod. To osobny temat w artykule Do kogo należy kod źródłowy oprogramowania na zamówienie?.

Nie jesteśmy prawnikami i nie jest to porada prawna. Przy długim okresie wypowiedzenia albo karach za odejście warto zapłacić prawnikowi.

Jak wydostać dane z systemu, który nie jest Państwa?

Proszę próbować dróg w tej kolejności. Każda kolejna jest wolniejsza i droższa:

Największy błąd to poleganie na jednym eksporcie tuż przed końcem umowy. Próbny eksport proszę zrobić już teraz. Zobaczą Państwo, czego brakuje, i będą mieli jeszcze czas to naprawić.

Przy każdym eksporcie proszę sprawdzić trzy rzeczy:

1. Liczby. Tyle rekordów, ile pokazuje stary system.
2. Powiązania. Faktura wie, do którego zamówienia należy, a zamówienie zna swojego klienta.
3. Historię. Notatki, zmiany statusów i załączniki, a nie tylko ostatni stan.

Dane, które nie pochodzą z eksportu bazy danych, tylko na przykład z ekranów systemu, są mniej dokładne. Nie widać ich pełnej struktury. A historia musi pozostać kompletna także po wyłączeniu starego systemu, na przykład na potrzeby archiwizacji faktur i kontroli podatkowych.

Jeśli przy przeniesieniu pomaga agent AI, proszę trzymać go z dala od produkcyjnego konta starego systemu. Wystarczy konto testowe bez prawa do usuwania.

Jak przejść na nowy system bez przestoju?

Starego systemu nie wyłącza się w dniu, w którym włącza się nowy. Proszę pozwolić im przez jakiś czas działać obok siebie. Proces ma pięć kroków:

Przejść od razu czy proces po procesie?

Decyduje to, jak mocno procesy są ze sobą powiązane. Przy jednym małym procesie wystarczy przejść od razu. Przy kilku, które da się rozdzielić, bezpieczniej jest iść po kawałku:

Co sprawdzamy po przeniesieniu?

Przy przeniesieniu najważniejsze są powiązania. Faktura bez zamówienia albo zamówienie bez klienta są bezwartościowe. Dlatego po przeniesieniu sprawdza się przede wszystkim, czy powiązania przetrwały. Gdy przenosiliśmy użytkowników marketplace’u internetowego jednego z klientów, najpierw przetestowaliśmy przywracanie z kopii zapasowej, a po przeniesieniu zalogowaliśmy się na własne konta.

Nie kończymy na przełączeniu. Niektóre błędy wychodzą dopiero w codziennej pracy, więc zostajemy z Państwem także po uruchomieniu.

Takie przeprowadzki robimy w ramach tworzenia oprogramowania na zamówienie.

Kiedy tego nie polecamy

• SaaS Państwu działa i mogą Państwo wydostać dane. Proszę nie odchodzić. Proszę go podłączyć do tego, czego potrzebują.
• To poczta, dokumenty albo księgowość. Wszędzie działają tak samo. Tu wynajem jest w porządku.
• Chcą Państwo odejść tylko z powodu ceny. Najpierw proszę zsumować całą przeprowadzkę. Może wystarczy tańszy SaaS.
• Umowa kończy się za kilka dni, a próbnego eksportu nigdy nie było. Najpierw proszę przedłużyć dostęp. Migracja w pośpiechu jest najdroższa.

Planują Państwo odejść z systemu, który nie jest Państwa?

Proszę napisać, w jakim systemie Państwo są i co trzeba przenieść. Odezwiemy się w ciągu dwóch dni roboczych z kilkoma pytaniami o Państwa pracę. Potem ustalimy, co zrobimy najpierw. Powiemy też, jeśli odejście się nie opłaca.

Jeśli wolą Państwo najpierw porozmawiać, proszę zarezerwować 15-minutową rozmowę wstępną.

Który system wyłączyliby Państwo dziś, gdyby mieli dane w rękach?

Najczęstsze pytania

Jak wydostać swoje dane z systemu SaaS, który nie jest mój?

Najpierw przez wbudowany eksport do CSV albo Excela, potem przez API. Jeśli żadne nie wystarczy, proszę na piśmie poprosić dostawcę o konkretne dane w konkretnym formacie do konkretnego terminu. Próbny eksport proszę zrobić przed wypowiedzeniem.

Co sprawdzić w umowie przed odejściem od dostawcy?

Okres wypowiedzenia, do kogo należą dane, w jakim formacie je Państwo dostaną, czy eksport jest dodatkowo płatny i jak długo zachowają Państwo dostęp po zakończeniu umowy. Jeśli umowa milczy, proszę to ustalić na piśmie przed wypowiedzeniem.

Czy da się przejść na nowy system bez przestoju?

Tak, jeśli oba systemy przez jakiś czas działają równolegle. Nowy system wypełnia się próbnym przeniesieniem, ludzie go testują, a w dniu przełączenia przenosi się tylko zmiany od ostatniego przeniesienia. Stary system zostaje potem tylko do odczytu.

Ile trwa migracja danych?

Zależy od tego, jak łatwo wydostać dane i ile powiązań między rekordami musi przetrwać. Samo przeniesienie rzadko jest wolne. Wolne jest zwykle czekanie na eksport i sprawdzanie, czy niczego nie brakuje.

Co najczęściej ginie przy migracji danych?

Powiązania i historia. Rekordy docierają, ale faktura nie wie już, do którego zamówienia należy, albo brakuje załączników i notatek. Dlatego po każdym próbnym przeniesieniu porównuje się liczby i losowe rekordy ze starym systemem.