Jakie procesy w firmie automatyzować najpierw?

W automatyzacji procesów w firmie warto zacząć od pracy, która powtarza się codziennie, ma jasne zasady, a dane do niej mają już Państwo w e-mailu lub w systemie. Pierwszym kandydatem jest zwykle przepisywanie: faktury i zamówienia z e-maila do programu, odpowiedzi na te same pytania klientów, szukanie w arkuszach. Decyzje, wyjątki i procesy, które zmieniają się co miesiąc, lepiej zostawić na później.

Poniżej znajdą Państwo cztery cechy dobrego pierwszego procesu, co zmieniło się w procesach, które zautomatyzowaliśmy, oraz listę kontrolną dla Państwa procesu.

Jak rozpoznać proces, który zautomatyzować jako pierwszy?

Pierwszy proces nie musi być największy. Ma być tym, przy którym najszybciej zobaczą Państwo, czy automatyzacja działa. Warto szukać czterech cech:

Im więcej wierszy po lewej, tym lepszy kandydat. Proces, który trwa pięć minut, ale powtarza się czterdzieści razy dziennie, kosztuje więcej niż godzina pracy raz w miesiącu.

Pomaga zapisać proces, zanim zapadnie decyzja. Proszę wypełnić mapę procesu online lub w Excelu: kto wykonuje pracę, w jakim programie, skąd bierze dane i gdzie praca czeka.

Co zmieniło się w procesach, które zautomatyzowaliśmy?

Dwa procesy, które spełniały wszystkie cztery cechy, z liczbami z działania produkcyjnego, oraz jeden typowy kolejny kandydat:

Wspólne jest to, że chodzi o pracę, którą ludzie wykonują codziennie i potrafią dokładnie opisać. Faktura ma dostawcę, kwotę i termin płatności. Klient pyta, gdzie jest jego zamówienie. Zamówienie ma klienta, pozycje i termin dostawy.

Żaden z tych procesów nie jest automatyczny w 100 %. Przy fakturach 30 % celowo przechodzi przez człowieka: nowy dostawca, zeskanowana faktura lub kilka stawek VAT. Więcej w artykule OCR faktur: narzędzie do odczytu danych czy cały system?.

Jak wybrać pierwszy proces krok po kroku?

Przy wyborze pierwszego procesu polecamy taki sposób:

Krok 4 jest najtrudniejszy. Każdy kierownik chce, żeby jego praca poszła pierwsza. Warto decydować według czasu i czterech cech, a nie według tego, kto mówi najgłośniej.

Czego nie automatyzować na początku?

Niektóre zadania wyglądają na idealnego kandydata, bo zajmują dużo czasu. Na początek jednak się nie nadają:

• Decyzje wymagające doświadczenia. Rabat dla stałego klienta, reklamacja, wybór dostawcy. System może przygotować dane, decyduje człowiek.
• Proces, który właśnie się zmienia. Nowy cennik, nowy program, nowa organizacja. Warto poczekać, aż się ustabilizuje.
• Praca od czasu do czasu. Zamknięcie roku czy inwentaryzacja zajmują dużo czasu naraz, ale automatyzacja zwraca się powoli.

Kiedy wystarczy klasyczna automatyzacja, a kiedy potrzebny jest krok AI lub agent, omawiamy w artykule Agentic workflow a automatyzacja: co pasuje do Państwa procesu.

Czy Państwa proces jest gotowy na automatyzację?

Proszę zaznaczyć, co jest prawdą o Państwa kandydacie:

Jak postępować przy zamówieniach, opisuje artykuł Jak zautomatyzować przetwarzanie zamówień z e-maila.

Kiedy tego nie polecamy

• Praca zajmuje kilka godzin w miesiącu. Automatyzacja się nie zwróci. Wystarczy lepszy szablon lub makro.
• Gotowy program już to potrafi. Jeśli Państwa program księgowy lub magazynowy ma tę funkcję, warto ją włączyć. Własne rozwiązanie ma sens dopiero wtedy, gdy to nie wystarcza.
• Nikt nie będzie sprawdzał wyniku. W pierwszych tygodniach ktoś musi patrzeć, co zrobiła automatyzacja. Bez tego błędy zobaczą Państwo dopiero u klienta.

Nie wiedzą Państwo, od czego zacząć?

Proszę napisać, które zadania powtarzają się w Państwa firmie codziennie. Odezwiemy się w ciągu dwóch dni roboczych z kilkoma pytaniami o Państwa pracę. Potem ustalimy, co zrobimy najpierw.

Jeśli wolą Państwo najpierw porozmawiać, proszę zarezerwować 15-minutową rozmowę wstępną.

Jak automatyzujemy procesy w firmach, opisujemy na stronie Automatyzacja procesów biznesowych. Kod i dane należą do Państwa od pierwszego dnia.

Które zadanie zlikwidowaliby Państwo w firmie jako pierwsze, gdyby to było możliwe?

Najczęstsze pytania

Jakie procesy w firmie automatyzować najpierw?

Te, które powtarzają się codziennie lub co tydzień, mają jasne zasady, dane do nich są już w e-mailu lub w systemie, a błąd można wychwycić, zanim wyjdzie na zewnątrz. Typowo przepisywanie faktur i zamówień, odpowiedzi na powtarzające się pytania klientów i szukanie w arkuszach.

Czego nie automatyzować na początku?

Procesu, który zmienia się co miesiąc, procesu, którego nikt nie potrafi opisać, i pracy, w której decyduje doświadczenie człowieka, na przykład rabatów, reklamacji czy rekrutacji. Tam automatyzacja najpierw przyspieszy chaos.

Jak sprawdzić, ile kosztuje mnie proces?

Przez tydzień proszę zapisywać, ile razy praca się powtarza i ile minut trwa jedno powtórzenie. Po pomnożeniu mają Państwo godziny w miesiącu. Pomaga mapa procesu: kto, co, w jakim programie i gdzie praca czeka.

Czy do automatyzacji potrzebna jest AI?

Często nie. Gdy dane są ustrukturyzowane, a zasady stałe, wystarczy klasyczna automatyzacja. Krok AI jest potrzebny tam, gdzie trzeba czytać tekst pisany przez ludzi: e-maile, faktury PDF, zamówienia w różnych formatach.

Ile procesów automatyzować naraz?

Jeden. Pierwszy proces pokaże, czy dane są w porządku i czy ludzie przyjmą nowy sposób pracy. Dopiero gdy działa produkcyjnie, warto dodać kolejny.