Migrar datos de un SaaS a un sistema propio sin parar

El sistema sobre el que funciona su empresa es de otro, y salir de él da la sensación de saltar sin paracaídas. Puede cambiar sin interrupciones si respeta el orden: contrato y exportación, traspaso de prueba, funcionamiento en paralelo, cambio, y solo entonces la baja.

A continuación, qué revisar en el contrato, cómo sacar los datos y cómo cambiar sin que el negocio se pare ni un día.

¿Qué revisar en el contrato antes de irse?

Dese de baja solo cuando tenga los datos en sus manos. Lea primero el final del contrato y las condiciones. Marque lo que ya sabe. Cada punto sin marcar es una pregunta abierta:

Si falta un punto, acuérdelo por escrito antes de darse de baja. Después ya no le queda nada con lo que negociar. Cómo saber que un proveedor le tiene atrapado lo explicamos en Vendor lock-in: cómo saber si está atrapado.

Con software a medida, compruebe también de quién es el código. Es un tema aparte, que tratamos en ¿De quién es el código fuente del software a medida?.

No somos abogados y esto no es asesoramiento jurídico. Con un plazo de preaviso largo o penalizaciones por salida, pague a un abogado.

¿Cómo sacar los datos de un sistema que no es suyo?

Pruebe las vías en este orden. Cada una es más lenta y más cara que la anterior:

El mayor error es confiar en una sola exportación justo antes de que acabe el contrato. Haga ya una exportación de prueba. Verá qué falta y todavía tendrá tiempo de arreglarlo.

En cada exportación, compruebe tres cosas:

1. Recuentos. Tantos registros como muestra el sistema antiguo.
2. Vínculos. Una factura sabe a qué pedido pertenece, y un pedido sabe de qué cliente es.
3. Historial. Notas, cambios de estado y adjuntos, no solo el estado actual.

Los datos que no salen de una exportación de la base de datos, sino por ejemplo de las pantallas del sistema, son menos precisos. No ve su estructura completa. Y el historial tiene que seguir completo después de apagar el sistema antiguo, por ejemplo para el archivo de facturas y las inspecciones fiscales.

Si un agente de IA ayuda con el traspaso, manténgalo lejos de la cuenta en producción del sistema antiguo. Basta con una cuenta de prueba sin permisos para borrar.

¿Cómo cambiar a un sistema nuevo sin interrupciones?

No apague el sistema antiguo el mismo día en que enciende el nuevo. Déjelos funcionar en paralelo durante un tiempo. El proceso tiene cinco pasos:

¿Cambiar todo de una vez o proceso a proceso?

Lo decide lo estrechamente ligados que estén los procesos. Con un proceso pequeño basta con cambiar de una vez. Con varios que se pueden separar, es más seguro ir por partes:

¿Qué comprobamos después del traspaso?

En un traspaso, lo que más importa son los vínculos. Una factura sin su pedido, o un pedido sin su cliente, no vale nada. Por eso, después de un traspaso, compruebe sobre todo que los vínculos han sobrevivido. Cuando trasladamos los usuarios del marketplace online de un cliente, primero probamos a restaurar desde la copia de seguridad y, tras el traslado, entramos con nuestras propias cuentas.

No nos quedamos en el cambio. Algunos errores solo aparecen en el trabajo diario, así que seguimos con usted después de la puesta en marcha.

Este tipo de traslados los hacemos como parte del desarrollo de software a medida.

Cuándo no lo recomendamos

• El SaaS le funciona y puede sacar sus datos. No se vaya. Conéctelo a lo que necesite.
• Es correo, documentos o contabilidad. Funcionan igual en todas partes. Aquí alquilar está bien.
• Quiere irse solo por el precio. Sume primero todo el traslado. Puede que le baste con un SaaS más barato.
• El contrato acaba en unos días y nunca ha hecho una exportación de prueba. Amplíe primero el acceso. Una migración con prisas es la más cara.

¿Piensa dejar un sistema que no es suyo?

Cuéntenos en qué sistema está y qué hay que trasladar. Le respondemos en un plazo de dos días hábiles con algunas preguntas sobre su trabajo. Después acordamos qué hacemos primero. También le diremos si irse no compensa.

Si prefiere hablar antes, reserve una llamada introductoria de 15 minutos.

¿Qué sistema apagaría hoy si tuviera los datos en sus manos?

Preguntas frecuentes

¿Cómo saco mis datos de un sistema SaaS que no es mío?

Primero con la exportación integrada a CSV o Excel, después a través de la API. Si ninguna basta, pida por escrito al proveedor datos concretos en un formato concreto y con una fecha concreta. Haga una exportación de prueba antes de darse de baja.

¿Qué debo revisar en el contrato antes de dejar a un proveedor?

El plazo de preaviso, de quién son los datos, en qué formato los recibe, si la exportación se paga aparte y cuánto tiempo conserva el acceso tras el fin del contrato. Si el contrato no dice nada, acuérdelo por escrito antes de darse de baja.

¿Se puede cambiar a un sistema nuevo sin interrupciones?

Sí, si los dos sistemas funcionan en paralelo durante un tiempo. Llena el sistema nuevo con un traspaso de prueba, la gente lo prueba y el día del cambio solo traslada los cambios desde el último traspaso. Después, el sistema antiguo queda en solo lectura.

¿Cuánto dura una migración de datos?

Depende de lo fácil que sea sacar los datos y de cuántos vínculos entre registros tengan que sobrevivir. El traspaso en sí rara vez es lo lento. Lo lento suele ser esperar la exportación y comprobar que no falta nada.

¿Qué se pierde con más frecuencia en una migración de datos?

Los vínculos y el historial. Los registros llegan, pero una factura ya no sabe a qué pedido pertenece, o faltan adjuntos y notas. Por eso, después de cada traspaso de prueba, compare los recuentos y registros al azar con el sistema antiguo.