RPA oder KI-Agent: ein Portal ohne API automatisieren

Ein Portal ohne API lässt sich auf zwei Arten automatisieren: mit einem RPA-Bot oder mit einem KI-Agenten im Browser. Beide melden sich mit Ihrem Zugang an, füllen ein Formular aus, prüfen einen Sendungsstatus oder laden einen Beleg herunter. Der Unterschied liegt darin, was sie tun, wenn die Seite anders aussieht als gestern.

Ein RPA-Bot wiederholt aufgezeichnete Klicks und bleibt bei einer Änderung stehen. Ein KI-Agent liest, was er auf der Seite sieht, und gibt Ausnahmen an einen Menschen. Im Folgenden lesen Sie, wann ein Bot reicht, wann Sie einen Agenten brauchen und was immer ein Mensch freigeben sollte.

Was ist RPA und was ist ein KI-Agent im Browser?

RPA (Robotic Process Automation) ist ein Software-Bot. Jemand zeigt ihm einmal, wohin er klicken und was er eintippen soll, und er wiederholt es. Schnell, genau und ohne zu ermüden. Bis sich ein Button verschiebt oder ein neues Fenster auftaucht.

Ein KI-Agent im Browser bekommt ein Ziel, keine Liste von Klicks. „Finde den Sendungsstatus zu Auftrag 1234 und trage ihn im System ein.“ Er schaut sich die Seite an, findet das Feld für die Sendungsnummer und liest das Ergebnis. Wenn etwas nicht passt, soll er nicht raten. Er soll es sagen.

Oft ist die richtige Antwort eine Kombination. Stabile Schritte wie Anmeldung und Export erledigt ein einfaches Skript. Der Agent übernimmt dort, wo gelesen und entschieden werden muss. Den Unterschied zwischen fester Automatisierung und einem Agenten erklären wir im Artikel Agentic Workflow vs. Automatisierung.

Welche Arbeit in Portalen lohnt sich für einen Agenten?

Arbeit, bei der heute ein Mensch Daten von einem Fenster ins andere abtippt. Typische Beispiele:

• Sendungsstatus. Jeden Tag öffnen Mitarbeitende das Portal des Spediteurs, suchen Sendungen und antworten Kunden. Der Agent prüft den Status und trägt ihn beim Auftrag ein.
• Bestellungen im Lieferantenportal. Der Lieferant hat keinen Import, nur ein Formular. Der Agent füllt es aus Ihrer Bestellung aus, und ein Mensch sendet es ab.
• Belege zum Herunterladen. Rechnungen, Auszüge und Bestätigungen, die es nur im Portal gibt. Der Agent lädt sie herunter und legt sie dort ab, wo die Buchhaltung sie erwartet.
• Eingaben in ein Portal ohne Import. Daten, die Sie schon im System haben, müssen von Hand ins Portal eines Partners geklickt werden. Der Agent bereitet das ausgefüllte Formular vor.

Gemeinsam ist ihnen, dass sich das Ergebnis prüfen lässt. Der Sendungsstatus im Portal ist entweder da oder nicht. Weiß der Agent nicht, was er mit dem Ergebnis tun soll, ist es Arbeit für einen Menschen.

Wie führt man einen KI-Agenten in einem Portal ohne API ein?

Wer einen Agenten vom ersten Tag an mit dem Recht zum Absenden ins Portal lässt, wird früher oder später etwas Falsches absenden. Deshalb empfehlen wir diese Reihenfolge:

Schritt 1 wirkt wie eine Verzögerung. In Wirklichkeit kann er das ganze Projekt sparen. Wenn das Portal die Daten über eine Schnittstelle liefern kann, brauchen Sie weder Browser noch Agenten.

Ein typischer erster Schritt sieht so aus: Der Agent geht morgens das Portal des Spediteurs durch und trägt bei offenen Aufträgen den Sendungsstatus ein. Ins Portal schreibt er nichts, und ein Mensch sieht, was der Agent gefunden hat und was nicht.

Was geht bei der Automatisierung eines Portals schief?

Das Portal gehört nicht Ihnen. Der Betreiber ändert es, wann er will, und sagt Ihnen nicht Bescheid. Damit sollten Sie vom ersten Tag an rechnen:

Die Regel ist einfach: Ein Agent, der etwas nicht weiß, fragt. Ein Agent, der geraten hat, macht Ihnen später mehr Arbeit, als er gespart hat. Welche Leitplanken er braucht, beschreiben wir im Artikel KI-Guardrails: welche Leitplanken ein KI-Agent braucht.

Darf ein Agent in einem fremden Portal arbeiten?

Der Agent tut dasselbe wie Ihr Mitarbeiter, mit dessen Zugang. Lesen Sie trotzdem vor dem Start die Nutzungsbedingungen des Portals. Manche verbieten oder beschränken automatisierten Zugriff. Wenn Sie unsicher sind, fragen Sie den Betreiber. Das ist keine Rechtsberatung.

Der Agent sollte einen eigenen Zugang bekommen, wenn das Portal es erlaubt. Dann sehen Sie, was der Agent getan hat und was ein Mensch, und können den Zugang jederzeit sperren.

Checkliste vor der Beauftragung

Haken Sie ab, was auf Sie zutrifft. Den Rest fragen Sie Ihren Dienstleister:

Wann wir es nicht empfehlen

• Das Portal hat eine API oder einen Export. Nutzen Sie sie. Der Browser ist erst die zweite Wahl.
• Sie nutzen das Portal nur ein paar Mal im Monat. Der Agent rechnet sich nicht. Die Schritte aus der Checkliste reichen.
• Die Bedingungen des Portals verbieten automatisierten Zugriff. Lassen Sie es. Fragen Sie den Betreiber nach einer anderen Lösung.
• Der Agent soll selbst zahlen oder Meldungen an Behörden abgeben. Das empfehlen wir nicht. Diese Schritte bleiben beim Menschen.

Verlieren Ihre Leute Zeit in Portalen?

Schreiben Sie uns, in welche Portale sie sich täglich einloggen und was sie dort tun. Wir melden uns innerhalb von zwei Arbeitstagen mit ein paar Fragen zu Ihrer Arbeit. Dann vereinbaren wir, was wir zuerst angehen.

Wenn Sie lieber zuerst sprechen möchten, buchen Sie ein 15-minütiges Erstgespräch.

Wie wir einen solchen Agenten bauen, beschreiben wir auf der Seite KI-Agent für Unternehmen nach Maß. Was ein KI-Agent ist und wann Sie keinen brauchen, lesen Sie im Artikel Was ist ein KI-Agent?

Welches Portal öffnen Ihre Leute zehnmal am Tag?

Häufige Fragen

Was ist RPA?

RPA (Robotic Process Automation) ist ein Software-Bot, der Klicks und Eingaben in einem Programm oder auf einer Website genau so wiederholt, wie man es ihm beigebracht hat. Er ist schnell und günstig, solange sich der Bildschirm nicht ändert.

Was ist der Unterschied zwischen RPA und einem KI-Agenten?

Ein RPA-Bot wiederholt aufgezeichnete Schritte. Ein KI-Agent liest, was er auf der Seite sieht, und entscheidet, wohin er klickt. Ändert sich die Seite, bleibt der Bot stehen, der Agent kommt oft zurecht. Bei einer Ausnahme soll der Agent die Arbeit an einen Menschen geben.

Lässt sich ein Portal ohne API automatisieren?

Ja, wenn Sie einen eigenen Zugang haben und die Nutzungsbedingungen des Portals es nicht verbieten. Fragen Sie aber zuerst den Betreiber nach einer API oder einem Export. Gibt es sie, ist das der stabilere Weg.

Darf ein KI-Agent im Portal selbst etwas absenden?

Lesen und vorbereiten, ja. Eine Bestellung, eine Zahlung oder eine Meldung an eine Behörde sollte in den ersten Wochen ein Mensch freigeben. Allein laufen nur bewährte Schritte, bei denen ein Fehler billig ist und sich rückgängig machen lässt.

Was, wenn sich das Portal ändert?

Deshalb soll der Agent melden, wenn er etwas nicht findet, statt zu raten. Ein Bot mit festen Klicks bleibt stehen. Ein Agent kommt mit einer kleinen Änderung zurecht, bei einer größeren gibt er die Arbeit an einen Menschen ab.