Geteilte Excel-Tabelle in der Spedition: ein System, das sich wie Excel bedienen lässt
ErgebnisIndividualsoftware, Excel-Ersatz
Die Spedition KIABA plante Anfragen und Aufträge in einer geteilten Excel-Tabelle. Wir haben ein System gebaut, das sich wie ihre Arbeitsmappe bedienen lässt, und die Regeln aus den Zellfarben in Status übersetzt.
KIABA SpeditionKlient
Wie es anfing: der zweite Schritt nach dem System für die Suche nach Transportunternehmen · Dauer: erste Version im April 2026, mit dem Team bis Juni abgestimmt
Überblick
KIABA ist eine Spedition. Für sie haben wir iSPEDitér gebaut und betreiben es, ein System zur Suche nach Frachtführern.
Der zweite Schritt war schwerer. Die tägliche Arbeit der Spediteure lief in einer geteilten Excel-Tabelle. Anfragen, Aufträge, Angebote und nicht zustande gekommene Aufträge hatten eigene Blätter. Excel funktionierte. Es ließ sich nur nicht erweitern, und niemand konnte sagen, wo genau der Prozess festgehalten war.
Die Herausforderung
Der Prozess lebte nicht nur in Spalten. Er lebte auch in Farben. Ein blauer Preis hieß freigegeben, ein orangefarbener vorgeschlagen, ein schwarzer geschätzt. Das stand nirgends. Es wussten nur die Leute, die seit Jahren mit der Tabelle arbeiteten.
Die Spediteure wollten kein neues System. Sie wollten direkt in die Zelle schreiben, wie bisher. Der Inhaber wollte eine Suche über die ganze Historie, nicht nur über aktive Aufträge. Hätten wir ein „ordentliches“ System mit Formularen gebaut, wäre das Team zu Excel zurückgekehrt.
Was wir gemacht haben
Wir haben nicht nach Lehrbuch gebaut. Wir haben übernommen, wie ihr Excel wirklich funktioniert.
- Unten gibt es Reiter wie Blätter: Anfragen, Aufträge, Angebote, Nicht zustande gekommen.
- Ein Klick verschiebt einen Eintrag zwischen den Reitern.
- Tab und Enter bewegen den Cursor wie in einer Tabelle. Man schreibt direkt in die Zelle, ohne Dialogfenster.
- Am Ende der Liste warten leere Zeilen zum Ausfüllen.
- Die ganze Zeile hat die Farbe ihres Status. Ein dringender Auftrag wird rot.
- Die Suche durchläuft die ganze Transporthistorie. Der Inhaber wollte sie als interne Suchmaschine für die Firma.
Für den Inhaber haben wir eine Übersicht mit Hinweisen ergänzt. Wenn alles in Ordnung ist, bleibt die Übersicht leer.
Was wir abgelehnt haben
Ein Spediteur wollte die Preisfarbe von Hand wählen. Wir haben nein gesagt. Die Farbe folgt dem Auftragsstatus. Könnte sie jeder ändern, würde die Tabelle wieder anfangen zu lügen.
Die Rechnungsstellung haben wir nicht ins System gebaut, obwohl es möglich gewesen wäre. Sie bleibt im Buchhaltungsprogramm, das der Buchhalter nutzt. Das System hält den Auftrag und einen Verweis auf die Rechnung.
Was nicht geklappt hat
Die ersten Farben waren zu bunt. Das Team sagte, es sehe aus wie ein Regenbogen. Wir haben sie an ihr ursprüngliches Excel angepasst.
Eine Codeänderung hat versehentlich die Färbung der ganzen Zeile entfernt. Die Spediteure haben es sofort bemerkt. Wir haben sie zurückgebracht.
Die erste Übersicht für den Inhaber meldete zu viele Hinweise. Sie zählte auch Kunden, die vor Jahren eine einzige Sendung geschickt hatten. Wir haben die Hinweise auf aktive Kunden beschränkt. Die Liste ist jetzt so lang, wie man sie an einem Tag abarbeiten kann.
Was sich geändert hat
Regeln, die nur in Farben steckten, sind heute Status im System. Neue Mitarbeiter müssen sie nicht erraten. Das Team arbeitet dabei mit denselben Handgriffen wie in Excel.
System, Code und Daten gehören der Firma. Wenn sich KIABA einmal für einen anderen Anbieter entscheidet, nimmt sie alles mit.
Wie der erste Schritt begann, beschreiben wir in der Fallstudie Ein System für KIABA-Spediteure statt Excel.
Was wir geliefert haben
- Board für Anfragen und Aufträge
- Bedienung wie in Excel
- Suche über die ganze Historie
- Übersicht für den Inhaber
