Lastenheft für Software: wenn der Experte keine Zeit hat

Anforderungen an Software muss nicht der Experte schreiben, der den Prozess kennt. Jemand anders schreibt sie aus einem kurzen Gespräch mit ihm auf, der Experte liest den Entwurf und sagt Ja oder Nein. Für die erste Version reicht eine Seite, und der wichtigste Satz darauf sagt, woran Sie erkennen, dass es fertig ist.

Im Folgenden: warum die Anforderungen oft nie entstehen, was hineingehört, ein Vorgehen in fünf Schritten und wann man sie einfriert. Der Artikel richtet sich an Inhaber und Abteilungsleiter, deren beste Prozesskenner keine Zeit zum Schreiben haben.

Warum entstehen die Anforderungen nie?

Fast jedes Unternehmen hat jemanden, der genau weiß, wie ein Prozess laufen soll. Er weiß, welcher Kunde seine Rechnung anders haben will und was in der Tabelle nie überschrieben werden darf. Den ganzen Tag macht er genau diesen Prozess.

Und gerade deshalb hat er keine Zeit, ihn zu beschreiben. Der Dienstleister wartet auf die Anforderungen. Der Experte wartet auf einen freien Nachmittag. Der kommt nicht, und der Prozess läuft weiter von Hand.

Mit KI ist die Entwicklung schneller geworden. Dieses Warten nicht. Der Engpass ist heute oft nicht das Programmieren, sondern dass niemand genau sagen kann, was gebaut werden soll. Fred Brooks hat das schon 1987 geschrieben:

Die Lösung ist nicht, dem Experten eine Vorlage für ein Lastenheft zu schicken. Er füllt sie aus demselben Grund nicht aus, aus dem er das Dokument nie geschrieben hat. Die Lösung ist, ihm das Schreiben abzunehmen.

Ein Gespräch statt eines Dokuments

Ein Experte kann ohne Vorbereitung über seine Arbeit sprechen. Lassen Sie ihn zeigen, wie er es macht, und stellen Sie Fragen. Aus dem Gespräch schreibt jemand anders einen Entwurf, und der Experte liest ihn nur. Dafür findet er Zeit.

Am besten funktioniert ein Gespräch an der echten Arbeit. Der Experte öffnet die E-Mail, die Tabelle oder das Programm und zeigt den letzten Fall. Dabei erwähnt er Dinge, die er nie in ein Dokument schreiben würde, weil sie für ihn selbstverständlich sind.

Noch besser als ein Dokument ist ein Prototyp. Wenn der Experte die erste Version durchklickt, sagt er in wenigen Minuten, was nicht passt. Auf Papier wäre das eine Woche voller Anmerkungen.

Was gehört in die Anforderungen?

Die Anforderungen für eine erste Version passen auf eine Seite. Jeder Teil beantwortet eine Frage, die Sie dem Experten im Gespräch stellen:

Die Zeile „was nicht in die erste Version gehört“ ist genauso wichtig wie die anderen. Ohne sie wächst die erste Version, bis daraus ein ganzes System wird. Und die letzte Zeile entscheidet, ob sich die Anforderungen überhaupt erfüllen lassen.

Wie schreibt man die Anforderungen Schritt für Schritt?

Das ganze Vorgehen kostet den Experten ein paar Stunden über eine Woche verteilt, keine Woche Schreibarbeit:

Den Unterschied macht der zweite Schritt. Wer aufschreibt, muss gut fragen können und darf nichts dazudichten. Wo eine Antwort fehlt, schreibt er eine Frage auf, keine Vermutung.

Wann friert man die Anforderungen ein?

Anforderungen, die sich jeden Tag ändern, sind keine Flexibilität. Sie werden während des Bauens geschrieben. Mit Menschen ging das irgendwie, weil ein Entwickler die Änderung bemerkt und nachgefragt hat. Ein KI-Agent fragt nicht nach. Er baut, was vor ihm liegt, auch wenn gestern etwas anderes galt.

Danach können Sie ändern, so viel Sie wollen. Es ist nur sichtbar, und jeder, der daran arbeitet, weiß, was gilt.

Wie sieht das in der Praxis aus?

Gute Anforderungen sind meist kürzer, als man denkt. Bei der Rechnungsverarbeitung in der Buchhaltung ging es um einen Schritt: Eine Rechnung kommt als PDF per E-Mail, und jemand tippt sie von Hand ab. Das Ziel ließ sich einfach sagen: Die Rechnung ist erfasst, ohne dass jemand sie abtippt.

So eng gefasste Anforderungen lassen sich schnell bauen und an echten Daten prüfen. Welchen Schritt Sie zuerst wählen, steht in Welche Prozesse im Unternehmen zuerst automatisieren?. Lebt der Prozess heute in einer Tabelle, hilft auch Wann reicht Excel im Unternehmen nicht mehr?

Sind Ihre Anforderungen bereit?

Haken Sie ab, was Sie über den Prozess, den ein System übernehmen soll, schon wissen:

Wann das nicht reicht

• Niemand macht den Prozess zweimal gleich. Wenn jeder jeden Fall anders löst, muss man sich zuerst auf ein Vorgehen einigen. Software vereinheitlicht nicht, was die Leute nicht vereinheitlicht haben.
• Es geht um ein ganzes System auf einmal. Eine Seite reicht für die erste Version eines Prozesses, nicht für den Ersatz eines ganzen Unternehmenssystems. Teilen Sie ein größeres Projekt in kleinere Schritte.
• Es entscheidet jemand, der beim Gespräch nicht dabei war. Wenn die Geschäftsleitung freigibt, die den Prozess nicht selbst macht, laden Sie sie wenigstens zum Durchklicken des Prototyps ein.

Anforderungen ohne Schreibarbeit?

Beim Einstieg Ihr Ablauf als Prototyp gehen wir die Aufgabe mit der Person durch, die sie macht. Von Ihnen brauchen wir eine Stunde ihrer Zeit und einen Termin, an dem wir den Prototyp gemeinsam durchklicken. Innerhalb von 10 Arbeitstagen sehen Sie, wie ein System Ihre manuelle Arbeit erledigen würde.

Bauen Sie ein neues Produkt und keinen internen Prozess, beginnen Sie mit dem Briefing der ersten Version auf 1 Seite. Wenn Sie lieber zuerst sprechen möchten, buchen Sie ein 15-minütiges Erstgespräch.

Wer ist bei Ihnen die Person, auf deren Anforderungen alle seit einem halben Jahr warten?

Häufige Fragen

Wer sollte die Anforderungen an Software schreiben?

Nicht unbedingt die Person, die den Prozess kennt. Ihre Aufgabe ist, die Arbeit zu erklären und den Entwurf zu bestätigen. Schreiben kann ihn jemand anders aus einem kurzen Gespräch: ein Analyst, der Dienstleister oder ein Kollege, der gut fragen kann.

Wie lang sollten die Anforderungen sein?

Für die erste Version reicht eine Seite: was heute ein Mensch macht, was das System tun soll, woher die Daten kommen, wer es nutzt, was nicht in die erste Version gehört und woran Sie erkennen, dass sie fertig ist. Ein langes Lastenheft liest niemand zu Ende.

Was ist das Wichtigste in den Anforderungen?

Der Satz, woran Sie erkennen, dass es fertig ist. Zum Beispiel: Eine Bestellung aus einer E-Mail steht ohne Abtippen im System, und ein Mensch prüft sie nur. Ohne diesen Satz lässt sich endlos an den Anforderungen arbeiten.

Was, wenn sich die Anforderungen während der Entwicklung ändern?

Änderungen sind normal. Wichtig sind ein Ort, an dem die Anforderungen stehen, eine Person, die sagt „das gilt“, und ein Datum, nach dem jede Änderung als neue Aufgabe läuft und nicht als Korrektur der alten.

Kann man ohne Anforderungen anfangen?

Man kann mit einem Prototyp anfangen. Die Person, die die Arbeit macht, klickt ihn durch und sagt sofort, was nicht passt. Ein klickbarer Prototyp ist oft die bessere Anforderung als ein Dokument, weil man daran sieht, was fehlt.