Wspólny Excel w transporcie: system, którego używa się jak Excela

Jak to się zaczęło: drugi krok po systemie do wyszukiwania przewoźników · Czas trwania: pierwsza wersja w kwietniu 2026, dopracowywana z zespołem do czerwca

Podsumowanie

KIABA to firma transportowa. Zbudowaliśmy i utrzymujemy dla niej iSPEDitér, system do wyszukiwania przewoźników.

Drugi krok był trudniejszy. Codzienna praca spedytorów działała w jednym wspólnym Excelu. Zapytania, zlecenia, oferty cenowe i niezrealizowane zlecenia miały każde swój arkusz. Excel działał. Tylko nie dało się go rozbudować i nikt nie umiał powiedzieć, gdzie dokładnie zapisany jest proces.

Wyzwanie

Proces nie żył tylko w kolumnach. Żył też w kolorach. Kolor ceny mówił, czy jest zatwierdzona, zaproponowana, czy to tylko szacunek. Nigdzie nie było to zapisane. Wiedzieli to tylko ludzie, którzy od lat pracowali z tabelą.

Spedytorzy nie chcieli nowego systemu. Chcieli pisać bezpośrednio w komórce, jak dotąd. Właściciel chciał przeszukiwać całą historię, nie tylko aktywne zlecenia. Gdybyśmy zbudowali system „jak należy” z formularzami, zespół wróciłby do Excela.

Co zrobiliśmy

Nie budowaliśmy według podręcznika. Przenieśliśmy to, jak naprawdę działa ich Excel.

• Na dole są zakładki jak arkusze: Zapytania, Zlecenia, Oferty cenowe, Niezrealizowane.
• Rekord przechodzi z jednej zakładki do drugiej jednym kliknięciem.
• Tab i Enter przesuwają kursor jak w arkuszu kalkulacyjnym. Pisze się bezpośrednio w komórce, bez okienek.
• Na końcu listy czekają puste wiersze do wpisywania.
• Cały wiersz ma kolor swojego statusu. Pilne zlecenie robi się czerwone.
• Wyszukiwanie przegląda całą historię przesyłek. Właściciel chciał je mieć jako wewnętrzną wyszukiwarkę firmy.

Dla właściciela dodaliśmy podsumowanie z ostrzeżeniami. Gdy wszystko jest w porządku, podsumowanie jest puste.

Czemu powiedzieliśmy nie

Jeden spedytor chciał ręcznie wybierać kolor ceny. Powiedzieliśmy nie. Kolor zależy od statusu zlecenia. Gdyby każdy mógł go zmienić, tabela znów by kłamała.

Nie wbudowaliśmy fakturowania w system, choć było to możliwe. Zostaje w programie księgowym, z którego korzysta księgowy. System przechowuje zlecenie i link do faktury.

Co nie wyszło

Pierwsze kolory były zbyt krzykliwe. Zespół powiedział, że wygląda to jak tęcza. Dopasowaliśmy je do kolorów z ich oryginalnego Excela.

Jedna zmiana w kodzie przypadkiem usunęła kolor z całego wiersza. Spedytorzy od razu to zauważyli. Przywróciliśmy go.

Pierwsze podsumowanie dla właściciela pokazywało zbyt wiele ostrzeżeń. Liczyło też klientów, którzy wysłali jedną przesyłkę lata temu. Powiązaliśmy ostrzeżenia tylko z aktywnymi klientami. Teraz lista jest taka, jaką człowiek może przejrzeć w jeden dzień.

Co się zmieniło

Zasady, które żyły tylko w kolorach, są teraz statusami w systemie. Nowa osoba nie musi ich zgadywać. A zespół pracuje tymi samymi ruchami co w Excelu.

System, kod i dane należą do firmy. Jeśli KIABA kiedyś zdecyduje się zmienić dostawcę, zabiera wszystko ze sobą.

Jak zaczął się pierwszy krok, opisujemy w case study System dla spedytorów KIABA zamiast Excela.

Co dostarczyliśmy