Excel jako CRM: kde se to láme

Excel jako CRM funguje, dokud jednoho zákazníka řeší jeden člověk. Láme se, jakmile ho řeší dva a poznámky si každý vede jinde. Nebo když se zapomene zavolat, protože tabulka nikomu nic nepřipomene.

Níže najdete jednoduchou strukturu, se kterou Excel jako CRM vydrží déle. Pak pět míst, kde se láme, a co v tu chvíli zvolit.

Jak udělat jednoduché CRM v Excelu?

Nejčastější chyba je jeden velký list. Firma, kontakt, poslední telefonát a poznámka v jedné buňce. Po půl roce je v buňce román a nikdo v něm nic nenajde.

Lepší jsou tři listy. Každý drží jeden druh věcí.

Stáhněte si checklist Kdy Excel přestává stačit (PDF)

Tři drobné triky, které pomůžou hned:

1. IČO místo názvu. „Novák s.r.o.“ a „NOVAK sro“ jsou pro Excel dvě firmy. IČO je jen jedno.
2. Stav jako seznam. Přes Ověření dat nastavte pevné hodnoty: nový, nabídka, obchod, ztracený. Žádné barvy.
3. Filtr na dnešek. V Aktivitách přidejte sloupec =[@[Termín dalšího kroku]]<=DNES(). Ráno si vyfiltrujte PRAVDA a máte seznam, komu zavolat.

Kde se Excel jako CRM láme?

Láme se na pěti místech. Zaškrtněte, co o vás platí. Každý nezaškrtnutý bod je jedno místo, kde se Excel láme.

Nejvíc bolí historie v cizí schránce. Když obchodník odejde, odejde i ona. Proč se kazí soubor, do kterého zapisuje víc lidí najednou, najdete v článku Excel pro více uživatelů: proč se to kazí.

Co místo Excelu: hotové CRM, nebo vlastní systém?

Rozhoduje, jestli je zákazník jen řádek v obchodním trychtýři, nebo je propojený s další prací ve firmě.

Vlastní systém stavíme v rámci automatizace firmy.

Přesně tak to vypadalo v jedné spediční firmě: kontakty na dopravce byly v Excelech a e-mailech a starý systém našel jen dopravce, který už jednou vezl. Dnes mají vlastní vyhledávač dopravců.

I my jsme hotové CRM měli. Obchodní pipeline v něm byla prázdná a používali jsme ho jen jako adresář. Před zrušením jsme z něj všechno vyexportovali, protože většinu firem jsme neměli nikde jinde. Proto ta otázka na data před podpisem.

Co s e-maily od zákazníků?

Tady Excel prohraje vždycky. Komunikace se zákazníkem žije ve schránce, ne v tabulce. A schránka neví, která objednávka patří ke kterému e-mailu.

U klienta s online prodejem jsme e-maily od zákazníků napojili na systém, který zná jejich objednávky.

Nemuseli jsme kvůli tomu měnit celý prodej. Vyměnili jsme jeden proces, ten, který zabíral nejvíc času. Stejně doporučujeme začít i vám.

Jak přejít z Excelu na CRM bez ztráty dat?

Pokud máte tabulku uklizenou podle tří listů výše, přechod je jednoduchý. Postupujte v tomto pořadí:

Pokud máte v tabulkách i sklad, podívejte se na Skladová evidence v Excelu: kdy už nestačí. Celkový pohled na všechny procesy najdete v článku Kdy Excel firmě přestává stačit.

Kdy to nedoporučujeme

• Prodává jeden člověk a znaky výše u vás neplatí. Zůstaňte v Excelu se třemi listy. Nás nepotřebujete.
• Prodáváte běžně: poptávka, nabídka, obchod, faktura. Kupte hotové CRM. Ověřte jen, jak z něj dostanete data.
• Lidé do tabulky nezapisují. Nový systém to nevyřeší. Nejdřív pravidlo: každý telefonát se zapíše hned.

Ztrácíte zákazníky mezi tabulkami?

Pošlete nám svůj zákaznický Excel, klidně neuklizený. Ozveme se do dvou pracovních dnů a společně vybereme, co vyřešíme jako první.

Pokud si chcete nejdřív promluvit, domluvte si meeting na 15 minut s Filipem.

Kolik nabídek vám minulý měsíc vychladlo, protože nikdo nezavolal?

Časté dotazy

Dá se Excel používat jako CRM?

Ano, dokud jednoho zákazníka řeší jeden člověk a zákazníků je tolik, že je máte v hlavě. Stačí tři listy: Firmy, Kontakty a Aktivity.

Kdy Excel jako CRM přestává stačit?

Když jednoho zákazníka řeší dva lidé, když se zapomíná na další krok se zákazníkem, když historie komunikace žije v cizí e-mailové schránce, nebo když měsíční přehled skládáte ručně. Stačí dva z těchto znaků.

Jak zabránit duplicitám zákazníků v Excelu?

Každá firma má jeden řádek a jednoznačný klíč. V Česku i na Slovensku je nejlepší klíč IČO, ne název firmy. Kontakty a aktivity na firmu odkazují přes tento klíč.

Hotové CRM, nebo vlastní systém?

Pokud prodáváte běžně, tedy poptávka, nabídka, obchod, hotové CRM stačí. Vlastní systém dává smysl, když je zákazník propojený s vašimi zakázkami, přepravami nebo skladem a hotové CRM to nevidí.