Skladová evidence v Excelu: kdy už nestačí

Skladová evidence v Excelu stačí, dokud se zbožím pracuje jeden člověk a každý pohyb zapisuje hned. Systém potřebujete, jakmile příjem, výdej a prodej dělají různí lidé. Pak se stav v tabulce rozejde se stavem v regálu.

Níže najdete jednoduchou strukturu tabulky, která vydrží roky. Pak pět znaků, že už nestačí, a jak přejít na systém bez chaosu.

Jak má vypadat jednoduchá skladová evidence v Excelu?

Nejčastější chyba je jeden list, ve kterém se stav ručně přepisuje. Po měsíci nikdo neví, proč je tam 50, a ne 47. Lepší jsou dva listy a jedno pravidlo: stav nikdo nepíše, stav se počítá.

Jak ji rozjet za jedno odpoledne?

Stačí čtyři kroky v běžném Excelu, bez maker.

Tahle struktura má ještě jednu výhodu. Pokud jednou přejdete na systém, list Pohyby se přenese skoro bez práce.

Jak zapsat inventuru v Excelu?

Inventuru nezapisujte přepsáním stavu. Zapište rozdíl jako pohyb s typem inventura. Napočítali jste 47, tabulka ukazuje 50? Přidáte řádek s minus 3.

Sloupce Doklad a Kdo vypadají zbytečně. Dokud stav sedí. Pak jsou to jediné sloupce, podle kterých dohledáte, kde se zboží ztratilo.

Podle čeho poznáte, že Excel na sklad už nestačí?

Zaškrtněte, co o vás platí. Každý nezaškrtnutý bod je jeden znak, že tabulka nestačí. Systém se vyplatí řešit od dvou znaků.

Pokud vás pálí hlavně zapisování z více míst, přečtěte si, proč se Excel pro více uživatelů kazí. Širší pohled na všechny procesy, nejen sklad, najdete v článku Kdy Excel firmě přestává stačit.

Stáhněte si checklist Kdy Excel přestává stačit (PDF)

Co místo Excelu na sklad?

Ne vždy vlastní systém. Vybírejte podle toho, jak obyčejný je váš sklad.

Upřímně: samostatnou skladovou evidenci jsme zatím nikomu nestavěli. Stavíme systémy navázané na proces firmy, v rámci automatizace firmy. Pokud se vás týká první nebo druhý sloupec, nás nepotřebujete.

Jak přejít z Excelu na systém bez chaosu?

Z přechodu jedné firmy z Excelu na systém máme tři pravidla.

Nezačínejte velkým přesunem. Systém navažte na práci, kterou lidé dělají každý den. V jedné spediční firmě byl nový systém dlouho poloprázdný. Lidé ho vyplňovali vedle práce, ne při ní. Pro sklad z toho plyne jedno: každý příjem a výdej se zapíše tam, kde se děje.

Nechte cestu zpátky. Export do Excelu uklidní i největšího skeptika. Když lidé vědí, že se mohou vrátit k Excelu, systém zkusí ochotněji.

Exportujte bezpečně. Když někdo napíše název firmy se znakem „=“ na začátku, Excel ho při otevření exportu může spustit jako vzorec. V systému pro tuto spediční firmu proto takový text při exportu ošetřujeme. Zeptejte se na to i svého dodavatele.

Stejný přístup jsme použili i ve vlastním účetnictví. Nevyměnili jsme všechno. Vyměnili jsme jeden proces, který se pořád dokola opakoval: zpracování faktur.

Kolik vás ruční zapisování stojí, spočítá kalkulačka návratnosti automatizace. Pokud jsou zásoby jen část problému a zákazníci žijí v další tabulce, podívejte se i na Excel jako CRM: kde se to láme.

Kdy to nedoporučujeme

• Se zbožím pracuje jeden člověk a stav sedí. Zůstaňte v Excelu. Struktura se dvěma listy nic nestojí a nás nepotřebujete.
• Máte účetní nebo fakturační program se skladovým modulem. Zkuste nejdřív ten. Běžný sklad funguje všude podobně.
• Váš sklad je obyčejný: příjem, výdej, prodej. Kupte hotový skladový program. Ověřte jen export dat.
• Pohyby se zapisují večer z papírku. Nový systém to sám nevyřeší. Nejdřív pravidlo: pohyb se zapíše hned, kde se děje.

Je váš sklad víc v hlavě než v tabulce?

Pošlete nám svůj skladový Excel, klidně neuklizený. Ozveme se do dvou pracovních dnů a společně vybereme, co vyřešíme jako první.

Pokud si chcete nejdřív promluvit, domluvte si meeting na 15 minut s Filipem.

Kolik vás stojí jedna inventura, která nesedí?

Časté dotazy

Dá se vést skladová evidence v Excelu?

Ano, dokud se zbožím pracuje jeden člověk a každý pohyb zapisuje hned. Stačí dva listy: Položky a Pohyby. Stav se počítá vzorcem, nikdo ho ručně nepřepisuje.

Jak v Excelu spočítat aktuální stav zásob?

Příjmy zapisujte kladně, výdeje záporně. Stav položky je součet jejích pohybů, třeba vzorcem SUMIFS nad tabulkou Pohyby podle kódu položky.

Jak zapsat inventuru v Excelu?

Nepřepisujte stav. Zapište rozdíl jako nový pohyb s typem „inventura“. Když napočítáte 47 kusů a tabulka ukazuje 50, zapíšete minus 3.

Kdy potřebuje sklad systém místo Excelu?

Když do souboru zapisuje víc lidí z různých míst, když prodáváte zboží, které už nemáte, když stav při inventuře nesedí a nikdo neví proč, nebo když soubor drží jeden člověk. Stačí dva z těchto znaků.

Co bude s daty z Excelu po přechodu na systém?

Pokud máte čistou tabulku pohybů, přenese se skoro bez práce. A dobrý systém vám data kdykoli vrátí zpátky do Excelu.