Kiedy Excel przestaje wystarczać firmie?

Excel przestaje wystarczać w chwili, gdy kilka osób wpisuje do niego dane jednocześnie. Albo gdy proces żyje w kolorach i w głowie jednej osoby. Do tego momentu Excel to świetne narzędzie i nie ma powodu, by go zastępować.

Poniżej znajdą Państwo pięć sygnałów, które pokażą, w jakim miejscu jest Państwa firma. Potem to, co warto wypróbować przed zamówieniem systemu, oraz jak jedna firma spedycyjna odeszła od Excela.

Jak poznać, że Excel już nie wystarcza?

Wystarczą dwa z tych pięciu sygnałów. Proszę zaznaczyć te, które Państwa dotyczą. „Ja mam inny Excel” to najpewniejszy sygnał ze wszystkich.

Excel nie zatrzymuje błędu. Po prostu po cichu go zapisuje.

Jeśli żaden sygnał nie pasuje, proszę zostawić Excela w spokoju. Nowy system niczego by Państwu nie zaoszczędził.

Otwórz checklistę: kiedy Excel przestaje wystarczać (online lub PDF)

Zanim cokolwiek Państwo zautomatyzują, proszę spisać jeden proces. Wypełnij mapę procesu online lub w Excelu

Czy kilka osób może pracować w Excelu jednocześnie?

Tak, jeśli plik leży na OneDrive lub SharePoint i otwierają go Państwo w Microsoft 365. Zmiany współpracowników widać wtedy niemal od razu. Dla wspólnej listy, z której korzysta kilka osób, to wystarczy.

Nie rozwiązuje to jednak trzech rzeczy:

• Uprawnienia. Każdy może nadpisać wszystko, także cudzy wiersz.
• Kontrola danych. Data raz jest tekstem, raz liczbą. Ten sam klient jest zapisany na trzy sposoby.
• Odpowiedzialność. Historia wersji pomaga ustalić, co się stało. Nie zapobiega błędowi.

Gdy ludzie zaczynają „blokować” plik przez telefon („nie ruszaj, robię oferty”), udostępnianie już nie pomaga. Wtedy potrzebny jest system, który wie, kto co robi.

Co zamiast Excela?

Nie zawsze własny system. Mają Państwo trzy opcje i każda pasuje do innej sytuacji.

Excel jako CRM działa, dopóki jednym klientem zajmuje się jedna osoba. Gdy zajmują się nim dwie i każda prowadzi notatki gdzie indziej, nie mają Państwo CRM.

Magazyn w Excelu działa, dopóki towar przesuwa jedna osoba. Gdy przyjęcia, wydania i sprzedaż prowadzą różne osoby, arkusz przestaje zgadzać się ze stanem magazynu.

Przy gotowym SaaS proszę przed podpisaniem umowy zapytać, jak wyciągną Państwo swoje dane. Jeśli odpowiedź brzmi „jako PDF”, najpierw proszę przeczytać, co zrobić, gdy dostawca nie chce wydać Państwa danych.

Prosta struktura, która zawsze pomaga

Nawet jeśli zostaną Państwo przy Excelu, te zasady oszczędzają czas. A jeśli kiedyś przejdą Państwo na system, przeprowadzka będzie znacznie łatwiejsza.

• Jeden wiersz to jedna rzecz: jedno zamówienie, jeden klient, jedna pozycja.
• Jeden arkusz to jeden rodzaj danych. Klienci osobno, zamówienia osobno.
• Każdy wiersz ma własny numer (ID). Zamówienie wskazuje klienta przez ID, nie przez nazwę.
• Status to kolumna, nie kolor: „zaproponowane”, „potwierdzone”, „zrobione”.
• Kto się tym zajmuje, to również kolumna. Nie notatka w komórce.
• Żadnych scalonych komórek i pustych wierszy jako separatorów.

Jak wygląda odejście od Excela w praktyce?

W firmie spedycyjnej KIABA kontakty do przewoźników były w arkuszach, mailach, na papierze i w głowach spedytorów. Gdy potrzebna była ciężarówka, nikt nie szukał w systemie. Dzwoniono.

Zbudowaliśmy jeden system dla wszystkich. I szczerze: przez długi czas był w połowie pusty. Spedytorzy mieli pełne kalendarze i nie mieli czasu wpisywać przewoźników. Ustalenie, że będą dzwonić do przewoźników i uzupełniać ich dane, nigdy się nie przyjęło. Żadne oprogramowanie nie pomoże, gdy nie ma w nim danych.

Właściciel od początku postawił jasny warunek: przejdą na system, gdy będzie działał jak Excel, tylko lepiej. Dlatego najpierw przenieśliśmy nawyki z Excela. Każde dodatkowe kliknięcie w porównaniu z arkuszem spowalniało ludzi, bo ich ręce pamiętają Excela. Kolory wynikają jednak ze statusu rekordu, a nie z ręcznego przekolorowywania. W przeciwnym razie dane by kłamały.

Dziś nowa osoba ma wszystkie kontakty do przewoźników od pierwszego dnia.

Z tego wyciągnęliśmy dwie zasady dla każdego odejścia od Excela.

Jak zacząć, gdy nie mają Państwo specyfikacji?

Nie jest potrzebna. Przed pierwszą rozmową prosimy o trzy rzeczy.

Na tej podstawie powiemy, czy system ma sens, czy wystarczy uporządkowany Excel. Jeśli system, to zaczynamy od jednego procesu, nie od całej firmy naraz. I od razu ustalamy, do kogo będzie należał. Więcej w artykule Do kogo należy kod źródłowy oprogramowania na zamówienie.

Ile kosztuje Państwa ręczna praca w Excelu, w minutę obliczy kalkulator ROI automatyzacji. Jak u nas wygląda automatyzacja procesów biznesowych, opisujemy na osobnej stronie.

Kiedy tego nie polecamy

• Nie pasuje żaden z pięciu sygnałów. Proszę zostawić Excela w spokoju. Wystarczy uporządkować strukturę według listy powyżej.
• Proces jest standardowy, na przykład fakturowanie albo ewidencja czasu pracy. Proszę kupić gotowy SaaS, o ile można wyciągnąć z niego swoje dane.
• Szukają Państwo szablonu Excela, na przykład do ewidencji czasu pracy albo kilometrówki. Znajdą go Państwo za darmo. Do tego nie jesteśmy potrzebni.
• Chcą Państwo przenieść całą firmę na nowy system naraz. Odradzamy. Proszę zacząć od jednego procesu, który boli najbardziej.

Czy Państwa Excel jest na granicy?

Proszę przesłać nam to, co Państwo mają. Odezwiemy się w ciągu dwóch dni roboczych z kilkoma pytaniami o Państwa pracę. Potem ustalimy, od czego zaczynamy.

Jeśli wolą Państwo najpierw porozmawiać, proszę zarezerwować 15-minutową rozmowę wstępną.

Który z pięciu sygnałów pojawia się u Państwa jako pierwszy?

Najczęstsze pytania

Kiedy Excel przestaje wystarczać firmie?

Gdy kilka osób wpisuje do niego dane jednocześnie, gdy proces żyje w kolorach i w głowie jednej osoby, gdy jedna odpowiedź wymaga kilku plików albo gdy błąd w arkuszu już kosztował pieniądze. Jeśli pasują dwa z tych sygnałów, warto poszukać innego rozwiązania.

Czy kilka osób może jednocześnie edytować plik Excel?

Tak, jeśli plik leży na OneDrive lub SharePoint i otwierają go Państwo w Microsoft 365. Nadal nie ma jednak uprawnień do poszczególnych wierszy ani kontroli wprowadzanych danych, więc każdy może nadpisać wszystko.

Czy Excel sprawdzi się jako CRM?

Tak, dopóki jednym klientem zajmuje się jedna osoba. Gdy tym samym klientem zajmują się dwie osoby i każda prowadzi notatki w innym miejscu, przestaje to działać.

Co zamiast Excela?

Dla standardowego procesu gotowy SaaS, o ile można z niego wyciągnąć swoje dane. Dla procesu, który wyróżnia Państwa firmę, własny system, jeden proces naraz. Jeśli błędy są tanie, wystarczy uporządkować strukturę arkusza.

Czy przed zamówieniem systemu potrzebuję specyfikacji?

Nie. Wystarczą dokumenty, które Państwo dziś wysyłają, Excel, w którym żyje proces, i nazwy narzędzi, które się Państwu podobają.