Agentic workflow a automatyzacja: co pasuje do Państwa procesu

Agentic workflow to proces, w którym agent AI sam wybiera kolejny krok: czyta dane wejściowe, korzysta z narzędzi i sprawdza wynik. Klasyczna automatyzacja zawsze przechodzi te same kroki według reguł. Jeśli pracę da się opisać regułą, wystarczy automatyzacja. Agent ma sens dopiero tam, gdzie ktoś musi przeczytać wolny tekst i wybrać między krokami.

Poniżej znajdą Państwo różnicę w tabeli, test, kiedy wystarczą reguły, i przykład z naszej własnej księgowości. Krótka definicja jest też w naszym słowniku pojęć.

Czym jest agentic workflow, w prostych słowach?

Weźmy zamówienie, które przychodzi e-mailem. Można je przetworzyć na trzy sposoby:

1. Klasyczna automatyzacja. Stałe reguły: e-mail z formularza, pola według szablonu, zamówienie zostaje utworzone. Działa, dopóki e-mail zawsze wygląda tak samo.
2. Automatyzacja z krokiem AI. Kroki są równie stałe. AI tylko czyta wolny tekst i wyciąga z niego dane. Resztę robią reguły.
3. Agentic workflow. Agent czyta e-mail i sam decyduje, co dalej: sprawdzić magazyn, utworzyć zamówienie albo dopytać klienta. Potem sprawdza, czy wynik się zgadza.

We wszystkich trzech przypadkach wyjątki zostają u człowieka. Różnica polega na tym, ile decyzji oprogramowanie podejmuje samo.

Agentic workflow a klasyczna automatyzacja: na czym polega różnica?

Większość wyników wyszukiwania zestawia agentic workflow z automatyzacją jak nową generację ze starą. W praktyce to drabina. Każdy szczebel wyżej kosztuje więcej i jest mniej przewidywalny. Proszę wchodzić tylko tak wysoko, jak naprawdę wymaga tego proces.

Kiedy wystarczy klasyczna automatyzacja?

Częściej, niż się dziś pisze. Proszę zaznaczyć, co dotyczy Państwa procesu:

Jeśli dotyczy większości punktów, agent nic Państwu nie da. Doda tylko koszty modelu i jeszcze jedno miejsce, w którym coś może się zepsuć.

Kiedy potrzebny jest krok AI, a kiedy agent?

Krok AI jest potrzebny, gdy kroki są jasne, ale dane wejściowe nie. Typowym przykładem są faktury. Każdy dostawca formatuje je inaczej i jeden stały szablon nie pasuje do wszystkich.

Dokładnie tak zautomatyzowaliśmy naszą własną księgowość. Faktury przychodzą e-mailem, AI odczytuje dane, a reguły zapisują je w systemie księgowym. Kroki są stałe, AI tylko czyta. Uczciwie: według definicji powyżej to nie jest agentic workflow, tylko automatyzacja z krokiem AI. Do faktur to wystarcza.

Agent jest potrzebny, gdy zmieniają się także kroki. Klient pyta o zamówienie, składa reklamację albo zmienia adres. Każdy chce czegoś innego, a właściwy kolejny krok zależy od tego, co napisał. Takiego agenta zbudowaliśmy do obsługi klienta dla klienta ze sprzedażą online. Czym agent różni się od chatbota, opisujemy w artykule Czym jest agent AI?

Jak wybrać rozwiązanie dla swojego procesu?

Proszę nie zaczynać od pytania „jakie narzędzie”. Proszę zacząć od procesu i wchodzić po drabinie od dołu:

Często okazuje się, że agent jest potrzebny tylko w jednym miejscu. Resztę procesu załatwiają reguły. Jak to wygląda przy zamówieniach, opisujemy w artykule Automatyczne przetwarzanie zamówień z e-maili.

Kto zajmuje się wyjątkami?

Wyjątki nie znikają razem z agentem. Tylko się zmieniają. Przy regułach wyjątkiem jest wszystko, czego nie znały z góry. Przy agencie to, czego nie jest pewien, oraz kroki, które kosztują pieniądze lub są nieodwracalne.

Dlatego dla każdego procesu ustalamy, kto dostaje wyjątek i co z nim robi. Które kroki powinien zatwierdzać człowiek, a kiedy pozwolić agentowi pracować samodzielnie, opisujemy w artykule Human in the loop: kiedy agent AI powinien czekać?

Kiedy tego nie polecamy

• Chcą Państwo agenta, bo jest modny. Jeśli dotyczy większości punktów z testu powyżej, wystarczy automatyzacja. Powiemy to Państwu.
• Nikt nie spisał procesu. Agent nie ma się z czego uczyć, a reguł nikt nie napisze. Najpierw opisujemy proces razem.
• Wynik musi być za każdym razem taki sam i sprawdzalny. Księgowość, raporty, ceny. Tu wygrywają reguły. AI niech tylko czyta.
• Agent do całego procesu naraz. Proszę zacząć od jednego miejsca, w którym reguły nie wystarczają. Kolejne przyjdzie, gdy pierwsze będzie działać.

Nie wiedzą Państwo, czego potrzebuje Państwa proces?

Proszę napisać, jaką pracę chcą Państwo przekazać oprogramowaniu. Odezwiemy się w ciągu dwóch dni roboczych z kilkoma pytaniami o Państwa pracę. Potem ustalimy, co zrobimy najpierw. Powiemy też, jeśli agent nie jest Państwu potrzebny.

Jeśli wolą Państwo najpierw porozmawiać, proszę zarezerwować 15-minutową rozmowę wstępną.

Jak automatyzujemy procesy w firmach, opisujemy na stronie Automatyzacja procesów biznesowych.

Jaka praca powtarza się w Państwa firmie zawsze tak samo, a mimo to wykonuje ją człowiek?

Najczęściej zadawane pytania

Czym jest agentic workflow?

Agentic workflow to proces, w którym agent AI sam planuje kroki, korzysta z narzędzi i sprawdza własny wynik. Nie trzyma się stałych kroków: o tym, co zrobić dalej, decyduje na podstawie tego, co właśnie czyta. Wyjątki przekazuje człowiekowi.

Czym różni się agentic workflow od automatyzacji?

Klasyczna automatyzacja zawsze przechodzi te same kroki według reguł, które opisali Państwo z góry. Agentic workflow sam wybiera swoje kroki. Automatyzacja jest tańsza i bardziej przewidywalna, agent radzi sobie z przypadkami, które nie mieszczą się w regułach.

Kiedy wystarczy klasyczna automatyzacja?

Gdy dane wejściowe zawsze przychodzą w tej samej formie, proces da się narysować bez słów „to zależy”, a wyjątki są rzadkie. Na przykład przenoszenie danych z formularza do systemu. Wtedy automatyzacja jest tańsza i bardziej niezawodna niż agent.

Czy AI w automatyzacji to to samo co agent AI?

Nie. Jeśli AI w stałych krokach tylko czyta fakturę lub e-mail, a resztę robią reguły, jest to automatyzacja z krokiem AI. Agentem staje się dopiero wtedy, gdy AI sama wybiera, jaki krok wykonać jako następny. Większości procesów wystarcza krok AI.

Czy agentic workflow jest droższy niż automatyzacja?

Zwykle tak. Agent wywołuje model językowy przy każdej decyzji i potrzebuje zabezpieczeń, dziennika swoich kroków oraz człowieka do wyjątków. Opłaca się tam, gdzie stałe reguły nie wystarczają, a praca ręczna kosztuje więcej.