Automatische Rechnungsstellung mit KI-Agent: nur freigeben

Automatische Rechnungsstellung mit einem KI-Agenten heißt: Der Agent erstellt die Rechnung, ein Mensch gibt sie nur frei. Der Agent nimmt Bestellung, Lieferschein oder Leistungsnachweis, füllt den Beleg in Ihrer Buchhaltungssoftware aus und prüft die Regeln. Der Mensch sieht den fertigen Entwurf mit den Unterlagen daneben und klickt auf Freigeben, Bearbeiten oder Ablehnen.

Genauso funktioniert es bei Angeboten, Gutschriften und Mahnungen. Unten lesen Sie, welche Belege sich eignen, was immer ein Mensch freigeben sollte und wann es sich nicht lohnt.

Wie sieht eine Rechnung zur Freigabe aus?

Heute schreibt oft ein Mensch die Rechnung aus drei Fenstern gleichzeitig. In einem ist die Bestellung, im zweiten der Lieferschein, im dritten die Buchhaltungssoftware. Der Agent macht dasselbe, nur schneller, und wartet am Ende nicht auf „Senden“, sondern auf die Freigabe.

Wichtig ist Schritt 3. Der Agent soll nicht nur Zahlen abschreiben. Er soll laut sagen, wenn etwas nicht passt: ein anderer Preis als in der Preisliste, ein fehlender Lieferschein, ein Kunde im Zahlungsverzug. Genau dort verliert man heute Zeit mit Suchen.

Welche Belege eignen sich dafür?

Solche, die aus Unterlagen entstehen, die Sie schon im System oder im E-Mail-Postfach haben. Und bei denen klar ist, was richtig ist.

Je mehr Unterlagen zu einem Beleg fehlen, desto weniger hilft der Agent. Wird der Preis telefonisch vereinbart und nirgends notiert, kann der Agent ihn nirgendwo hernehmen.

Was muss immer ein Mensch freigeben?

Eine Rechnung ist ein Beleg, der das Unternehmen verlässt und um Geld geht. Ein Fehler darin kostet das Vertrauen des Kunden, nicht nur die Zeit für die Korrektur.

Der Agent soll nie zahlen oder Bankdaten ändern. Das ist keine Rechnungsstellung, das ist ein Risiko. Wie Sie festlegen, welche Schritte ein Mensch freigibt, und wie Sie ihn nicht überlasten, lesen Sie in Human in the Loop: wann ein KI-Agent warten soll.

Ein Beispiel: Rechnungen, die per E-Mail kommen

Dasselbe Prinzip nutzen wir bei Rechnungen, die per E-Mail kommen, nur in die umgekehrte Richtung. Das System liest sie und trägt sie in die Buchhaltungssoftware ein. Was klar ist, geht allein durch. Was nicht, landet bei einem Menschen.

Der Rest geht absichtlich über einen Menschen. Ein neuer Lieferant, eine gescannte Rechnung oder mehrere Umsatzsteuersätze. Beim Ausstellen von Rechnungen empfehlen wir dasselbe: klare Typen allein, der Rest zur Freigabe.

Wie wir eingehende Rechnungen lesen und wann einfaches Auslesen reicht, beschreiben wir in Rechnungsdaten auslesen: OCR-Tool oder ganzes System?

Lohnt es sich für Sie?

Haken Sie ab, was auf Sie zutrifft:

Wann wir es nicht empfehlen

• Sie stellen nur ein paar Rechnungen im Monat aus. Der Agent rechnet sich nicht. Eine Vorlage in der Buchhaltungssoftware reicht.
• Ihre Rechnungen sind jeden Monat gleich. Dafür hat die Buchhaltungssoftware Serienrechnungen. Einen Agenten brauchen Sie nicht.
• Preise werden mündlich vereinbart und nirgends notiert. Der Agent hat keine Grundlage. Notieren Sie zuerst die Vereinbarungen.
• Der Agent soll Gutschriften oder Rabatte selbst versenden. Das empfehlen wir nicht. Diese Belege bleiben bei einem Menschen.

Schreiben Sie Rechnungen aus drei Fenstern gleichzeitig?

Schreiben Sie uns, welche Belege Sie ausstellen und aus welchen Unterlagen. Wir melden uns innerhalb von zwei Arbeitstagen mit ein paar Fragen zu Ihrer Arbeit. Dann vereinbaren wir, was wir zuerst angehen.

Wenn Sie lieber zuerst sprechen möchten, buchen Sie ein 15-minütiges Erstgespräch.

Wie wir einen solchen Agenten bauen, beschreiben wir auf der Seite KI-Agent für Unternehmen nach Maß.

Welcher Beleg entsteht in Ihrem Unternehmen noch von Hand, obwohl die Daten schon im System sind?

Häufige Fragen

Was ist automatische Rechnungsstellung mit einem KI-Agenten?

Ein KI-Agent nimmt die Unterlagen, aus denen heute ein Mensch die Rechnung schreibt (Bestellung, Lieferschein, Leistungsnachweis), und erstellt daraus einen Entwurf in Ihrer Buchhaltungssoftware. Ein Mensch prüft und gibt ihn frei. Erst dann geht die Rechnung an den Kunden.

Kann ein KI-Agent Rechnungen selbst an Kunden senden?

In den ersten Wochen nicht. Jeden Beleg gibt ein Mensch frei. Später dürfen nur wiederkehrende Rechnungen allein raus, bei denen der Mensch nichts mehr korrigiert. Gutschriften, Rabatte und neue Kunden überlassen Sie immer einem Menschen.

Was ist der Unterschied zu Serienrechnungen in der Buchhaltungssoftware?

Eine Serienrechnung stellt jeden Monat dasselbe aus. Ein Agent passt dort, wo die Rechnung aus verschiedenen Unterlagen entsteht und jeden Monat anders ist: nach gelieferten Stückzahlen, geleisteten Stunden oder Bestellungen.

Brauche ich dafür eine neue Buchhaltungssoftware?

Nein. Der Agent erstellt Belege in der Software, die Sie schon nutzen, sofern sie eine Schnittstelle zum Import oder Anlegen von Belegen hat. Hat sie keine, braucht es einen anderen Weg, zum Beispiel einen Import aus einer Datei.