Automatyczne przetwarzanie dokumentów z załączników e-mail

Automatyczne przetwarzanie dokumentów oznacza, że załączniki z e-maili czyta agent AI zamiast człowieka. Rozpoznaje, czy to faktura, dokument WZ, umowa czy protokół reklamacyjny. Wyciąga z nich dane i wysyła je tam, gdzie powinny trafić. Czego nie zna, odkłada człowiekowi.

To nie jest digitalizacja. Większość dokumentów przychodzi dziś już jako PDF. Brakuje tylko kogoś, kto je otworzy, przeczyta i przypisze. Poniżej opisujemy, jak działa taki agent, z czym sobie radzi i co zostawić człowiekowi.

Co agent AI robi z załącznikami?

Te same trzy rzeczy, które dziś robi człowiek przy otwartej skrzynce:

1. Rozpoznaje typ. Faktura, WZ, zamówienie, umowa, certyfikat, reklamacja albo nic z tych rzeczy.
2. Wyciąga dane. Z faktury dostawcę, kwotę i termin płatności. Z WZ numer zamówienia i ilości. Z umowy strony i daty.
3. Przekazuje je dalej. Fakturę do księgowości, WZ do zamówienia, reklamację do osoby, która się nią zajmuje.

Różnica w porównaniu ze zwykłym narzędziem do odczytu danych tkwi w krokach 1 i 3. Narzędzie do odczytu zwykle zna jeden typ dokumentu i zwraca dane Państwu. Agent pracuje z mieszanką, która naprawdę przychodzi do skrzynki, i kończy pracę.

Jeśli przychodzą do Państwa tylko faktury, agent raczej nie jest potrzebny. Kiedy wystarczy sam odczyt danych, omawiamy w artykule OCR faktur: narzędzie do odczytu danych czy cały system?

Jak wdrożyć automatyczne przetwarzanie dokumentów?

Największy błąd to zacząć od narzędzia. Proszę zacząć od tego, co naprawdę przychodzi:

Krok 1 wygląda na opóźnienie, ale pokazuje, czego agent w ogóle nie musi czytać. Wśród załączników są duplikaty, logo ze stopek e-maili i automatyczne powiadomienia. Tego agent nie musi czytać, wystarczy to odfiltrować.

Dokąd trafia który załącznik?

Gdy agent działa, każdy załącznik trafia do jednego z trzech miejsc. Czego agent nie umie przypisać z pewnością, trafia do kosza „nie wiem” u człowieka.

Nasz przykład: faktury z e-maili

Zbudowaliśmy automatyzację dla faktur, które przychodzą e-mailem. Kiedyś człowiek je otwierał i przepisywał. Dziś system czyta je bezpośrednio w e-mailu i zapisuje w programie księgowym.

Reszta celowo przechodzi przez człowieka: zeskanowana faktura, nowy dostawca, kilka stawek VAT. Jeden typ dokumentu mamy więc już zautomatyzowany. Przy mieszance typów zasada jest ta sama, tylko koszy jest więcej.

Ta sama zasada dotyczy zamówień, które przychodzą e-mailem. Sposób opisujemy w artykule Jak zautomatyzować przetwarzanie zamówień z e-maila.

Co zostawić człowiekowi?

Agent dobrze sortuje to, co widział wiele razy. Źle to, co nowe, albo tam, gdzie trzeba podjąć decyzję:

Zasada: co dotyczy pieniędzy, prawa albo nowego partnera, trafia do człowieka. Agent oszczędza mu szukania, nie decyzji.

Czy to się Państwu opłaci?

Proszę zaznaczyć, co Państwa dotyczy:

Kiedy tego nie polecamy

• Przychodzi do Państwa jeden typ dokumentu. Wystarczy gotowe narzędzie do odczytu danych.
• Dokumentów jest kilka dziennie. Agent się nie zwróci. Wystarczą reguły i foldery w skrzynce.
• Dokumenty przychodzą głównie na papierze. Najpierw trzeba rozwiązać, jak trafią do komputera. Agent czyta pliki, nie koperty.
• Nikt nie potrafi powiedzieć, dokąd należy który dokument. Najpierw trzeba to ustalić w firmie. Agent nie uporządkuje chaosu, tylko go przyspieszy.

Skrzynka tonie w załącznikach?

Proszę napisać, jakie dokumenty do Państwa przychodzą i dokąd ludzie dziś je wysyłają. Odezwiemy się w ciągu dwóch dni roboczych z kilkoma pytaniami o Państwa pracę. Potem ustalimy, co zrobimy najpierw.

Jeśli wolą Państwo najpierw porozmawiać, proszę zarezerwować 15-minutową rozmowę wstępną.

Jak budujemy takiego agenta, opisujemy na stronie Agent AI na zamówienie dla firm.

Który załącznik ktoś u Państwa otwiera codziennie tylko po to, żeby przesłać go dalej?

Najczęstsze pytania

Czym jest automatyczne przetwarzanie dokumentów?

System czyta dokument, który przyszedł (najczęściej jako załącznik e-maila), rozpoznaje, czym jest, wyciąga z niego potrzebne dane i wysyła go tam, gdzie powinien trafić: do księgowości, do zamówienia albo do konkretnej osoby.

Czym różni się digitalizacja od przetwarzania dokumentów?

Digitalizacja robi z papieru plik, na przykład skan. Przetwarzanie to to, co dzieje się z plikiem potem: kto go przeczyta, gdzie zostanie zapisany i kto go zatwierdzi. Większość dokumentów przychodzi dziś już w formie cyfrowej, brakuje tylko przetwarzania.

Czy agent AI poradzi sobie ze skanami i zdjęciami dokumentów?

Zwykle tak, ale z mniejszą pewnością. Dlatego skany i zdjęcia powinny częściej trafiać do człowieka do sprawdzenia. Agent musi umieć powiedzieć, że nie jest pewien, zamiast zgadywać.

Co się dzieje z dokumentem, którego agent nie zna?

Trafia do kosza „nie wiem” u człowieka. Ten go przypisuje, a jego decyzja wraca do przykładów agenta. Nowy typ dokumentu dodają Państwo wtedy, gdy przychodzi go wystarczająco dużo, a człowiek zawsze klasyfikuje go tak samo.

Czy potrzebuję do tego nowego systemu do obiegu dokumentów?

Nie. Agent czyta skrzynkę, którą już Państwo mają, i zapisuje dane w systemach, z których już Państwo korzystają. O nowym systemie do dokumentów warto myśleć dopiero wtedy, gdy brakuje miejsca, w którym dokumenty dziś są przechowywane.