RPA czy agent AI: jak zautomatyzować portal bez API

Portal bez API można zautomatyzować na dwa sposoby: robotem RPA albo agentem AI w przeglądarce. Oba logują się Państwa dostępem, wypełniają formularz, sprawdzają status przesyłki albo pobierają dokument. Różnica polega na tym, co zrobią, gdy strona wygląda inaczej niż wczoraj.

Robot RPA powtarza nagrane kliknięcia i przy zmianie staje. Agent AI czyta, co widzi na stronie, a wyjątki przekazuje człowiekowi. Poniżej znajdą Państwo, kiedy wystarczy robot, kiedy potrzebny jest agent i co zawsze powinien zatwierdzić człowiek.

Czym jest RPA, a czym agent AI w przeglądarce?

RPA (robotyzacja procesów biznesowych) to robot programowy. Ktoś raz mu pokazuje, gdzie kliknąć i co wpisać, a on to powtarza. Szybko, dokładnie i bez zmęczenia. Dopóki przycisk się nie przesunie albo nie pojawi się nowe okno.

Agent AI w przeglądarce dostaje cel, a nie listę kliknięć. „Sprawdź status przesyłki do zamówienia 1234 i zapisz go w systemie.” Patrzy na stronę, znajduje pole na numer przesyłki i odczytuje wynik. Gdy coś się nie zgadza, nie powinien zgadywać. Powinien to powiedzieć.

Często właściwą odpowiedzią jest połączenie obu. Stabilne kroki, jak logowanie i eksport, wykona zwykły skrypt. Agent wchodzi tam, gdzie trzeba czytać i decydować. Różnicę między sztywną automatyzacją a agentem omawiamy w artykule Agentic workflow a automatyzacja.

Jaką pracę w portalach warto oddać agentowi?

Taką, przy której człowiek dziś przepisuje dane z jednego okna do drugiego. Typowe przykłady:

• Status przesyłki. Pracownicy codziennie otwierają portal przewoźnika, szukają przesyłek i odpisują klientom. Agent sprawdza status i zapisuje go przy zamówieniu.
• Zamówienia w portalu dostawcy. Dostawca nie ma importu, tylko formularz. Agent wypełnia go na podstawie Państwa zamówienia, a człowiek je wysyła.
• Dokumenty do pobrania. Faktury, wyciągi i potwierdzenia, które są tylko w portalu. Agent je pobiera i zapisuje tam, gdzie czeka na nie księgowość.
• Wprowadzanie danych do portalu bez importu. Dane, które już są w Państwa systemie, trzeba ręcznie wklikać do portalu partnera. Agent przygotowuje wypełniony formularz.

Łączy je to, że wynik da się sprawdzić. Status przesyłki w portalu albo jest, albo go nie ma. Jeśli agent nie wie, co zrobić z wynikiem, to praca dla człowieka.

Jak wdrożyć agenta AI w portalu bez API?

Kto od pierwszego dnia wpuści agenta do portalu z prawem wysyłania, prędzej czy później coś źle wyśle. Dlatego zalecamy taką kolejność:

Krok 1 wygląda na opóźnienie. W rzeczywistości może oszczędzić cały projekt. Jeśli portal potrafi zwrócić dane przez interfejs, nie potrzebują Państwo ani przeglądarki, ani agenta.

Typowy pierwszy krok wygląda tak: agent rano przegląda portal przewoźnika i przy otwartych zamówieniach zapisuje status przesyłki. Do portalu niczego nie wpisuje, a człowiek widzi, co agent znalazł, a czego nie.

Co się psuje przy automatyzacji portalu?

Portal nie należy do Państwa. Operator zmienia go, kiedy chce, i nie daje znać. Trzeba się z tym liczyć od pierwszego dnia:

Zasada jest jedna: agent, który nie wie, pyta. Agent, który zgadywał, da Państwu później więcej pracy, niż zaoszczędził. Jakich granic potrzebuje, omawiamy w artykule Guardrails AI: czego agent AI w firmie nie może robić.

Czy agent może pracować w cudzym portalu?

Agent robi to samo co Państwa pracownik i z jego dostępem. Mimo to przed startem proszę przeczytać regulamin portalu. Niektóre zabraniają automatycznego dostępu albo go ograniczają. W razie wątpliwości proszę zapytać operatora. To nie jest porada prawna.

Agent powinien mieć osobny dostęp, jeśli portal na to pozwala. Wtedy widać, co zrobił agent, a co człowiek, i dostęp można w każdej chwili odebrać.

Lista kontrolna przed zleceniem

Proszę zaznaczyć, co Państwa dotyczy. O resztę proszę zapytać dostawcę:

Kiedy tego nie zalecamy

• Portal ma API lub eksport. Proszę z nich skorzystać. Przeglądarka to dopiero druga opcja.
• Do portalu wchodzą Państwo kilka razy w miesiącu. Agent się nie zwróci. Wystarczą kroki z listy kontrolnej.
• Regulamin portalu zabrania automatycznego dostępu. Proszę tego nie robić. Proszę zapytać operatora o inne rozwiązanie.
• Agent miałby sam płacić albo składać zgłoszenia w urzędzie. Tego nie zalecamy. Te kroki proszę zostawić człowiekowi.

Czy Państwa pracownicy tracą czas w portalach?

Proszę napisać, do jakich portali logują się codziennie i co w nich robią. Odezwiemy się w ciągu dwóch dni roboczych z kilkoma pytaniami o Państwa pracę. Potem ustalimy, co zrobimy najpierw.

Jeśli wolą Państwo najpierw porozmawiać, proszę zarezerwować 15-minutową rozmowę wstępną.

Jak budujemy takiego agenta, opisujemy na stronie Agenci AI dla firm na zamówienie. Czym jest agent AI i kiedy go nie potrzeba, piszemy w artykule Czym jest agent AI?

Który portal Państwa pracownicy otwierają dziesięć razy dziennie?

Najczęściej zadawane pytania

Czym jest RPA?

RPA (robotyzacja procesów biznesowych) to robot programowy, który powtarza kliknięcia i wpisywanie w programie lub na stronie dokładnie tak, jak ktoś go nauczył. Jest szybki i tani, dopóki ekran się nie zmieni.

Czym różni się RPA od agenta AI?

Robot RPA powtarza nagrane kroki. Agent AI czyta, co widzi na stronie, i sam decyduje, gdzie kliknąć. Gdy strona się zmieni, robot staje, a agent często sobie poradzi. Przy wyjątku agent powinien przekazać pracę człowiekowi.

Czy da się zautomatyzować portal, który nie ma API?

Tak, jeśli mają Państwo do niego własny dostęp, a regulamin portalu tego nie zabrania. Najpierw jednak proszę zapytać operatora o API lub eksport. Jeśli istnieje, to stabilniejsza droga.

Czy agent AI może sam coś wysłać w portalu?

Czytać i przygotowywać tak. Wysłanie zamówienia, płatność czy zgłoszenie do urzędu przez pierwsze tygodnie powinien zatwierdzać człowiek. Samodzielnie mogą działać tylko sprawdzone kroki, przy których błąd jest tani i da się go cofnąć.

Co, jeśli portal się zmieni?

Dlatego agent ma zgłaszać, gdy czegoś nie znajdzie, zamiast zgadywać. Robot oparty na stałych kliknięciach się zatrzyma. Agent poradzi sobie z mniejszą zmianą, a przy większej przekaże pracę człowiekowi.