Excel compartido en el transporte: un sistema que se usa como Excel

Cómo empezó: el segundo paso después del sistema para buscar transportistas · Duración: primera versión en abril de 2026, ajustada con el equipo hasta junio

Resumen

KIABA es una empresa de transporte. Para ella construimos y mantenemos iSPEDitér, un sistema para buscar transportistas.

El segundo paso fue más difícil. El trabajo diario de los transitarios funcionaba en un solo Excel compartido. Las solicitudes, los pedidos, las ofertas de precio y los encargos no realizados tenían cada uno su hoja. Excel funcionaba. Solo que no se podía ampliar y nadie sabía decir dónde estaba escrito exactamente el proceso.

El reto

El proceso no vivía solo en las columnas. También vivía en los colores. El color de un precio indicaba si estaba aprobado, propuesto o era solo una estimación. No estaba escrito en ninguna parte. Solo lo sabían las personas que llevaban años trabajando con la tabla.

Los transitarios no querían un sistema nuevo. Querían escribir directamente en la celda, como hasta entonces. El propietario quería buscar en todo el historial, no solo en los encargos activos. Si hubiéramos construido un sistema “como es debido” con formularios, el equipo habría vuelto a Excel.

Qué hicimos

No construimos según el manual. Trasladamos cómo funciona de verdad su Excel.

• Abajo hay pestañas como hojas: Solicitudes, Pedidos, Ofertas de precio, No realizados.
• Un registro pasa de una pestaña a otra con un clic.
• Tab y Enter mueven el cursor como en una hoja de cálculo. Se escribe directamente en la celda, sin ventanas.
• Al final de la lista esperan filas vacías para escribir.
• Toda la fila tiene el color de su estado. Un encargo urgente se pone en rojo.
• La búsqueda recorre todo el historial de envíos. El propietario la quería como buscador interno de la empresa.

Para el propietario añadimos un resumen con avisos. Cuando todo está en orden, el resumen está vacío.

A qué dijimos que no

Un transitario quería elegir a mano el color del precio. Dijimos que no. El color depende del estado del encargo. Si cualquiera pudiera cambiarlo, la tabla volvería a mentir.

No metimos la facturación en el sistema, aunque se podía. Se queda en el programa de contabilidad que usa el asesor. El sistema guarda el pedido y un enlace a la factura.

Lo que no salió bien

Los primeros colores eran demasiado llamativos. El equipo dijo que parecía un arcoíris. Los ajustamos a los de su Excel original.

Un cambio en el código quitó sin querer el color de toda la fila. Los transitarios lo notaron enseguida. Lo recuperamos.

El primer resumen para el propietario mostraba demasiados avisos. Contaba también clientes que habían enviado un solo envío hace años. Vinculamos los avisos solo a los clientes activos. Ahora la lista es la que una persona puede revisar en un día.

Qué cambió

Las reglas que vivían solo en los colores ahora son estados en el sistema. Una persona nueva no tiene que adivinarlas. Y el equipo trabaja con los mismos gestos que en Excel.

El sistema, el código y los datos son de la empresa. Si KIABA decide algún día cambiar de proveedor, se lo lleva todo.

Cómo empezó el primer paso lo contamos en el caso de estudio Un sistema para los transitarios de KIABA en lugar de Excel.

Qué entregamos