Migrace dat ze SaaS do vlastního systému bez výpadku

Systém, na kterém běží vaše firma, patří někomu jinému a odchod z něj vypadá jako skok bez padáku. Bez výpadku se dá přejít, pokud dodržíte pořadí: smlouva a export, zkušební přenos, souběžný provoz, přepnutí a teprve pak výpověď.

Níže je, co zkontrolovat ve smlouvě, jak dostat data ven a jak přepnout tak, aby firma nestála ani den.

Co zkontrolovat ve smlouvě před odchodem?

Výpověď posílejte až poté, co máte data v rukou. Nejdřív si přečtěte konec smlouvy a obchodní podmínky. Zaškrtněte, co už víte. Každý nezaškrtnutý bod je otevřená otázka:

Pokud některý bod ve smlouvě chybí, domluvte ho písemně ještě před výpovědí. Po ní už nemáte čím vyjednávat. Jak poznat, že vás dodavatel drží, píšeme v článku Vendor lock-in: co to je a jak ho poznat.

U softwaru na míru se podívejte i na to, komu patří kód. To je samostatné téma v článku Kdo vlastní zdrojový kód aplikace na míru?.

Nejsme právníci a tohle není právní poradenství. Při dlouhé výpovědní lhůtě nebo sankcích za odchod si zaplaťte právníka.

Jak dostat data ze systému, který nevlastníte?

Zkoušejte cesty v tomto pořadí. Každá další je pomalejší a dražší:

Největší chyba je spolehnout se na jeden export těsně před koncem smlouvy. Zkušební export si udělejte hned. Uvidíte, co v něm chybí, a máte čas to řešit.

U každého exportu zkontrolujte tři věci:

1. Počty. Tolik záznamů, kolik ukazuje starý systém.
2. Vazby. Faktura ví, ke které objednávce patří, a objednávka, ke kterému zákazníkovi.
3. Historie. Poznámky, změny stavů a přílohy, ne jen poslední stav.

Data, která nepřijdou z exportu databáze, ale třeba ze stránek systému, bývají méně přesná. Nevidíte v nich celou strukturu. Historie musí být úplná i po vypnutí starého systému, například kvůli archivaci faktur a daňové kontrole.

Pokud při přenosu pomáhá AI agent, nepouštějte ho k ostrému účtu starého systému. Stačí mu zkušební účet bez práva mazat.

Jak přejít na nový systém bez výpadku?

Nevypínejte starý systém v den, kdy zapínáte nový. Nechte je chvíli běžet vedle sebe. Postup má pět kroků:

Přepnout najednou, nebo po procesech?

Rozhoduje, jak moc spolu procesy souvisí. U jednoho malého procesu stačí přepnout najednou. U více procesů, které se dají oddělit, je bezpečnější jít po částech:

Co kontrolujeme po přenosu?

Při přenosu záleží hlavně na vazbách. Faktura bez objednávky nebo objednávka bez zákazníka je bezcenná. Proto je po přenosu potřeba ověřit hlavně to, zda vazby přežily. Když jsme stěhovali uživatele online marketplace jednoho klienta, nejdřív jsme vyzkoušeli obnovu ze zálohy a po přesunu se přihlásili vlastními účty.

Po přepnutí nekončíme. Část chyb se ukáže až při běžné práci, proto po spuštění zůstáváme s vámi.

A kdybyste jednou chtěli odejít od nás, ve smlouvě máme, že opravíme chyby z posledního měsíce. Takový přechod děláme v rámci softwaru na míru.

Kdy to nedoporučujeme

• SaaS vám funguje a data z něj dostanete. Neodcházejte. Propojte ho s tím, co potřebujete.
• Jde o e-mail, dokumenty nebo účetnictví. Ty fungují všude podobně. Pronájem je tu v pořádku.
• Chcete odejít jen kvůli ceně a nic jiného vás netrápí. Spočítejte nejdřív celý přechod. Levnější SaaS může stačit.
• Do konce smlouvy zbývají dny a zkušební export jste nedělali. Nejdřív prodlužte přístup. Migrace narychlo je nejdražší.

Plánujete odchod ze systému, který nevlastníte?

Napište nám, v jakém systému jste a co potřebujete přenést. Ozveme se do dvou pracovních dnů a společně vybereme, co vyřešíme jako první. Řekneme vám i to, pokud se odchod nevyplatí.

Pokud si chcete nejdřív promluvit, domluvte si meeting na 15 minut s Filipem.

Který systém byste vypnuli hned, kdybyste měli data v rukou?

Časté otázky

Jak dostanu data ze SaaS systému, který nevlastním?

Nejdřív přes vestavěný export do CSV nebo Excelu, potom přes API. Pokud ani jedno nestačí, požádejte dodavatele písemně o konkrétní data v konkrétním formátu a s termínem. Zkušební export si udělejte ještě před výpovědí.

Co zkontrolovat ve smlouvě před odchodem od dodavatele?

Výpovědní lhůtu, komu patří data, v jakém formátu je dostanete, zda za export platíte a jak dlouho máte přístup po skončení smlouvy. Pokud to smlouva neříká, domluvte to písemně před výpovědí.

Dá se přejít na nový systém bez výpadku?

Ano, pokud oba systémy chvíli běží souběžně. Nový systém naplníte zkušebním přenosem, lidé si ho vyzkouší a v den přepnutí přenesete jen změny od posledního přenosu. Starý systém pak zůstane jen pro čtení.

Jak dlouho trvá migrace dat?

Záleží na tom, jak snadno dostanete data ven a kolik vazeb mezi nimi je potřeba zachovat. Nejdéle obvykle netrvá samotný přenos, ale čekání na export a kontrola, že nic nechybí.

Co se při migraci dat nejčastěji ztratí?

Vazby a historie. Záznamy přejdou, ale faktura už neví, ke které objednávce patří, nebo chybí přílohy a poznámky. Proto po každém zkušebním přenosu porovnejte počty i náhodné záznamy se starým systémem.