Automatyczne fakturowanie z agentem AI: człowiek zatwierdza

Automatyczne fakturowanie z agentem AI oznacza, że fakturę przygotowuje agent, a człowiek ją tylko zatwierdza. Agent bierze zamówienie, dokument WZ albo zestawienie godzin, wypełnia dokument w programie księgowym i sprawdza reguły. Człowiek widzi gotowy projekt z dokumentami obok i klika zatwierdź, edytuj albo odrzuć.

Tak samo działa to przy ofertach, fakturach korygujących i wezwaniach do zapłaty. Poniżej znajdą Państwo, które dokumenty się do tego nadają, co zawsze powinien zatwierdzić człowiek i kiedy to się nie opłaca.

Jak wygląda faktura gotowa do zatwierdzenia?

Dziś fakturę często wystawia człowiek z trzech okien naraz. W jednym jest zamówienie, w drugim dokument WZ, w trzecim program księgowy. Agent robi to samo, tylko szybciej, a na końcu nie czeka na „wyślij”, lecz na zatwierdzenie.

Najważniejszy jest krok 3. Agent nie ma tylko przepisywać liczb. Ma głośno powiedzieć, gdy coś się nie zgadza: inna cena niż w cenniku, brakujący dokument WZ, klient z zaległą płatnością. Właśnie tam dziś traci się czas na szukanie.

Które dokumenty się do tego nadają?

Te, które składają się z dokumentów, które już mają Państwo w systemie albo w e-mailu. I przy których jasne jest, co jest poprawne.

Im więcej dokumentów brakuje, tym mniej agent pomoże. Jeśli cenę ustala się przez telefon i nigdzie jej nie zapisano, agent nie ma skąd jej wziąć.

Co zawsze musi zatwierdzić człowiek?

Faktura to dokument, który wychodzi z firmy i dotyczy pieniędzy. Błąd w niej kosztuje zaufanie klienta, nie tylko czas na poprawkę.

Agent nigdy nie powinien płacić ani zmieniać danych bankowych. To nie jest fakturowanie, to ryzyko. Jak ustalić, które kroki zatwierdza człowiek, i jak go nie przeciążyć, opisujemy w artykule Human in the loop: kiedy agent AI powinien czekać?.

Przykład: faktury, które przychodzą e-mailem

Tę samą zasadę stosujemy przy fakturach, które przychodzą e-mailem, tylko w odwrotnym kierunku. System je odczytuje i zapisuje w programie księgowym. Co jest jasne, przechodzi samo. Co nie, trafia do człowieka.

Reszta celowo przechodzi przez człowieka. Nowy dostawca, zeskanowana faktura albo kilka stawek VAT. Przy wystawianiu faktur zalecamy to samo: jasne typy same, reszta do zatwierdzenia.

Jak odczytujemy faktury przychodzące i kiedy wystarczy zwykły odczyt danych, piszemy w artykule OCR faktur: narzędzie do odczytu danych czy cały system?

Czy to się Państwu opłaca?

Proszę zaznaczyć, co Państwa dotyczy:

Kiedy tego nie polecamy

• Wystawiają Państwo kilka faktur miesięcznie. Agent się nie zwróci. Wystarczy szablon w programie księgowym.
• Faktury są co miesiąc takie same. Do tego program księgowy ma faktury cykliczne. Agent nie jest potrzebny.
• Cenę ustala się ustnie i nigdzie jej nie zapisuje. Agent nie ma z czego korzystać. Najpierw proszę zapisywać ustalenia.
• Chcą Państwo, by agent sam wysyłał korekty albo rabaty. Tego nie polecamy. Te dokumenty proszę zostawić człowiekowi.

Wystawiają Państwo faktury z trzech okien naraz?

Proszę napisać, jakie dokumenty Państwo wystawiają i na podstawie czego. Odezwiemy się w ciągu dwóch dni roboczych z kilkoma pytaniami o Państwa pracę. Potem ustalimy, co zrobimy najpierw.

Jeśli wolą Państwo najpierw porozmawiać, proszę umówić 15-minutową rozmowę wstępną.

Jak budujemy takiego agenta, opisujemy na stronie Agent AI dla firmy na miarę.

Który dokument w Państwa firmie wciąż powstaje ręcznie, choć dane są już w systemie?

Najczęściej zadawane pytania

Czym jest automatyczne fakturowanie z agentem AI?

Agent AI bierze dokumenty, z których dziś fakturę wystawia człowiek (zamówienie, dokument WZ, zestawienie godzin), i przygotowuje z nich projekt w programie księgowym. Człowiek go sprawdza i zatwierdza. Dopiero wtedy faktura trafia do klienta.

Czy agent AI może sam wysyłać faktury klientom?

W pierwszych tygodniach nie. Każdy dokument zatwierdza człowiek. Później same mogą wychodzić tylko powtarzalne faktury, w których człowiek niczego już nie poprawia. Korekty, rabaty i nowych klientów proszę zawsze zostawić człowiekowi.

Czym to się różni od faktur cyklicznych w programie księgowym?

Faktura cykliczna co miesiąc wystawia to samo. Agent sprawdza się tam, gdzie faktura składa się z różnych dokumentów i co miesiąc jest inna: według dostarczonych sztuk, przepracowanych godzin albo zamówień.

Czy potrzebuję do tego nowego programu księgowego?

Nie. Agent przygotowuje dokumenty w programie, którego już Państwo używają, jeśli ma on interfejs do importu lub zapisu dokumentów. Jeśli go nie ma, trzeba znaleźć inną drogę, na przykład import z pliku.