Dodavatel nechce vydat data. Co dělat?

Když vám dodavatel softwaru nechce vydat data, nezačínejte hádkou. Nejdřív si připravte, kam data uložíte. Pak žádejte písemně a úzce, jen o data, která jste do systému zadali vy. Teprve když to nepomůže, přichází formální žádost a právník.

U jednoho klienta jsme to zažili. Na žádost o data přišla odpověď, že je z bezpečnostních důvodů vydat nemohou.

Níže je postup, který jsme si přitom sepsali.

Na jaká data máte nárok?

Na data, která jste do systému zadali vy nebo vznikla z vaší práce. To jsou vaše záznamy o vašem podnikání. Nárok nemáte na vnitřek systému. A nepotřebujete ho, nový systém si poradí se samotnými daty.

Přesný rozsah závisí na smlouvě. Podívejte se na části o ukončení spolupráce, exportu a mlčenlivosti. Pokud tam export není, je vaše pozice slabší, ale ne beznadějná.

Jak o data požádat, aby dodavatel neměl důvod odmítnout?

Žádejte úzce a nabídněte mu jednoduché „ano“. My to děláme takhle:

Když dodavatel ani tak nesouhlasí, mějte tři verze dopisu: přátelskou, pevnou a formální. Posílejte je v tomhle pořadí a každé dejte čas.

Jak může vypadat úzká žádost

Stačí pár vět. Například:

Dobrý den, připravujeme přechod na nový systém. Prosíme o jednorázový export těchto údajů, které jsme do systému zadali my: zákazníci a kontakty, objednávky, cenové nabídky a faktury za celé období, kdy systém používáme. Formát CSV nebo Excel, jeden soubor na každou tabulku. Nepotřebujeme nic z vnitřku vašeho systému. Rádi podepíšeme dohodu o mlčenlivosti a export vám zaplatíme. Termín: do 30 dnů. Děkujeme.

Všimněte si, co v ní není: výčitky, výhrůžky ani paragrafy. Ty patří až do formální verze.

Všechny tři verze dopisu i seznam, co si vyžádat, máte v jednom PDF. Stáhněte si checklist Odchod od dodavatele (PDF).

Co říká Data Act a kdy volat právníka?

Nařízení EU o datech (Data Act) platí od 12. září 2025. U cloudových a SaaS služeb upravuje přechod k jinému poskytovateli a export vašich dat. Poskytovatel by vám měl umět říct, co se dá exportovat. Od 12. ledna 2027 už za přechod nesmí účtovat poplatky.

Nulový poplatek ale export neudělá za vás. A ne každý systém je podle nařízení „služba zpracování dat“. To je otázka pro právníka.

Právníka volejte, když:

• dodavatel neodpoví ani na formální žádost,
• smlouva obsahuje sankce nebo výhradnost,
• jde o data, která musíte ze zákona archivovat,
• hrozí, že licence skončí dřív, než data dostanete.

Proč s tím nečekat?

Faktury musíte archivovat roky. Jak dlouho přesně, vám řekne účetní. Napůl hotová migrace tedy není nepohodlí. Při daňové kontrole je to problém.

Druhý důvod je termín. Licence má datum konce a vy potřebujete čas na souběh obou systémů. Jedno pravidlo z praxe: nesynchronizujte se se systémem, který se chystáte vypnout. Data z něj vytáhněte jednou a pořádně, a starý systém nechte běžet jen pro čtení.

Jak se tomu vyhnout u dalšího dodavatele?

Před podpisem se ptejte na jednu věc dřív než na cenu: jak dostanu svá data ven?

Zaškrtněte, co platí o dodavateli, kterého zvažujete. Každý nezaškrtnutý bod je otázka před podpisem.

U posledního bodu pomůže článek Kdo vlastní zdrojový kód aplikace na míru. A pokud dnes žijete v Excelu a zvažujete SaaS, podívejte se nejdřív, kdy Excel firmě přestává stačit. A když budete stavět vlastní systém, export a vlastnictví jsou u softwaru na míru od nás součástí smlouvy od prvního dne. Další zámky než data, třeba licenci nebo přístupy, popisuje článek Vendor lock-in: co to je a jak ho poznat.

Kdy to nedoporučujeme

• Systém vám funguje a chcete jen zálohu dat. Neodcházejte. Vyžádejte si pravidelný export a zůstaňte.
• Dodavatel data vydá, jen pomalu. Právníka ani spor netřeba. Pošlete úzkou žádost s termínem.
• Nový systém ještě nemáte. Se žádostí počkejte. Data by neměla kam přistát.

Jste zamčení v krabici?

Řekněte nám, v jakém systému jsou vaše data a co z něj potřebujete. Ozveme se do dvou pracovních dnů a společně vybereme, co vyřešíme jako první.

Pokud si chcete nejdřív promluvit, domluvte si meeting na 15 minut s Filipem.

Časté dotazy

Co dělat, když dodavatel nechce vydat data?

Nejdřív si připravte systém, kam data uložíte. Pak žádejte slušně, písemně a úzce: jen data, která jste do systému zadali vy, v konkrétním formátu a s termínem. Když to nepomůže, pošlete formální žádost, ideálně přes právníka.

Na jaká data mám nárok?

Na data, která jste do systému zadali nebo vznikla z vaší práce: zákazníci, objednávky, nabídky, faktury. Nárok nemáte na vnitřek systému, tedy jeho kód a know-how dodavatele. Přesný rozsah závisí na smlouvě.

Pomůže mi Data Act?

Může. Nařízení EU o datech platí od 12. 9. 2025 a u cloudových a SaaS služeb upravuje přechod k jinému poskytovateli a export dat. Od 12. 1. 2027 už poskytovatel nesmí za přechod účtovat poplatky. Jestli se týká vašeho systému, ověřte s právníkem.

Mám dodavateli nabídnout, že export zaplatím?

Často se to vyplatí. Jednorázový export do CSV nebo Excelu je pro dodavatele malá práce a pro vás nejrychlejší cesta ven.

Jak se tomu vyhnout příště?

Před podpisem se zeptejte, jak ze systému dostanete svá data, v jakém formátu a kolik to stojí. A nechte si to napsat do smlouvy.