Migrácia dát zo SaaS do vlastného systému bez výpadku

Systém, na ktorom beží vaša firma, patrí niekomu inému a odchod z neho vyzerá ako skok bez padáka. Bez výpadku sa dá prejsť, ak dodržíte poradie: zmluva a export, skúšobný prenos, súbežný beh, prepnutie a až potom výpoveď.

Nižšie nájdete, čo skontrolovať v zmluve, ako dostať dáta von a ako prepnúť tak, aby firma nestála ani deň.

Čo skontrolovať v zmluve pred odchodom?

Výpoveď posielajte až vtedy, keď máte dáta v rukách. Najprv si prečítajte koniec zmluvy a všeobecné obchodné podmienky. Zaškrtnite, čo už viete. Každý nezaškrtnutý bod je otvorená otázka:

Ak niektorý bod v zmluve chýba, dohodnite ho písomne ešte pred výpoveďou. Po nej už nemáte čím vyjednávať. Ako spoznať, že vás dodávateľ drží, píšeme v článku Vendor lock-in: ako spoznať, že vás drží.

Pri softvéri na mieru sa pozrite aj na to, komu patrí kód. To je samostatná téma v článku Komu patrí zdrojový kód softvéru na mieru?.

Nie sme právnici a toto nie je právne poradenstvo. Pri dlhej výpovednej lehote alebo sankciách za odchod si zaplaťte právnika.

Ako dostať dáta zo systému, ktorý nevlastníte?

Skúšajte cesty v tomto poradí. Každá ďalšia je pomalšia a drahšia:

Najväčšia chyba je spoľahnúť sa na jeden export tesne pred koncom zmluvy. Skúšobný export si urobte hneď. Uvidíte, čo v ňom chýba, a máte čas to riešiť.

Pri každom exporte skontrolujte tri veci:

1. Počty. Toľko záznamov, koľko ukazuje starý systém.
2. Väzby. Faktúra vie, ku ktorej objednávke patrí, a objednávka, ku ktorému zákazníkovi.
3. História. Poznámky, zmeny stavov a prílohy, nielen posledný stav.

Dáta, ktoré neprídu z exportu databázy, ale napríklad zo stránok systému, bývajú menej presné. Nevidíte v nich celú štruktúru. História musí byť úplná aj po vypnutí starého systému, napríklad kvôli archivácii faktúr a daňovej kontrole.

Ak pri prenose pomáha AI agent, nepúšťajte ho k ostrému účtu starého systému. Stačí mu skúšobné konto bez práva mazať.

Ako prejsť na nový systém bez výpadku?

Nevypínajte starý systém v deň, keď zapínate nový. Nechajte ich chvíľu bežať vedľa seba. Postup má päť krokov:

Prepnúť naraz, alebo po procesoch?

Rozhoduje, ako veľmi spolu procesy súvisia. Pri jednom malom procese stačí prepnúť naraz. Pri viacerých, ktoré sa dajú oddeliť, je bezpečnejšie ísť po častiach:

Čo kontrolujeme po prenose?

Pri prenose záleží hlavne na väzbách. Faktúra bez objednávky alebo objednávka bez zákazníka je bezcenná. Preto po prenose overte, či väzby ostali celé. Keď sme sťahovali používateľov online marketplace jedného klienta, najprv sme vyskúšali obnovu zo zálohy a po presune sa prihlásili vlastnými účtami.

Po prepnutí nekončíme. Časť chýb sa ukáže až pri bežnej práci, preto po spustení ostávame pri vás.

A keby ste raz chceli odísť od nás, v zmluve máme, že opravíme chyby z posledného mesiaca. Taký prechod robíme v rámci softvéru na mieru.

Kedy to neodporúčame

• SaaS vám funguje a dáta z neho dostanete. Neodchádzajte. Prepojte ho s tým, čo potrebujete.
• Ide o e-mail, dokumenty alebo účtovníctvo. Tie fungujú všade podobne. Prenájom je tu v poriadku.
• Chcete odísť len kvôli cene a nič iné vás netrápi. Spočítajte najprv celý prechod. Lacnejší SaaS môže stačiť.
• Do konca zmluvy ostávajú dni a skúšobný export ste nerobili. Najprv predĺžte prístup. Migrácia narýchlo je najdrahšia.

Plánujete odchod zo systému, ktorý nevlastníte?

Napíšte nám, v akom systéme ste a čo potrebujete preniesť. Ozveme sa do dvoch pracovných dní a spolu vyberieme, čo vyriešime ako prvé. Povieme vám aj to, ak sa odchod neoplatí.

Ak sa chcete najprv porozprávať, dohodnite si meeting na 15 minút s Filipom.

Ktorý systém by ste vypli hneď, keby ste mali dáta v rukách?

Časté otázky

Ako dostanem dáta zo SaaS systému, ktorý nevlastním?

Najprv cez vstavaný export do CSV alebo Excelu, potom cez API. Ak ani jedno nestačí, požiadajte dodávateľa písomne o konkrétne dáta v konkrétnom formáte a s termínom. Skúšobný export si urobte ešte pred výpoveďou.

Čo skontrolovať v zmluve pred odchodom od dodávateľa?

Výpovednú lehotu, komu patria dáta, v akom formáte ich dostanete, či za export platíte a ako dlho máte prístup po skončení zmluvy. Ak to zmluva nehovorí, dohodnite to písomne pred výpoveďou.

Dá sa prejsť na nový systém bez výpadku?

Áno, ak oba systémy chvíľu bežia súbežne. Nový systém naplníte skúšobným prenosom, ľudia si ho vyskúšajú a v deň prepnutia prenesiete len zmeny od posledného prenosu. Starý systém potom ostane len na čítanie.

Ako dlho trvá migrácia dát?

Závisí od toho, ako ľahko dostanete dáta von a koľko väzieb medzi nimi treba zachovať. Najdlhšie väčšinou netrvá samotný prenos, ale čakanie na export a kontrola, či nič nechýba.

Čo sa pri migrácii dát najčastejšie stratí?

Väzby a história. Záznamy prejdú, ale faktúra už nevie, ku ktorej objednávke patrí, alebo chýbajú prílohy a poznámky. Preto po každom skúšobnom prenose porovnajte počty aj náhodné záznamy so starým systémom.