Automatizácia procesov, Integrácia
AI automatizácia faktúr z Gmailu
Automatizácia v našom vlastnom účtovníctve: systém číta PDF faktúry z Gmailu a zapisuje ich do SuperFaktúry. Faktúra z 10-15 minút pod 1 minútu.
Digitaliko, vlastné účtovníctvo
Automatizácia
Automatizácia procesov vo firme: faktúry a objednávky bez prepisovania
Automatizácia prevezme faktúry, objednávky a prepisovanie medzi systémami, výnimky rieši človek. V našom vlastnom účtovníctve trvá faktúra pod 1 minútu namiesto 10 až 15 a 70 % faktúr prejde bez človeka.
Ako to vyzerá v praxi
Začali sme u seba. V našom vlastnom účtovníctve trvala jedna faktúra 10 až 15 minút ručného prepisovania. Dnes trvá menej ako minútu a 70 % faktúr prejde bez človeka. Beží to už viac ako 2 roky.
Ako sme to postaviliČo sa pre vás zmení
- Minúty namiesto hodín
Automatizácia procesov prevezme faktúry, objednávky a prepisovanie medzi systémami. Naša faktúra: z 10 až 15 minút pod minútu.
- Rast bez ďalšieho koordinátora
Viac objednávok neznamená viac prepisovania ani nového človeka. 70 % našich faktúr prejde úplne bez človeka.
- Výnimky vidíte, nič sa nestratí
Človek rieši len to, čo automatizácia nevie, a v prehľade vidí, čo prešlo samo. Riešenie je vaše, bez poplatku za beh na cudzej platforme.
S čím za nami chodia
- Ten, kto vo firme spracúva faktúry„Faktúry z e-mailu prepisujeme ručne do účtovníctva, každý mesiac znova.“
Ako to riešime: AI vytiahne údaje z faktúry a zapíše ich do účtovníctva, človek skontroluje len výnimky.
Príklad: Naše vlastné faktúry: z 10-15 minút na menej ako minútu, 70 % bez človeka. Prípadová štúdia →
- Veľkoobchod alebo výroba s objednávkami cez e-mail„Objednávky chodia e-mailom a niekto ich celý deň prepisuje do systému.“
Ako to riešime: Agent prečíta objednávku, zapíše ju do systému a nejasné prípady pošle človeku.
Príklad: Rovnaký princíp beží na našich faktúrach z e-mailu: pod minútu namiesto 10-15. Prípadová štúdia →
- Firma s účtovným programom a ďalšími systémami„Účtovníctvo nevidí do skladu ani e-shopu, údaje medzi nimi prenášame ručne.“
Ako to riešime: Prepojíme účtovný program s vašimi systémami cez API, aby sa nič neprepisovalo.
Príklad: Naše faktúry idú z Gmailu do účtovníctva cez API, 70 % bez človeka. Prípadová štúdia →
Ako pracujeme
Berieme procesy, ktoré idú cez viac systémov: e-mail, Excel s históriou, účtovníctvo a systémy, ktoré nevlastníte. S výnimkami, kontrolami a prehľadom, aby automatizácia vydržala aj vtedy, keď sa niečo pokazí.
- Ozveme sa do dvoch pracovných dní a spolu vyberieme, čo vyriešime ako prvé.
- Namiesto cenovej ponuky dostanete zoznam: čo bude hotové a ako si to overíte.
- Prvá verzia za týždne, nie mesiace.
- Potom malé kroky každý týždeň alebo dva.
- Seniorský úsudok, AI ako metóda, za výsledok ručí Filip.
- Klienti u nás zostávajú 18+ mesiacov.
Kedy to neodporúčame
- Proces zaberie pár minút týždenne. Automatizácia sa nezaplatí, nechajte to tak.
- Proces sa ešte mení každý mesiac. Najprv ho ustáľte, inak automatizujete chaos.
- Hľadáte priemyselnú automatizáciu strojov a liniek. Tú nerobíme, robíme kancelárske procesy.
- Potrebujete jednoduchú automatizáciu na jeden krok alebo prepojenie formulára s tabuľkou za pár stoviek eur. Na to je lepší no-code nástroj (Make, n8n) alebo freelancer.
Výsledky
Dôkazy, nie sľuby
Cieľom je funkčný biznis. Softvér je iba prostriedok.
„Všetci dopravcovia sú konečne na jednom mieste.“
Marek Kiaba
CEO, KIABA Spedition
„Potrebovali sme AI systém na automatickú validáciu tisícov kupónových kódov. Digitaliko dodalo funkčný prototyp rýchlo a jednoducho to funguje.“
e-commerce firma
e-commerce firma
Ako vyzerá prvý mesiac
- Prvý týždeň: zmapujeme jeden proces od e-mailu po účtovníctvo aj s výnimkami a spíšeme, čo bude po prvom mesiaci hotové. Podľa zoznamu meriame aj záruku.
- Staviame na vašich skutočných dokladoch. Zmeny vidíte v testovacej verzii každý týždeň a výnimky idú človeku, takže sa nič nestratí.
- Koniec mesiaca: prvá automatizácia zo zoznamu beží a výnimky vidíte v prehľade. Potom ju vaši ľudia používajú a my ju dolaďujeme.
- Fixná cena sedí na jeden ohraničený proces. Mesačné predplatné, keď chcete automatizovať ďalšie kroky postupne.
Koľko to stojí
Vyskúšajte prvý mesiac. Ak nedodáme, čo sme si spísali, vrátime 50 %. Mesačné predplatné od 3 980 € bez DPH, pozastavíte alebo zrušíte kedykoľvek. Alebo fixná cena za projekt: napíšte nám, čo potrebujete, a pošleme vám cenovú ponuku a zoznam, čo dodáme. Kód, dáta a infraštruktúra patria klientovi od prvého dňa.
Prvý mesiac začína písomným zoznamom: čo dodáme a ako si to overíte. Podľa neho sa meria aj 50 % späť.
Len vlastný hosting a používanie AI modelov. Platíte ich priamo poskytovateľom, nie cez nás.
Po spustení máte 30 dní podpory. Potom predplatné pozastavíte. Keď treba niečo upraviť alebo dostavať, obnovíte ho a pokračujeme. Po zrušení zostáva softvér, dáta aj infraštruktúra vám. Pri odchode opravíme chyby z posledného mesiaca.
Spočítajte si to sami
Koľko hodín mesačne vás proces stojí? Spočítajte si to skôr, než nám napíšete.
Kalkulačka návratnosti automatizácie: Spočíta, koľko vás stojí ručná práca a kedy sa vráti softvér, ktorý ju prevezme.
Overenie IČ DPH: Overí IČ DPH priamo v oficiálnom registri EÚ. Takto ho napájame aj do systémov klientov.
Na čítanie
Všetky články →
Automatizácia procesov
Automatické spracovanie objednávok z e-mailu
Objednávku z e-mailu prečíta AI, údaje vyplní do vášho systému a človek ich len potvrdí. Až keď kontrola nenachádza chyby, vybrané typy idú samé. Postup, tabuľka polí a skúsenosť zo špedície.
Automatizácia procesov
Vyťažovanie faktúr: stačí OCR, alebo treba systém?
Vyťažovací nástroj prečíta PDF faktúru, ale schválenie, párovanie a zaúčtovanie často ostanú ručne. Ako zmerať, kde sa stráca čas, a kedy stačí OCR a kedy automatizácia celého toku.
Automatizácia procesov
Pohoda API: prepojenie s vaším systémom a kto ho udrží
Faktúry a objednávky prepisujete ručne do Pohody, Money alebo iDokladu? Účtovné programy majú XML alebo REST API, takže sa dajú prepojiť. Čo sa dá napojiť, kde je ťažká časť a kto prepojenie udrží.
Časté otázky
Meeting na 15 minút s Filipom →- Koľko stojí automatizácia procesov?
- Od 3 980 € mesačne bez DPH, alebo fixná cena za projekt. Celá ponuka je vyššie v časti Koľko to stojí.
- Ktoré procesy sa oplatí automatizovať ako prvé?
- Tie, ktoré bežia každý deň, majú jasné pravidlá a dnes ich niekto prepisuje. Typicky faktúry, objednávky z e-mailu a kopírovanie medzi systémami.
- Potrebujeme na to AI?
- Často nie. Väčšinu práce zvládnu pevné pravidlá. AI pridáme len tam, kde treba čítať voľný text, napríklad e-mail alebo PDF.
- Komu patrí hotová automatizácia?
- Vám. Kód, dáta aj infraštruktúra sú na vaše meno od prvého dňa. Žiadny poplatok za používateľa ani za beh na cudzej platforme.
Čo u vás niekto prepisuje každý deň?
Napíšte nám to. Ozveme sa do dvoch pracovných dní a spolu vyberieme, čo vyriešime ako prvé.