Sdílený Excel ve spedici: systém, který se ovládá jako Excel

Jak to začalo: druhý krok po systému na hledání dopravců · Trvání: první verze v dubnu 2026, s týmem jsme ji ladili do června

Přehled

KIABA je spediční firma. Postavili jsme pro ni a provozujeme iSPEDitér, systém na hledání dopravců.

Druhý krok byl těžší. Denní práce speditérů běžela v jednom sdíleném Excelu. Poptávky, objednávky, cenové nabídky i nerealizované zakázky měly vlastní listy. Excel fungoval. Jen se nedal rozšířit a nikdo nedokázal říct, kde přesně je proces zapsaný.

Výzva

Proces nežil jen ve sloupcích. Žil i v barvách. Modrá cena znamenala schválenou, oranžová navrženou, černá odhad. Nikde to nebylo napsané. Věděli to jen lidé, kteří s tabulkou pracovali roky.

Speditéři nový systém nechtěli. Chtěli psát přímo do buňky, jako dosud. Majitel chtěl vyhledávání v celé historii, nejen v aktivních zakázkách. Kdybychom postavili „pořádný“ systém s formuláři, tým by se vrátil do Excelu.

Co jsme udělali

Nestavěli jsme podle učebnice. Přenesli jsme, jak jejich Excel opravdu funguje.

• Dole jsou záložky jako listy: Poptávky, Objednávky, Cenové nabídky, Nerealizované.
• Záznam se mezi záložkami přesouvá jedním kliknutím.
• Tab a Enter posouvají kurzor jako v tabulce. Do buňky se píše přímo, bez okna.
• Na konci seznamu čekají prázdné řádky na psaní.
• Celý řádek má barvu podle stavu. Urgentní zakázka zčervená.
• Vyhledávání projde celou historii přeprav. Majitel ho chtěl jako interní vyhledávač pro firmu.

Pro majitele jsme přidali přehled s upozorněními. Když je všechno v pořádku, přehled je prázdný.

Co jsme odmítli

Jeden speditér chtěl barvu ceny vybírat ručně. Řekli jsme ne. Barva se řídí stavem zakázky. Kdyby ji mohl měnit kdokoli, tabulka by zase začala lhát.

Fakturaci jsme do systému nestavěli, i když by šla. Zůstává v účetním programu, který používá účetní. Systém drží objednávku a odkaz na fakturu.

Co se nepovedlo

První barvy byly příliš pestré. Tým řekl, že to vypadá jako duha. Sladili jsme je podle jejich původního Excelu.

Jedna úprava kódu nechtěně zrušila podbarvení celého řádku. Speditéři si toho všimli hned. Vrátili jsme ho.

První přehled pro majitele hlásil příliš mnoho upozornění. Počítal i zákazníky, kteří poslali jednu zásilku před lety. Upozornění jsme navázali jen na aktivní zákazníky. Seznam je teď takový, jaký člověk za den projde.

Co se změnilo

Pravidla, která byla jen v barvách, jsou dnes stavy v systému. Nový člověk je nemusí odhadovat. Tým přitom pracuje stejnými pohyby jako v Excelu.

Systém, kód i data patří firmě. Pokud se KIABA někdy rozhodne pro jiného dodavatele, bere si všechno s sebou.

Jak začal první krok, popisujeme v případové studii Systém pro speditéry KIABA místo Excelu.

Co jsme dodali