Datenmigration von SaaS ins eigene System ohne Ausfall

Das System, auf dem Ihre Firma läuft, gehört jemand anderem, und der Ausstieg fühlt sich an wie ein Sprung ohne Fallschirm. Ohne Ausfall geht es, wenn Sie die Reihenfolge einhalten: Vertrag und Export, Testübertragung, Parallelbetrieb, Umstellung und erst dann die Kündigung.

Unten steht, was Sie im Vertrag prüfen, wie Sie die Daten herausbekommen und wie Sie umstellen, ohne dass die Firma einen Tag stillsteht.

Was sollten Sie vor dem Ausstieg im Vertrag prüfen?

Kündigen Sie erst, wenn Sie die Daten in der Hand haben. Lesen Sie zuerst das Vertragsende und die AGB. Haken Sie ab, was Sie schon wissen. Jeder offene Punkt ist eine offene Frage:

Fehlt ein Punkt, vereinbaren Sie ihn schriftlich vor der Kündigung. Danach haben Sie nichts mehr in der Hand. Woran Sie erkennen, dass ein Anbieter Sie festhält, steht in Vendor-Lock-in: woran Sie ihn erkennen.

Bei Individualsoftware prüfen Sie auch, wem der Code gehört. Das ist ein eigenes Thema im Artikel Wem gehört der Code von Individualsoftware?.

Wir sind keine Juristen und das ist keine Rechtsberatung. Bei langer Kündigungsfrist oder Vertragsstrafen für den Ausstieg bezahlen Sie einen Anwalt.

Wie bekommen Sie Daten aus einem System, das Ihnen nicht gehört?

Probieren Sie die Wege in dieser Reihenfolge. Jeder weitere ist langsamer und teurer:

Der größte Fehler ist, sich auf einen einzigen Export kurz vor Vertragsende zu verlassen. Machen Sie den Testexport jetzt. Sie sehen, was fehlt, und haben noch Zeit, es zu klären.

Prüfen Sie bei jedem Export drei Dinge:

1. Anzahlen. So viele Datensätze, wie das alte System zeigt.
2. Verknüpfungen. Eine Rechnung kennt ihren Auftrag, ein Auftrag seinen Kunden.
3. Verlauf. Notizen, Statuswechsel und Anhänge, nicht nur der letzte Stand.

Daten, die nicht aus einem Datenbankexport stammen, sondern etwa aus den Bildschirmen des Systems, sind weniger genau. Sie sehen nicht die ganze Struktur. Und die Historie muss auch nach dem Abschalten des alten Systems vollständig sein, etwa für die Archivierung von Rechnungen und die Steuerprüfung.

Hilft ein KI-Agent bei der Übertragung, lassen Sie ihn nicht an das Live-Konto des alten Systems. Ein Testkonto ohne Löschrechte reicht.

Wie wechseln Sie ohne Ausfall auf ein neues System?

Schalten Sie das alte System nicht an dem Tag ab, an dem Sie das neue einschalten. Lassen Sie beide eine Zeit lang nebeneinander laufen. Der Ablauf hat fünf Schritte:

Auf einmal umstellen oder Prozess für Prozess?

Entscheidend ist, wie eng die Prozesse zusammenhängen. Bei einem kleinen Prozess reicht die Umstellung auf einmal. Bei mehreren, die sich trennen lassen, ist es Schritt für Schritt sicherer:

Was prüfen wir nach der Übertragung?

Bei einer Übertragung zählen vor allem die Verknüpfungen. Eine Rechnung ohne Auftrag oder ein Auftrag ohne Kunden ist wertlos. Deshalb prüfen Sie nach der Übertragung vor allem, ob die Verknüpfungen erhalten blieben. Als wir die Nutzer des Online-Marktplatzes eines Kunden umgezogen haben, testeten wir zuerst die Wiederherstellung aus dem Backup und meldeten uns nach dem Umzug mit eigenen Konten an.

Nach der Umstellung hören wir nicht auf. Manche Fehler zeigen sich erst im Alltag, deshalb bleiben wir nach dem Start an Ihrer Seite.

Und wenn Sie eines Tages von uns weggehen wollen, steht in unserem Vertrag, dass wir die Fehler des letzten Monats beheben. Solche Umzüge machen wir im Rahmen der Individualsoftware-Entwicklung.

Wann wir davon abraten

• Das SaaS funktioniert und Sie kommen an Ihre Daten. Bleiben Sie. Verbinden Sie es mit dem, was Sie brauchen.
• Es geht um E-Mail, Dokumente oder Buchhaltung. Die funktionieren überall ähnlich. Mieten ist hier in Ordnung.
• Sie wollen nur wegen des Preises weg. Rechnen Sie zuerst den ganzen Umzug durch. Ein günstigeres SaaS kann reichen.
• Der Vertrag endet in Tagen und es gab keinen Testexport. Verlängern Sie zuerst den Zugriff. Eine Migration unter Zeitdruck ist die teuerste.

Sie planen den Ausstieg aus einem System, das Ihnen nicht gehört?

Schreiben Sie uns, in welchem System Sie sind und was umziehen muss. Wir melden uns innerhalb von zwei Arbeitstagen und wählen gemeinsam, was wir zuerst lösen. Wir sagen Ihnen auch, wenn sich der Ausstieg nicht lohnt.

Wenn Sie lieber zuerst sprechen möchten, buchen Sie ein 15-Minuten-Meeting mit Filip.

Welches System würden Sie heute abschalten, wenn Sie die Daten in der Hand hätten?

Häufige Fragen

Wie bekomme ich meine Daten aus einem SaaS-System, das mir nicht gehört?

Zuerst über den eingebauten Export nach CSV oder Excel, dann über die API. Reicht beides nicht, fordern Sie die Daten schriftlich beim Anbieter an: welche Daten, welches Format, bis wann. Machen Sie einen Testexport, bevor Sie kündigen.

Was sollte ich vor dem Anbieterwechsel im Vertrag prüfen?

Die Kündigungsfrist, wem die Daten gehören, in welchem Format Sie sie bekommen, ob der Export extra kostet und wie lange Sie nach Vertragsende noch Zugriff haben. Steht das nicht im Vertrag, vereinbaren Sie es schriftlich vor der Kündigung.

Geht der Wechsel auf ein neues System ohne Ausfall?

Ja, wenn beide Systeme eine Zeit lang parallel laufen. Sie füllen das neue System mit einer Testübertragung, die Leute probieren es aus, und am Tag der Umstellung übertragen Sie nur die Änderungen seit der letzten Übertragung. Das alte System bleibt danach nur zum Lesen.

Wie lange dauert eine Datenmigration?

Das hängt davon ab, wie leicht Sie an die Daten kommen und wie viele Verknüpfungen zwischen den Datensätzen erhalten bleiben müssen. Am längsten dauert selten die Übertragung selbst, sondern das Warten auf den Export und die Prüfung, ob nichts fehlt.

Was geht bei einer Datenmigration am häufigsten verloren?

Verknüpfungen und Verlauf. Die Datensätze kommen an, aber eine Rechnung weiß nicht mehr, zu welchem Auftrag sie gehört, oder Anhänge und Notizen fehlen. Deshalb vergleichen Sie nach jeder Testübertragung Anzahlen und Stichproben mit dem alten System.