Automatická fakturácia s AI agentom: človek len schváli

Automatická fakturácia s AI agentom znamená, že faktúru pripraví agent a človek ju len schváli. Agent vezme objednávku, dodací list alebo výkaz prác, vyplní doklad v účtovnom programe a skontroluje pravidlá. Človek vidí hotový koncept aj podklady vedľa neho a klikne schváliť, upraviť alebo zamietnuť.

Rovnako to funguje aj pri cenových ponukách, dobropisoch či upomienkach. Nižšie nájdete, ktoré doklady sa na to hodia, čo má vždy schváliť človek a kedy sa to neoplatí.

Ako vyzerá faktúra pripravená na schválenie?

Dnes faktúru často píše človek z troch okien naraz. V jednom je objednávka, v druhom dodací list, v treťom účtovný program. Agent robí to isté, len rýchlejšie, a na konci nečaká na „odoslať“, ale na schválenie.

Dôležitý je krok 3. Agent nemá len opísať čísla. Má nahlas povedať, keď niečo nesedí: iná cena ako v cenníku, chýbajúci dodací list, zákazník po splatnosti. Práve tam človek dnes stráca čas hľadaním.

Ktoré doklady sa na to hodia?

Tie, ktoré sa skladajú z podkladov, ktoré už máte v systéme alebo v e-maile. A pri ktorých je jasné, čo je správne.

Čím viac podkladov k dokladu chýba, tým menej agent pomôže. Ak sa cena dohaduje telefonicky a nikde nie je zapísaná, agent ju nemá odkiaľ vziať.

Čo musí vždy schváliť človek?

Faktúra je doklad, ktorý ide von z firmy a týka sa peňazí. Chyba v nej stojí dôveru zákazníka, nielen čas na opravu.

Agent nikdy nemá platiť ani meniť bankové údaje. To nie je fakturácia, to je riziko. Ako určiť, ktoré kroky schvaľuje človek a ako ho nepreťažiť, rozoberáme v článku Human in the loop: kedy má AI agent čakať na človeka.

Príklad z praxe: faktúry, ktoré prichádzajú e-mailom

Rovnaký princíp používame pri faktúrach, ktoré prichádzajú e-mailom, len opačným smerom. Systém ich prečíta a zapíše do účtovného programu. Čo je jasné, prejde samo. Čo nie, skončí pred človekom.

Zvyšok ide cez človeka schválne. Nový dodávateľ, skenovaná faktúra alebo viac sadzieb DPH. Pri vystavovaní faktúr odporúčame to isté: jasné typy samé, zvyšok na schválenie.

Ako čítame faktúry, ktoré prichádzajú, a kedy stačí obyčajné vyťažovanie, píšeme v článku Vyťažovanie faktúr: stačí OCR, alebo treba systém?

Oplatí sa vám to?

Zaškrtnite, čo o vás platí:

Kedy to neodporúčame

• Vystavujete pár faktúr mesačne. Agent sa nezaplatí. Stačí šablóna v účtovnom programe.
• Faktúry sú každý mesiac rovnaké. Na to má účtovný program pravidelné faktúry. Agenta netreba.
• Cena sa dohaduje ústne a nikde nie je zapísaná. Agent nemá z čoho vychádzať. Najprv zapisujte dohody.
• Chcete, aby agent sám posielal dobropisy alebo zľavy. To neodporúčame. Tieto doklady nechajte na človeku.

Píšete faktúry z troch okien naraz?

Napíšte nám, aké doklady vystavujete a z akých podkladov. Ozveme sa do dvoch pracovných dní s pár otázkami k vašej práci. Potom sa dohodneme, čo urobíme ako prvé.

Ak sa chcete najprv porozprávať, dohodnite si úvodný hovor na 15 minút.

Ako takého agenta staviame, opisujeme na stránke AI agent pre firmu na mieru.

Ktorý doklad vo vašej firme vzniká stále ručne, hoci podklady sú v systéme?

Časté otázky

Čo je automatická fakturácia s AI agentom?

AI agent vezme podklady, z ktorých dnes faktúru píše človek (objednávku, dodací list, výkaz prác), a pripraví z nich koncept v účtovnom programe. Človek ho skontroluje a schváli. Až potom faktúra odíde zákazníkovi.

Môže AI agent posielať faktúry zákazníkom sám?

Prvé týždne nie. Každý doklad schvaľuje človek. Neskôr môžu ísť samé len opakované faktúry, pri ktorých človek už nič neopravuje. Dobropisy, zľavy a nových zákazníkov nechajte vždy na človeku.

Aký je rozdiel oproti pravidelným faktúram v účtovnom programe?

Pravidelná faktúra vystaví každý mesiac to isté. Agent sa hodí tam, kde sa faktúra skladá z rôznych podkladov a každý mesiac je iná: podľa dodaných kusov, odpracovaných hodín alebo objednávok.

Potrebujem kvôli tomu nový účtovný program?

Nie. Agent pripravuje doklady v programe, ktorý už používate, ak má rozhranie na import alebo zápis dokladov. Ak ho nemá, treba hľadať inú cestu, napríklad import zo súboru.