Zdieľaný Excel v špedícii: systém, ktorý sa ovláda ako Excel

Ako to začalo: druhý krok po systéme na hľadanie dopravcov · Trvanie: prvá verzia v apríli 2026, s tímom sme ju ladili do júna

Prehľad

KIABA je špedičná firma. Pre ňu sme postavili a prevádzkujeme iSPEDitér, systém na hľadanie dopravcov.

Druhý krok bol ťažší. Denná práca špeditérov bežala v jednom zdieľanom Exceli. Dopyty, objednávky, cenové ponuky aj nezrealizované zákazky mali vlastné hárky. Excel fungoval. Len sa nedal rozšíriť a nikto nevedel povedať, kde presne je proces zapísaný.

Výzva

Proces nežil len v stĺpcoch. Žil aj vo farbách. Modrá cena znamenala schválenú, oranžová navrhnutú, čierna odhad. Nikde to nebolo napísané. Vedeli to len ľudia, ktorí s tabuľkou robili roky.

Špeditéri nechceli nový systém. Chceli písať priamo do bunky, ako doteraz. Majiteľ chcel vyhľadávanie v celej histórii, nielen v aktívnych zákazkách. Keby sme postavili „poriadny“ systém s formulármi, tím by sa vrátil do Excelu.

Čo sme urobili

Nestavali sme podľa učebnice. Preniesli sme, ako ich Excel naozaj funguje.

• Dole sú záložky ako hárky: Dopyty, Objednávky, Cenové ponuky, Nezrealizované.
• Záznam sa medzi záložkami presúva jedným klikom.
• Tab a Enter posúvajú kurzor ako v tabuľke. Do bunky sa píše priamo, bez okna.
• Na konci zoznamu čakajú prázdne riadky na písanie.
• Celý riadok má farbu podľa stavu. Urgentná zákazka sčervená.
• Vyhľadávanie prejde celú históriu prepráv. Majiteľ ho chcel ako interný vyhľadávač pre firmu.

Pre majiteľa sme pridali prehľad s upozorneniami. Keď je všetko v poriadku, prehľad je prázdny.

Čo sme odmietli

Jeden špeditér chcel farbu ceny vyberať ručne. Povedali sme nie. Farba sa riadi stavom zákazky. Keby ju mohol meniť ktokoľvek, tabuľka by zase začala klamať.

Fakturáciu sme do systému nestavali, hoci by sa dala. Ostáva v účtovnom programe, ktorý používa účtovník. Systém drží objednávku a odkaz na faktúru.

Čo sa nepodarilo

Prvé farby boli príliš pestré. Tím povedal, že to vyzerá ako dúha. Zladili sme ich podľa ich pôvodného Excelu.

Jedna úprava kódu nechtiac zrušila podfarbenie celého riadku. Špeditéri si to všimli hneď. Vrátili sme ho.

Prvý prehľad pre majiteľa hlásil príliš veľa upozornení. Rátal aj zákazníkov, ktorí poslali jednu zásielku pred rokmi. Upozornenia sme naviazali len na aktívnych zákazníkov. Zoznam je teraz taký, aký človek za deň prejde.

Čo sa zmenilo

Pravidlá, ktoré boli len vo farbách, sú dnes stavy v systéme. Nový človek ich nemusí odhadovať. Tím pritom pracuje rovnakými pohybmi ako v Exceli.

Systém, kód aj dáta patria firme. Ak sa KIABA niekedy rozhodne pre iného dodávateľa, berie si všetko so sebou.

Ako začal prvý krok, opisujeme v prípadovej štúdii Systém pre špeditérov KIABA namiesto Excelu.

Čo sme dodali