Automatické spracovanie objednávok z e-mailu

Spracovanie objednávok z e-mailu sa dá automatizovať v troch krokoch. AI prečíta e-mail aj prílohu a údaje vyplní do vášho systému. Človek ich skontroluje a potvrdí. Až keď kontrola prestane nachádzať chyby, vybrané typy objednávok idú úplne samé.

Prvá podmienka je jednoduchá: objednávka musí mať kam pristáť. Nižšie je postup, tabuľka údajov a skúsenosť zo špedície.

Ako dnes vyzerá objednávka z e-mailu?

Vo väčšine firiem rovnako. Zákazník pošle e-mail, niekedy s PDF, niekedy s Excelom, niekedy len tri riadky textu. Niekto ho otvorí, prečíta a prepíše do systému alebo do tabuľky. Potom odpíše, že objednávku prijal.

V špedícii je to ešte pestrejšie. Prepravná požiadavka obsahuje miesto nakládky a vykládky, dátum, tovar, váhu a niekedy cenu. Každý zákazník ju píše inak. Jeden posiela tabuľku, druhý PDF z vlastného systému, tretí krátky e-mail z telefónu.

Prepisovanie nie je ťažké. Je len nekonečné. A chyba v jednom čísle znamená kamión na zlej adrese alebo zlú cenu v ponuke.

Ako automatizovať spracovanie objednávok z e-mailu?

Postup, ktorý navrhujeme, má tri kroky:

Rovnaký postup nám beží vo vlastnom účtovníctve s faktúrami, ktoré chodia e-mailom. Jedna faktúra predtým zabrala 10 až 15 minút. Dnes ju systém spracuje za menej ako minútu. Bez človeka prejde 70 % faktúr.

Zvyšných 30 % ide cez človeka schválne. Sken, nový dodávateľ, nezvyčajný doklad. Pri objednávkach platí to isté: lepšie raz potvrdiť ako poslať kamión na zlú adresu.

Aké údaje treba z objednávky vytiahnuť?

Pred začatím si napíšte, čo musí byť v systéme, aby sa objednávka dala vybaviť. Pri prepravnej požiadavke to vyzerá takto:

Dôležité pravidlo: čo doplní AI, nesie značku, kým to neodklikne človek. Systém nemá vymýšľať. Prázdne pole je lepšie ako zle vyplnené. Pri novom zákazníkovi sa oplatí overiť aj IČ DPH, napríklad cez náš nástroj na overenie IČ DPH.

Čo musí byť hotové pred automatizáciou?

Miesto, kam objednávka pristane. Ak dnes objednávky žijú v schránke a v troch Exceloch, AI len presunie prepisovanie inam.

V jednej špedičnej firme boli dopravcovia a prepravy roztrúsení v Exceloch, e-mailoch a v hlavách špeditérov. Najprv sme ich dali do jedného systému. Automatizácia má zmysel až nad dátami, ktoré sú na jednom mieste.

Najväčšiu úsporu pritom často neurobí AI. Urobí ju poriadne vyhľadávanie a dáta na jednom mieste. AI potom pridá rýchlosť na vstupe.

Pred začatím si zaškrtnite, čo už máte:

Ak systém zatiaľ nemáte a všetko beží v tabuľkách, začnite článkom Kedy Excel prestáva stačiť firme.

Stiahnite si plán AI agent vo firme: prvých 30 dní (PDF)

Skôr než niečo automatizujete, zapíšte si jeden proces. Stiahnite si Procesnú mapu na jednu stranu (Excel)

Potrebujete na to AI agenta?

Objednávka má pevný obsah, aj keď ju každý píše inak. Agent, ktorý sám rozhoduje, prichádza na rad až pri odpovediach zákazníkom alebo pri ponukách. Takúto automatizáciu procesov vo firme staviame priamo nad vaším systémom.

Rozdiel vysvetľujeme v článku Čo je AI agent?. Ak vám popri objednávkach chodia aj otázky zákazníkov, pozrite si AI agenta na odpovede na e-maily zákazníkov.

Kedy to neodporúčame

• Objednávok je len pár týždenne. Prepisujte ich ďalej ručne. Automatizácia sa neoplatí.
• Objednávky nemajú kam pristáť, všetko je v schránke a v Exceloch. Najprv jeden systém alebo upratená tabuľka. Automatizácia až potom.
• Zákazníci by vedeli objednávať cez e-shop alebo formulár. Pošlite ich tam. Prepisovanie zmizne aj bez AI.
• Váš systém už vie import objednávok z e-mailu. Zapnite ho. Nič na mieru netreba.

Prepisujete objednávky ručne?

Pošlite nám dve alebo tri objednávky, ako vám dnes chodia, pokojne v PDF. Ozveme sa do dvoch pracovných dní a spolu vyberieme, čo vyriešime ako prvé.

Ak sa chcete najprv porozprávať, dohodnite si meeting na 15 minút s Filipom.

Koľko objednávok denne u vás dnes niekto prepisuje ručne?

Časté otázky

Dá sa spracovanie objednávok z e-mailu automatizovať?

Áno. AI prečíta e-mail aj prílohu, vytiahne z nich údaje a vyplní ich do formulára vo vašom systéme. Človek údaje skontroluje a potvrdí. Úplne automaticky idú až typy, pri ktorých kontrola prestala nachádzať chyby.

Zvládne AI objednávky v PDF alebo v Exceli?

Áno, prílohy v PDF, Exceli aj text priamo v e-maile. Horšie sú skeny zlej kvality a ručne písané poznámky. Tie má systém označiť a poslať človeku.

Čo ak v objednávke chýba údaj?

Systém ho nemá vymyslieť. Pole ostane prázdne a označené a človek si údaj vyžiada od zákazníka. Údaj, ktorý doplnila AI, má byť viditeľne označený, kým ho niekto nepotvrdí.

Potrebujem na to nový systém?

Potrebujete miesto, kam objednávka pristane, inak len presuniete prepisovanie inam. Ak dnes objednávky žijú v Exceli a v schránke, prvý krok je jeden systém pre všetkých.