Jak zautomatyzować przetwarzanie zamówień z e-maila

Przetwarzanie zamówień z e-maila można zautomatyzować w trzech krokach. AI czyta e-mail i załącznik i wpisuje dane do Państwa systemu. Człowiek je sprawdza i potwierdza. Gdy kontrola przestaje znajdować błędy, wybrane typy zamówień przechodzą całkowicie same.

Pierwszy warunek jest prosty: zamówienie musi gdzieś wylądować. Poniżej: proces, tabela danych i czego nauczyliśmy się w spedycji.

Jak dziś wygląda zamówienie z e-maila?

W większości firm tak samo. Klient wysyła e-mail, czasem z PDF, czasem z plikiem Excel, czasem tylko z trzema linijkami tekstu. Ktoś go otwiera, czyta i przepisuje do systemu albo arkusza. Potem odpisuje, że zamówienie przyjęto.

W spedycji jest jeszcze bardziej różnorodnie. Zlecenie transportu zawiera miejsce załadunku i rozładunku, datę, towar, wagę, a czasem cenę. Każdy klient pisze je inaczej. Jeden wysyła arkusz, drugi PDF z własnego systemu, trzeci krótki e-mail z telefonu.

Przepisywanie nie jest trudne. Po prostu nie ma końca. A błąd w jednej liczbie oznacza ciężarówkę pod złym adresem albo złą cenę w ofercie.

Jak zautomatyzować przetwarzanie zamówień z e-maila?

Proces, który proponujemy, ma trzy kroki:

Ten sam proces działa w naszej własnej księgowości, z fakturami przychodzącymi e-mailem. Jedna faktura zajmowała kiedyś 10 do 15 minut. Dziś system przetwarza ją w mniej niż minutę. 70% faktur przechodzi bez udziału człowieka.

Pozostałe 30% celowo przechodzi przez człowieka. Skan, nowy dostawca, nietypowy dokument. Z zamówieniami jest tak samo: lepiej raz potwierdzić, niż wysłać ciężarówkę pod zły adres.

Jakie dane trzeba wyciągnąć z zamówienia?

Przed startem proszę spisać, co musi być w systemie, żeby zamówienie dało się obsłużyć. Dla zlecenia transportu wygląda to tak:

Jedna ważna zasada: to, co uzupełni AI, ma oznaczenie, dopóki człowiek go nie odznaczy. System nie może niczego wymyślać. Lepsze puste pole niż błędnie wypełnione. Przy nowym kliencie warto też sprawdzić numer VAT, na przykład naszą weryfikacją numeru VAT UE.

Co musi być gotowe przed automatyzacją?

Miejsce, w którym zamówienie ląduje. Jeśli zamówienia żyją dziś w skrzynce i w trzech plikach Excel, AI tylko przeniesie przepisywanie gdzie indziej.

W firmie spedycyjnej, dla której pracujemy, przewoźnicy i przesyłki były rozrzucone po plikach Excel, e-mailach i głowach spedytorów. Najpierw przenieśliśmy je do jednego systemu. Automatyzacja ma sens dopiero na danych, które są w jednym miejscu.

Często największa oszczędność nie pochodzi z AI. Pochodzi z porządnego wyszukiwania i danych w jednym miejscu. AI dodaje potem szybkość na wejściu.

Przed startem proszę zaznaczyć, co już Państwo mają:

Jeśli nie mają Państwo jeszcze systemu i wszystko działa w arkuszach, proszę zacząć od Kiedy Excel przestaje wystarczać firmie?

Otwórz plan: agent AI w Państwa firmie, pierwsze 30 dni (online lub PDF)

Zanim cokolwiek Państwo zautomatyzują, proszę spisać jeden proces. Wypełnij mapę procesu online lub w Excelu

Czy potrzebują Państwo do tego agenta AI?

Zamówienie ma stałą treść, nawet jeśli każdy pisze je inaczej. Agent, który sam decyduje, wchodzi do gry dopiero przy odpowiedziach dla klientów albo ofertach. Taką automatyzację procesów biznesowych budujemy bezpośrednio na Państwa systemie.

Różnicę wyjaśniamy w Czym jest agent AI? Jeśli obok zamówień przychodzą też pytania klientów, proszę zajrzeć do Agent AI do e-maili od klientów.

Kiedy tego nie polecamy

• Dostają Państwo tylko kilka zamówień tygodniowo. Proszę dalej przepisywać je ręcznie. Automatyzacja się nie zwróci.
• Zamówienia nie mają gdzie wylądować, wszystko żyje w skrzynce i w arkuszach. Najpierw jeden system albo uporządkowany arkusz. Automatyzacja potem.
• Klienci mogliby zamawiać przez sklep internetowy lub formularz. Proszę ich tam skierować. Przepisywanie zniknie bez żadnego AI.
• Państwa system już umie importować zamówienia z e-maila. Proszę to włączyć. Nie trzeba niczego budować.

Przepisują Państwo zamówienia ręcznie?

Prosimy przesłać nam dwa lub trzy zamówienia w takiej postaci, w jakiej przychodzą dziś, PDF wystarczy. Odezwiemy się w ciągu dwóch dni roboczych z kilkoma pytaniami o Państwa pracę. Potem ustalimy, co zrobimy najpierw.

Jeśli wolą Państwo najpierw porozmawiać, proszę zarezerwować 15-minutową rozmowę wstępną.

Ile zamówień dziennie ktoś w Państwa firmie przepisuje ręcznie?

Najczęstsze pytania

Czy przetwarzanie zamówień z e-maila można zautomatyzować?

Tak. AI czyta e-mail i załącznik, wyciąga dane i wpisuje je do formularza w Państwa systemie. Człowiek sprawdza dane i je potwierdza. W pełni automatycznie przechodzą tylko typy, przy których kontrola przestała znajdować błędy.

Czy AI poradzi sobie z zamówieniami w PDF lub Excelu?

Tak, z załącznikami w PDF i Excelu oraz z tekstem bezpośrednio w e-mailu. Trudniejsze są skany słabej jakości i odręczne notatki. System powinien je oznaczyć i przekazać człowiekowi.

Co, jeśli w zamówieniu brakuje jakiejś informacji?

System nie może jej wymyślić. Pole zostaje puste i oznaczone, a człowiek dopytuje klienta. Wszystko, co uzupełniło AI, powinno być wyraźnie oznaczone, dopóki ktoś tego nie potwierdzi.

Czy potrzebuję do tego nowego systemu?

Potrzebują Państwo miejsca, w którym zamówienie ląduje, inaczej przepisywanie tylko przeniesie się gdzie indziej. Jeśli zamówienia żyją dziś w Excelu i w skrzynce, pierwszym krokiem jest jeden system dla wszystkich.