Kedy Excel prestáva stačiť firme? 5 znakov

Excel prestáva firme stačiť vo chvíli, keď doň píše viac ľudí naraz. Alebo keď proces žije vo farbách a v hlave jedného človeka. Dovtedy je Excel výborný nástroj a meniť ho netreba.

Nižšie je päť znakov, podľa ktorých to spoznáte. Potom čo vyskúšať pred objednaním systému a ako prechod z Excelu dopadol v jednej špedičnej firme.

Podľa čoho spoznáte, že Excel už nestačí?

Stačí, ak u vás platia dva z týchto piatich znakov. Zaškrtnite, čo o vás platí. Veta „ja mám iný Excel“ je najistejší znak zo všetkých.

Excel chybe nezabráni, len ju potichu uloží.

Ak neplatí ani jeden, Excel nechajte tak. Nový systém by vám nič neušetril.

Stiahnite si checklist Kedy Excel prestáva stačiť (PDF)

Skôr než niečo automatizujete, zapíšte si jeden proces. Stiahnite si Procesnú mapu na jednu stranu (Excel)

Môže v Exceli pracovať viac ľudí naraz?

Áno, ak je súbor na OneDrive alebo SharePointe a otvárate ho v Microsoft 365. Zmeny kolegov potom vidíte takmer hneď. Pre zdieľaný zoznam s pár ľuďmi to stačí.

Tri veci to však nevyrieši:

• Práva. Každý môže prepísať čokoľvek, aj cudzí riadok.
• Kontrola vstupu. Dátum je raz text a raz číslo. Meno zákazníka je napísané trikrát inak.
• Zodpovednosť. História verzií pomôže dohľadať, čo sa stalo. Chybe však nezabráni.

Keď si ľudia súbor začnú „zamykať“ telefonátom („nesiahaj tam, robím ponuky“), zdieľanie už nepomáha. Vtedy potrebujete systém, ktorý vie, kto čo robí.

Čo namiesto Excelu?

Nie vždy vlastný systém. Máte tri možnosti a každá sedí inej situácii.

Excel ako CRM funguje, kým jedného zákazníka rieši jeden človek. Keď ho riešia dvaja a poznámky si píše každý inde, CRM nemáte.

Skladová evidencia v Exceli funguje, kým s tovarom hýbe jeden človek. Keď príjem, výdaj a predaj robia rôzni ľudia, stav v tabuľke prestane sedieť so skladom.

Pri hotovom SaaS sa pred podpisom opýtajte, ako z neho dostanete svoje dáta. Ak len ako PDF, prečítajte si najprv čo robiť, keď dodávateľ nechce vydať dáta.

Jednoduchá štruktúra, ktorá pomôže vždy

Aj keď ostanete v Exceli, tieto pravidlá vám ušetria čas. A ak raz prejdete na systém, prechod bude oveľa ľahší.

• Jeden riadok je jedna vec: jedna objednávka, jeden zákazník, jedna položka.
• Jeden hárok je jeden druh vecí. Zákazníci zvlášť, objednávky zvlášť.
• Každý riadok má svoje číslo (ID). Objednávka odkazuje na zákazníka cez ID, nie cez meno.
• Stav je stĺpec, nie farba: „navrhnutá“, „potvrdená“, „vybavená“.
• Kto to rieši, je tiež stĺpec. Nie poznámka v bunke.
• Žiadne zlúčené bunky a žiadne prázdne riadky ako oddeľovače.

Ako vyzerá prechod z Excelu v praxi?

V špedičnej firme KIABA boli kontakty na dopravcov v Exceloch, e-mailoch, na papieroch a v hlavách špeditérov. Keď bolo treba nájsť kamión, nehľadalo sa v systéme. Telefonovalo sa.

Spravili sme jeden systém pre všetkých. A úprimne: dlho bol poloprázdny. Špeditéri mali plný diár a nemali čas zadávať dopravcov. Dohoda, že dopravcov obvolajú a údaje doplnia, sa neujala. Žiadny softvér nepomôže, keď v ňom nie sú dáta.

Majiteľ mal od začiatku jasnú podmienku: systém spustia, keď bude ako Excel, len lepší. Preto sme najprv preniesli návyky z Excelu. Každý klik navyše oproti tabuľke ľudí brzdil, lebo majú svalovú pamäť z Excelu. Farby sme však naviazali na stav záznamu, nie na ručné prefarbovanie. Inak by dáta klamali.

Nový človek dnes má všetky kontakty na dopravcov od prvého dňa.

Z toho máme dve pravidlá pre každý prechod z Excelu.

Ako začať, keď nemáte špecifikáciu?

Špecifikáciu nepotrebujete. Pred prvým rozhovorom od vás chceme tri veci.

Z toho vám povieme, či má systém zmysel, alebo stačí upratať Excel. Ak systém, riešime jeden proces, nie celú firmu naraz. A rovno sa dohodneme, komu bude patriť. Viac v článku Komu patrí zdrojový kód softvéru na mieru.

Koľko vás ručná práca v Exceli stojí, spočíta kalkulačka návratnosti automatizácie. Ako vyzerá automatizácia procesov vo firme u nás, opisujeme na samostatnej stránke.

Kedy to neodporúčame

• Neplatí u vás ani jeden z piatich znakov. Nechajte Excel tak. Upracte štruktúru podľa zoznamu vyššie.
• Proces je bežný, napríklad fakturácia alebo dochádzka. Kúpte hotový SaaS, ak z neho dostanete dáta von.
• Hľadáte šablónu do Excelu, napríklad na dochádzku alebo knihu jázd. Tú nájdete na internete bez poplatku. Nás na to nepotrebujete.
• Chcete celú firmu na novom systéme naraz. To neodporúčame. Začnite jedným procesom, ktorý bolí najviac.

Váš Excel na hrane?

Pošlite nám, čo máte. Ozveme sa do dvoch pracovných dní a spolu vyberieme, čo vyriešime ako prvé.

Ak sa chcete najprv porozprávať, dohodnite si meeting na 15 minút s Filipom.

Ktorý z piatich znakov u vás platí ako prvý?

Časté otázky

Kedy Excel prestáva stačiť firme?

Keď doň píše viac ľudí naraz, keď proces žije vo farbách a v hlave jedného človeka, keď na jednu odpoveď otvárate viac súborov alebo keď chyba v tabuľke už stála peniaze. Ak platia dva z týchto znakov, oplatí sa hľadať niečo iné.

Môže v Exceli zapisovať viac ľudí naraz?

Áno, ak je súbor na OneDrive alebo SharePointe a otvárate ho v Microsoft 365. Nedostanete však práva po riadkoch ani kontrolu vstupu, takže každý môže prepísať čokoľvek.

Dá sa Excel používať ako CRM?

Áno, kým jedného zákazníka rieši jeden človek. Keď ho riešia dvaja a poznámky si píše každý inde, prestáva to fungovať.

Čo namiesto Excelu?

Pri bežnom procese hotový SaaS, ak z neho dostanete dáta von. Pri procese, ktorým sa líšite od konkurencie, vlastný systém, jeden proces po druhom. A ak sú chyby lacné, stačí upratať štruktúru Excelu.

Potrebujem pred objednaním systému špecifikáciu?

Nie. Stačia doklady, ktoré dnes posielate, Excel, v ktorom proces žije, a názvy nástrojov, ktoré sa vám páčia.