Zdieľaný Excel pre viac ľudí: prečo sa to kazí

Zdieľaný Excel pre viac ľudí funguje, ak je súbor na OneDrive alebo v SharePointe a všetci ho otvárajú v Microsoft 365. Kazí sa, keď dvaja upravia ten istý riadok, keď niekto otvorí súbor v starom Exceli alebo keď ľudia potrebujú rôzne práva. Spoluautorstvo rieši súčasný zápis. Poriadok v dátach nerieši.

Nižšie nájdete, ako zdieľanie nastaviť správne, čo vyrieši a čo nie. A kedy je čas na systém.

Ako nastaviť Excel pre viac používateľov?

Microsoft na to má spoluautorstvo. Nastavíte ho v piatich krokoch:

Možno hľadáte starú voľbu na zdieľanie zošita. Microsoft ju vedie ako staršiu funkciu a odporúča spoluautorstvo. Nevracajte sa k nej.

Čo spoluautorstvo v Microsoft 365 vyrieši a čo nie?

Ľavý stĺpec stačí pre zdieľaný zoznam s pár ľuďmi. Pravý stĺpec je dôvod, prečo sa zdieľaný Excel vo firme skôr či neskôr pokazí.

Prečo sa zdieľaný Excel kazí?

Nie preto, že je Excel zlý. Preto, že robí presne to, na čo bol navrhnutý. Je to tabuľka, nie systém, ktorý vie, kto čo robí.

Posledný vyhráva. Keď dvaja upravia tú istú bunku, Excel väčšinou nechá poslednú uloženú zmenu. Prvý sa to nedozvie.

Jeden starý Excel zamkne všetkých. Stačí kolega so starou verziou a ostatní dostanú hlásenie, že je súbor zamknutý. Nikto nevie prečo.

Offline zmeny prídu neskôr. Čo kolega zapíše na notebooku bez internetu, zlúči sa až po pripojení. Dovtedy pracujete s iným stavom.

Rady Microsoftu sú v skutočnosti obchádzka. Aby sa konflikty nediali, Microsoft radí rozdeliť ľuďom oblasti alebo hárky. Vo firme to vyzerá ako telefonát: „Nesiahaj tam, robím ponuky.“ Keď si ľudia súbor zamykajú telefonátom, zdieľanie už nepomáha.

Heslo nie sú práva. Hárok zamknutý heslom chráni pred omylom. Heslo však skôr či neskôr pozná každý, kto doň potrebuje písať.

Kedy zdieľaný Excel nahradiť systémom?

Zaškrtnite, čo o vás platí. Každý nezaškrtnutý bod je jeden znak, že zdieľanie už nestačí. Stačia dva.

Vyskúšajte prvý mesiac. Ak nedodáme, čo sme si spísali, vrátime 50 %. Mesačné predplatné od 3 980 € bez DPH, pozastavíte alebo zrušíte kedykoľvek. Alebo fixná cena za projekt: napíšte nám, čo potrebujete, a pošleme vám cenovú ponuku. Kód, dáta a infraštruktúra patria klientovi od prvého dňa.

Ak zdieľate zákazníkov, pozrite si Excel ako CRM: kde sa to láme. Ak zdieľate zásoby, Skladová evidencia v Exceli: kedy už nestačí. Všetkých päť znakov pre celú firmu je v článku Kedy Excel prestáva stačiť firme.

Stiahnite si checklist Kedy Excel prestáva stačiť (PDF)

Skôr než niečo automatizujete, zapíšte si jeden proces. Stiahnite si Procesnú mapu na jednu stranu (Excel)

Ako to vyzeralo v jednej špedičnej firme?

V špedičnej firme KIABA boli kontakty na dopravcov v osobných Exceloch a v hlavách. Objednávky a ponuky žili v jednom zdieľanom zošite. Proces niesli farby: hotové, ponuka, rozpracované. Keď majiteľ skryl stĺpec, zmenu videli všetci. Zdieľaný zošit totiž zdieľa aj nastavenie.

Pri stavbe systému chceli vidieť, kto kde práve píše. Voľný výber farby sme odmietli. Farba musí vychádzať zo stavu, inak tabuľka zase klame. Dnes majú jeden systém s rolami správcu a používateľa. Takýto prechod robíme v rámci softvéru na mieru, jeden proces po druhom.

Kedy to neodporúčame

• Do súboru píše pár ľudí a každý má svoju časť. Spoluautorstvo v Microsoft 365 stačí. Nastavte ho podľa návodu vyššie.
• Súbor zamyká jeden kolega so starým Excelom. Aktualizujte mu Excel alebo nech otvára súbor na webe. Systém netreba.
• Potrebujete len vidieť, kto čo zmenil. História verzií v Microsoft 365 to ukáže. Nič nové nekupujte.

Hádajú sa u vás ľudia o jeden súbor?

Pošlite nám zdieľaný Excel, ktorý vám robí najväčšie problémy. Ozveme sa do dvoch pracovných dní a spolu vyberieme, čo vyriešime ako prvé.

Ak sa chcete najprv porozprávať, dohodnite si meeting na 15 minút s Filipom.

Koľkokrát tento týždeň niekto povedal „nesiahaj tam“?

Časté otázky

Ako vytvoriť zdieľaný Excel pre viac ľudí?

Uložte súbor vo formáte .xlsx na OneDrive alebo do SharePointu, zapnite automatické ukladanie a pošlite kolegom odkaz s právom upravovať. Všetci potrebujú Microsoft 365 alebo Excel na webe.

Môže do Excelu zapisovať viac ľudí naraz?

Áno, cez spoluautorstvo v Microsoft 365. Ak však dvaja zmenia tú istú bunku, väčšinou platí posledná uložená zmena. A každý môže prepísať čokoľvek.

Prečo sa mi zdieľaný Excel zamyká?

Najčastejšie preto, že ho niekto otvoril vo verzii Excelu, ktorá spoluautorstvo nepodporuje. Stačí jeden človek a ostatní dostanú hlásenie, že je súbor zamknutý. Pomôže aj kontrola, či súbor nie je len na čítanie.

Dá sa v zdieľanom Exceli nastaviť, kto čo smie upravovať?

Len obmedzene. Hárok sa dá zamknúť heslom, ale nie sú to práva podľa človeka ani podľa riadku. Ak potrebujete, aby obchodník videl len svojich zákazníkov, potrebujete systém.

Kedy zdieľaný Excel nahradiť systémom?

Keď si ľudia súbor dohadujú telefonátom, keď sa prepisujú cudzie riadky, keď potrebujete práva podľa človeka alebo keď chyba v tabuľke už stála peniaze.