Automatická fakturace s AI agentem: člověk jen schválí

Automatická fakturace s AI agentem znamená, že fakturu připraví agent a člověk ji jen schválí. Agent vezme objednávku, dodací list nebo výkaz práce, vyplní doklad v účetním programu a zkontroluje pravidla. Člověk vidí hotový koncept i podklady vedle něj a klikne schválit, upravit nebo zamítnout.

Stejně to funguje i u cenových nabídek, dobropisů nebo upomínek. Níže najdete, které doklady se na to hodí, co má vždy schválit člověk a kdy se to nevyplatí.

Jak vypadá faktura připravená ke schválení?

Dnes fakturu často píše člověk ze tří oken najednou. V jednom je objednávka, ve druhém dodací list, ve třetím účetní program. Agent dělá totéž, jen rychleji, a na konci nečeká na „odeslat“, ale na schválení.

Důležitý je krok 3. Agent nemá jen opsat čísla. Má nahlas říct, když něco nesedí: jiná cena než v ceníku, chybějící dodací list, zákazník po splatnosti. Právě tam dnes člověk ztrácí čas hledáním.

Které doklady se na to hodí?

Ty, které se skládají z podkladů, které už máte v systému nebo v e-mailu. A u kterých je jasné, co je správně.

Čím víc podkladů k dokladu chybí, tím méně agent pomůže. Pokud se cena domlouvá po telefonu a nikde není zapsaná, agent ji nemá odkud vzít.

Co musí vždy schválit člověk?

Faktura je doklad, který jde ven z firmy a týká se peněz. Chyba v ní stojí důvěru zákazníka, nejen čas na opravu.

Agent nikdy nemá platit ani měnit bankovní údaje. To není fakturace, to je riziko. Jak určit, které kroky schvaluje člověk a jak ho nepřetížit, rozebíráme v článku Human in the loop: kdy má AI agent čekat na člověka.

Příklad z praxe: faktury, které chodí e-mailem

Stejný princip používáme u faktur, které chodí e-mailem, jen opačným směrem. Systém je přečte a zapíše do účetního programu. Co je jasné, projde samo. Co ne, skončí před člověkem.

Zbytek jde přes člověka záměrně. Nový dodavatel, naskenovaná faktura nebo více sazeb DPH. Při vystavování faktur doporučujeme totéž: jasné typy samy, zbytek ke schválení.

Jak čteme faktury, které přicházejí, a kdy stačí obyčejné vytěžování, píšeme v článku Vytěžování faktur: stačí OCR, nebo je potřeba systém?

Vyplatí se vám to?

Zaškrtněte, co o vás platí:

Kdy to nedoporučujeme

• Vystavujete pár faktur měsíčně. Agent se nezaplatí. Stačí šablona v účetním programu.
• Faktury jsou každý měsíc stejné. Na to má účetní program pravidelné faktury. Agenta není potřeba.
• Cena se domlouvá ústně a nikde není zapsaná. Agent nemá z čeho vycházet. Nejdřív zapisujte dohody.
• Chcete, aby agent sám posílal dobropisy nebo slevy. To nedoporučujeme. Tyto doklady nechte na člověku.

Píšete faktury ze tří oken najednou?

Napište nám, jaké doklady vystavujete a z jakých podkladů. Ozveme se do dvou pracovních dnů s pár otázkami k vaší práci. Pak se domluvíme, co uděláme jako první.

Pokud si chcete nejdřív promluvit, domluvte si úvodní hovor na 15 minut.

Jak takového agenta stavíme, popisujeme na stránce AI agent pro firmu na míru.

Který doklad ve vaší firmě vzniká pořád ručně, i když podklady jsou v systému?

Časté otázky

Co je automatická fakturace s AI agentem?

AI agent vezme podklady, ze kterých dnes fakturu píše člověk (objednávku, dodací list, výkaz práce), a připraví z nich koncept v účetním programu. Člověk ho zkontroluje a schválí. Teprve potom faktura odejde zákazníkovi.

Může AI agent posílat faktury zákazníkům sám?

První týdny ne. Každý doklad schvaluje člověk. Později mohou jít samy jen opakované faktury, u kterých člověk už nic neopravuje. Dobropisy, slevy a nové zákazníky nechte vždy na člověku.

Jaký je rozdíl oproti pravidelným fakturám v účetním programu?

Pravidelná faktura vystaví každý měsíc totéž. Agent se hodí tam, kde se faktura skládá z různých podkladů a každý měsíc je jiná: podle dodaných kusů, odpracovaných hodin nebo objednávek.

Potřebuji kvůli tomu nový účetní program?

Ne. Agent připravuje doklady v programu, který už používáte, pokud má rozhraní pro import nebo zápis dokladů. Pokud ho nemá, je potřeba najít jinou cestu, například import ze souboru.