Welche Prozesse im Unternehmen zuerst automatisieren?

Bei der Automatisierung von Prozessen im Unternehmen beginnen Sie mit Arbeit, die sich jeden Tag wiederholt, klaren Regeln folgt und deren Daten Sie schon in der E-Mail oder in einem System haben. Der erste Kandidat ist meist das Abtippen: Rechnungen und Aufträge aus der E-Mail ins Programm, Antworten auf dieselben Kundenfragen, das Suchen in Tabellen. Entscheidungen, Ausnahmen und Prozesse, die sich jeden Monat ändern, heben Sie sich für später auf.

Unten finden Sie vier Merkmale eines guten ersten Prozesses, was sich bei Prozessen geändert hat, die wir automatisiert haben, und eine Checkliste für Ihren.

Woran erkennt man den Prozess, den man zuerst automatisiert?

Der erste Prozess muss nicht der größte sein. Er soll der sein, bei dem Sie am schnellsten sehen, ob die Automatisierung funktioniert. Achten Sie auf vier Merkmale:

Je mehr Zeilen links landen, desto besser der Kandidat. Ein Prozess, der fünf Minuten dauert, sich aber vierzigmal am Tag wiederholt, kostet mehr als eine Stunde Arbeit einmal im Monat.

Es hilft, den Prozess aufzuschreiben, bevor Sie darüber entscheiden. Füllen Sie eine Prozesslandkarte online oder in Excel aus: wer die Arbeit macht, in welchem Programm, woher die Daten kommen und wo sie wartet.

Was hat sich bei Prozessen geändert, die wir automatisiert haben?

Zwei Prozesse, die alle vier Merkmale erfüllten, mit Zahlen aus dem Echtbetrieb, und ein typischer nächster Kandidat:

Gemeinsam ist ihnen: Es ist Arbeit, die Menschen täglich machen und genau beschreiben können. Eine Rechnung hat einen Lieferanten, einen Betrag und ein Fälligkeitsdatum. Ein Kunde fragt, wo seine Bestellung ist. Ein Auftrag hat einen Kunden, Positionen und einen Liefertermin.

Keiner dieser Prozesse ist zu 100 % automatisch. Bei Rechnungen gehen 30 % bewusst über einen Menschen: ein neuer Lieferant, eine eingescannte Rechnung oder mehrere Mehrwertsteuersätze. Mehr dazu im Artikel Rechnungsdaten auslesen: OCR-Tool oder ganzes System?.

Wie wählt man den ersten Prozess Schritt für Schritt?

Für die Wahl des ersten Prozesses empfehlen wir dieses Vorgehen:

Schritt 4 ist der schwierigste. Jede Führungskraft möchte, dass ihre Arbeit zuerst drankommt. Entscheiden Sie nach Zeit und den vier Merkmalen, nicht danach, wer am lautesten ist.

Was sollte man nicht zuerst automatisieren?

Manche Arbeit sieht nach dem idealen Kandidaten aus, weil sie viel Zeit kostet. Für den Anfang eignet sie sich trotzdem nicht:

• Entscheidungen, die Erfahrung brauchen. Ein Rabatt für einen Stammkunden, eine Reklamation, die Wahl eines Lieferanten. Das System kann die Grundlagen vorbereiten, entscheiden muss ein Mensch.
• Ein Prozess, den Sie gerade ändern. Eine neue Preisliste, ein neues Programm, eine neue Organisation. Warten Sie, bis sich das eingespielt hat.
• Arbeit, die selten anfällt. Ein Jahresabschluss oder eine Inventur kostet auf einmal viel Zeit, aber die Automatisierung rechnet sich nur langsam.

Wann klassische Automatisierung reicht und wann es einen KI-Schritt oder einen Agenten braucht, besprechen wir im Artikel Agentic Workflow vs. Automatisierung: was passt?.

Ist Ihr Prozess bereit für die Automatisierung?

Haken Sie ab, was auf Ihren Kandidaten zutrifft:

Wie man bei Aufträgen vorgeht, beschreibt der Artikel Aufträge aus E-Mails automatisch verarbeiten.

Wann wir es nicht empfehlen

• Die Arbeit kostet ein paar Stunden im Monat. Die Automatisierung rechnet sich nicht. Eine bessere Vorlage oder ein Makro reicht.
• Eine fertige Software kann es schon. Wenn Ihre Buchhaltungs- oder Lagersoftware die Funktion hat, schalten Sie sie ein. Eine eigene Lösung lohnt sich erst, wenn das nicht reicht.
• Niemand wird das Ergebnis prüfen. In den ersten Wochen muss jemand ansehen, was die Automatisierung gemacht hat. Ohne das sehen Sie Fehler erst beim Kunden.

Sie wissen nicht, wo Sie anfangen sollen?

Schreiben Sie uns, welche Aufgaben sich in Ihrem Unternehmen jeden Tag wiederholen. Wir melden uns innerhalb von zwei Arbeitstagen mit ein paar Fragen zu Ihrer Arbeit. Dann vereinbaren wir, was wir zuerst angehen.

Wenn Sie lieber zuerst sprechen möchten, buchen Sie ein 15-minütiges Erstgespräch.

Wie wir Prozesse in Unternehmen automatisieren, beschreiben wir auf der Seite Prozessautomatisierung. Code und Daten gehören Ihnen ab dem ersten Tag.

Welche Aufgabe würden Sie in Ihrem Unternehmen als Erstes abschaffen, wenn Sie könnten?

Häufige Fragen

Welche Prozesse im Unternehmen sollte man zuerst automatisieren?

Die, die sich jeden Tag oder jede Woche wiederholen, klare Regeln haben, deren Daten schon in der E-Mail oder in einem System liegen und bei denen Sie einen Fehler abfangen, bevor er nach außen geht. Typisch sind das Abtippen von Rechnungen und Aufträgen, Antworten auf wiederkehrende Kundenfragen und das Suchen in Tabellen.

Was sollte man nicht zuerst automatisieren?

Einen Prozess, der sich jeden Monat ändert, einen Prozess, den niemand beschreiben kann, und Arbeit, bei der die Erfahrung eines Menschen entscheidet, etwa Rabatte, Reklamationen oder Recruiting. Dort beschleunigt Automatisierung zuerst das Chaos.

Wie finde ich heraus, was mich ein Prozess kostet?

Notieren Sie eine Woche lang, wie oft sich die Arbeit wiederholt und wie viele Minuten ein Durchgang dauert. Multiplizieren Sie beides, und Sie haben die Stunden pro Monat. Eine Prozesslandkarte hilft: wer, was, in welchem Programm und wo es wartet.

Brauche ich für die Automatisierung KI?

Oft nicht. Wenn die Daten strukturiert und die Regeln fest sind, reicht klassische Automatisierung. Einen KI-Schritt braucht es dort, wo Text gelesen werden muss, den Menschen schreiben: E-Mails, PDF-Rechnungen, Aufträge in unterschiedlichen Formaten.

Wie viele Prozesse sollte man auf einmal automatisieren?

Einen. Der erste Prozess zeigt, ob die Daten in Ordnung sind und ob die Mitarbeitenden den neuen Ablauf annehmen. Erst wenn er im Echtbetrieb läuft, lohnt sich der nächste.